суббота, 3 ноября 2018 г.

США: Министерство внутренних дел обновляет свой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения – комментарий Национальных Архивов


Данная заметка ведущего аналитика по вопросам политики управления документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 26 октября 2018 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Многие из наших читателей, возможно, видели недавние статьи в средствах массовой информации, в социальных сетях или в списках рассылки, которые создают впечатление того, что Министерство внутренних дел США (Department of the Interior, DOI) вышло с необычным требованием разрешить ему уничтожение федеральных государственных документов. В течение последних нескольких дней мы тратим массу времени, отвечая на поступающие от отдельных лиц и прессы запросы, касающиеся ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения. Те из Вас, кто работает в сфере управлении документами, понимают процесс установления документам сроков хранения, однако для других этот процесс может казаться непонятным и загадочным.

В данном конкретном случае Министерство внутренних дел не запрашивало каких-либо разрешений на немедленное уничтожение большого количества документов. Ведомство подало вполне обычный запрос о консолидации и пересмотре своих предыдущих ведомственных перечней на основе подхода «больших корзин». В предлагаемом новом перечне консолидированы 400 статей с целью облегчения отслеживания сроков хранения и интеллектуального контроля в ведомстве, в том числе статьи, устанавливающие постоянные и временные сроки хранения. Национальные Архивы и Министерство внутренних дел в течение более чем двух лет готовили этот новый перечень.

В соответствии с нашим обычным порядком, уведомление об этом перечне было опубликовано в «Федеральном регистре» (Federal Register). В настоящее время идёт период публичного обсуждения. Из-за повышенного интереса к этому перечню, и в интересах повышения прозрачности и активизации публичного обсуждения предложения ведомства, мы продлили этот период до 26 ноября 2018 года. Мы также опубликовали PDF-версии предлагаемого перечня ( https://records-express.blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2018/10/DAA-0048-2015-0003_10-24-18_Pending-DOI-Schedule.pdf ), нашего отзыва на него (  https://records-express.blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2018/10/DAA-0048-2015-0003_Appraisal_Memo-Final.pdf ), а также перекрестных ссылок предлагаемых «больших корзин» на ранее использовавшиеся сроки хранения ( https://records-express.blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2018/10/DRS-Mission-Bucket-2-2-Crosswalk-Full-Descriptions.pdf ).

Некоторые источники при этом утверждали, что после передачи документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы они становятся менее доступными для общественности. Хочу отметить, что одной из главных причин существования Национальных Архивов является обеспечение доступности государственных документов. На всех наших объектах у нас имеются масштабные системы поддержки для исследователей, и с каждым днём мы наращиваем количество документов, доступных в Интернете. Ежегодно тысячи отдельных лиц и групп по интересам ищут в наших фондах разнообразную информацию, от сведений о своей службе в вооружённых силах и вплоть до действий, предпринятых федеральным правительством сотни лет назад.

Суммируя сказанное, хотя мы поощряем замечания и предложения в отношении предлагаемых перечней, мы хотели бы, чтобы участники обсуждения понимали естественный процесс пересмотра старых, сложных, охватывающих все стороны деятельности ведомства перечней с указанием сроков хранения, примером которых является старый перечень Министерства внутренних дел. В течение последних нескольких лет многие федеральные органы исполнительной власти прошли процесс модернизации своих старых перечней в «большие корзины», и этот процесс сам по себе не влечёт за собой неизбежное уничтожение или утрату доступа к исторически ценным документам.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: У меня нет оснований сомневаться в искренности Ариана. Тем не менее, публичное обсуждение такого рода вопросов (которого у нас пока нет) в прошлом уже приводило к частичному пересмотру предлагавшегося порядка обеспечения сохранности государственных документов в отдельных федеральных ведомствах, таких, как, например, ЦРУ. В то же время понятно, что в условиях современной политической ситуации нагнетание неоправданного ажиотажа практически неизбежно, и это означает для Национальных Архивов не только лишние трудозатраты, но и большую эмоциональную нагрузку на его сотрудников.

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/10/26/department-of-interior-updating-their-records-schedule/

Комментариев нет:

Отправка комментария