Мой комментарий: Давным-давно (лет 20 тому назад) идентификация официального экземпляра документа была очень важным вопросом в американской практике управления документами. С тех пор многое поменялось, и данный вопрос в целом потерял свою актуальность – однако, в зависимости от специфических условий (например, в делопроизводстве органов власти отдельных штатов США), умение управлять официальными экземплярами документов остаётся востребованным. Думаю, данный вопрос по-прежнему актуален и для нашей страны.
Все идентичные экземпляры и копии официального экземпляра документа считаются «копиями для удобства пользования», созданными для удобства работы и, в соответствии с правилами управления документами, могут быть в любое время уничтожены.
Мой комментарий: Это не совсем так. Во-первых, крайне важным словом является «идентичность». Любые сделанные в рамках деловых процессов резолюции, аннотации и т.д. тут же делают экземпляр/копию не идентичной, и она может приобрести самостоятельную ценность, иногда превышающую ценность первоначального документа. Кроме того, в зависимости от обстоятельств, большое значение может иметь факт отправки / получения / прочтения экземпляра документа адресатом, и в таких случаях бездумное уничтожение может привести к весьма печальным последствиям.
Легко и просто, не так ли? Однако данная заметка не была бы такой длинной, если бы не ряд оговорок, начиная со следующей: могут существовать другие законы, нормативные акты или внутренние стратегии, требующие сохранения дубликатов одного и того же документа. На самом деле TSLAC даже рекомендует сохранять дубликаты определённых документов, которые мы обсудим ниже, дав ссылки на соответствующие ресурсы, чтобы помочь Вашему органу власти решить, когда такая стратегия является наилучшей.
Что происходит, если Вы вносите изменения в официальный экземпляр документа?
Если в официальный экземпляр документа внесены какие-либо изменения (помимо создания его идентичной копии), то орган государственной власти, вполне возможно, тем самым создал новый государственный документ. Это весьма вероятно в том случае, если изменилось содержание документа, и это изменение не зафиксировано и/или не отражено в другом документе.
Сценарий: Группа TSLAC оказания помощи по вопросам управлении документами (Records Management Assistance team, RMA, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/05/what-does-the-rma-team-do/ ) готовит обширный доклад общего характера по основам управления документами, предназначенный для государственных служащих местных органов власти ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/webinars/rmb-lg ) и органов исполнительной власти штата ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/classes/rmb-state ). Группа RMA актуализирует версии этих презентационных материалов с целью обеспечения их точности.
Примеры ситуаций, когда новый документ не возникнет:
- Иногда группа RMA обновляет приведенную в докладах контактную информацию персонала. Эту информацию можно найти во многих местах (в том числе на нашем веб-сайте и во внутренних телефонных справочниках), и такое изменение не является существенным обновлением концепции доклада. В связи с этим мы не считаем, что изменение привело к созданию нового документа. Скорее, мы рассматриваем это как свидетельство того, что документ остаётся активным (все еще используется, или на него ссылаются).
Мой комментарий: Несложно, однако, придумать ситуации, в которых – с учётом практики правоприменения в США – аналогичная логика могла бы привести к проблемам. Возможность так поступать держится на том, что в конкретной ситуации (общение регулятора TSLAC с подконтрольными государственными органами) риски споров малы. - Время от времени коллега по группе RMA может увидеть, что содержание доклада более не соответствует действительности или может быть представлено более эффективно. Коллега обновит презентацию и опишет сделанные изменения в журнале изменений доклада. Поскольку большая часть содержания документа не изменилась, и изменение задокументировано в журнале изменений, мы рассматриваем данную ситуацию так же, как и ситуацию с изменением контактной информации.
Мой комментарий: В отличие от первой ситуации, в данном случае риски существенно выше – и лично я бы не рекомендовала так поступать. В наше время сохранять ряд версий электронных документов недорого и несложно, и нет смысла гнаться за копеечной экономией, рискуя гораздо более существенными неприятностями (например, в случае, если какой-либо подконтрольный орган причинит кому-либо ущерб или пострадает сам, положившись, например, на неактуальную версию доклада – а худшее, что может быть в случае подобного спора, это остаться без документов, подтверждающих свою позицию).
Пример ситуации, когда возникает новый документ:
- Временами коллега по группе RMA, которому поручено руководить проектом обучения, требует полной проверки и пересмотра материалов в связи с тем, что группа определила, что многие материалы уже неточны или могут быть представлены более эффективно. Во время такого масштабного пересмотра мы, как правило, регистрируем изменения в журнале изменений доклада (в качестве хорошей практики), но мы также заменяем старую версию документа на новую, поскольку в общее содержание были внесены серьёзные изменения. Хотя новая версия была создана на основе старой, новый доклад теперь является новым, отдельным документом.
Теперь подумайте о проведении аналогичного анализа в свете политик и процедур Вашего органа власти. Приведет ли к появлению нового документа незначительное обновление ссылок, исправление грамматических ошибок или изменение нескольких предложений в тексте политик и процедур, описывающем информацию, которую можно найти в другом документе? Нет, вряд ли, потому что такие обновления не влияют на общее содержание политик и процедур. Однако если политика или процедура полностью переработаны, это приводит к созданию нового документа, поскольку общее содержание изменилось, и старая политика и процедура теперь считаются заменёнными.
Мой комментарий: В условиях России такой подход особенно рискован, если речь идёт о документах, подписанных усиленными электронными подписями. Любое, даже самое незначительное изменение в теле документа приводит к тому, что усиленные электронные подписи проверяться уже не будут, и фактически возникнет неподписанный проект нового документа. Американцам в этом смысле проще, потому что они очень мало используют на практике усиленные электронные подписи.
Важность идентификации официального экземпляра документа
Очень серьёзная оговорка связана с управлением экземплярами и копиями, созданными для удобства использования. Если официальный экземпляр документа уничтожен, а копия для удобства использования продолжает существовать, то эта копия приобретёт статус «официального экземпляра документа» (такое возможно далеко не во всех случаях – Н.Х.). Это означает, что подобная копия должна быть предоставлена и не может быть уничтожена, если на неё распространяется запрет на уничтожение (связанный с текущим или ожидаемым судебным разбирательством, запросом на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации, аудитом, претензией или переговорами, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/04/texas-hold-em-a-review-of-destruction-holds/ ). Это означает, что в идеале к моменту уничтожения официального экземпляра документа желательно уничтожить все копии, созданные для удобства использования.
Мой комментарий: Автор допускает здесь правовую неточность. Для того, чтобы подобную копию нельзя было уничтожать и обязательно было раскрывать в ходе судебных споров, расследований и т.п., совершенно не обязательно придавать ей статус «официального экземпляра». Более того, статус «официально экземпляра» может означать презумпцию подлинности, и организация может понести серьёзную ответственность, если выяснится, что документ был изменён (а бывает и такое, что по ходу судебного спора всплывает несколько копий с разным содержанием); поэтому опасно просто взять и объявить нечто «официальным экземпляром» только потому, что это единственная оставшаяся у организации копия…
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/09/2.html )
Ребекка Ханна (Rebecca Hanna)
Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/07/official-record-copy/
Комментариев нет:
Отправить комментарий