Предположение, лежащее в основе управления документами, простое: мы предполагаем, что если у нас есть документ, то он будет использован. Поэтому мы тратим наше время на захват документов в документные системы и считаем нашу работу выполненной, как только захват произведен. Реальность такова, что документ, который не используется, мог бы с тем же успехом и не существовать вовсе, и затраты на него – это потери.
Вопрос, который, с моей точки зрения, нам всегда следует задавать, следующий: В какой мере мы создали условия, позволяющие легко использовать создаваемые документы?
Для каких целей, скорее всего, эти документы понадобятся и будут использованы сотрудниками?
Каким образом мы помогли сотрудникам быстрее их находить? (не оказывая при этом влияния на захват).
Реальность любого использования информации заключается в том, что существует аспект скорости. Если использовать информацию можно легко и быстро, и сотрудники знают, что могут это сделать – они, вероятнее всего, сделают это.
Если использование информации – дело непростое и длительное, сотрудники вряд ли попытаются её найти — или будут делать это только при чрезвычайной необходимости.
Это подчеркивает печальную реальность многих принимаемых решений: решения принимаются без учёта информации, которая уже имеется у организации, поскольку способ документирования информации не позволяет легко получить её в нужный момент.
Простейшим примером является случаи использование статистических данных. Очень многие важные управленческие решения можно было бы улучшить благодаря простой статистической информации. Однако такая информация «зарыта» в свободных текстовых полях или документах, откуда её невозможно легко извлечь. Поэтому она и не используется.
И это ужасно – поскольку у нас есть необходимый нам документ, но мы не обеспечили достаточно простой доступ к нему, вследствие чего его захват для всех оказался бесполезной тратой ресурсов.
Я думаю, если бы все мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] ежедневно приходя на работу думали о том, как мы могли бы упростить и ускорить получение доступа к повседневно необходимой руководителям информации, к нашим дверям выстроилась бы очередь из желающих получить от нас помощь людей, которые были бы рады профинансировать нашу работу.
Нам просто нужно переосмыслить это одно маленькое предположение.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/an-assumption-underpinning-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий