Официальный экземпляр документа, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/09/1_01486500408.html )

Для некоторых документов, сохранение копий для удобства использования является идеальным решением

Для документов постоянного срока хранения, исторических документов, для важнейших документов (с точки зрения обеспечения непрерывности деловой деятельности и восстановления после катастроф – Н.Х.), а также для электронных документов, с которыми связан более высокий риск того, что не удастся обеспечить их целостность, аутентичность и пригодность к использованию на протяжении всего срока их хранения, - копии для удобства использования являются хорошим методом резервного копирования. TSLAC предлагает две рекомендуемые стратегии создания множества копий официального экземпляра документа в качестве альтернативы резервному копированию:

• Подход LOCKSS (от Lots of Copies Keep Stuff Safe - «Множество копий гарантирует сохранность»). Название данного подхода говорит само за себя, но мы рекомендуем определить, сколько копий официальной экземпляра документа должно быть создано, чтобы можно было обойтись без резервного копирования. В таком случае Ваше подразделение будет в курсе того, сколько существует копий для удобства пользования и где они хранятся.
  
  Мой комментарий: По поводу метода LOCKSS см. также подборку постов на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/search?q=LOCKSS
  
  
• Правило резервного копирования «3-2-1»: нужно создать 3 копии официального экземпляра документа в 2 различных форматах, сохранив 1 из них в удалённом хранилище. Дополнительные рекомендации Вы можете найти в нашей статье по данному вопросу ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/3-2-1-backup-rule/ ).

Чтобы проанализировать, в каких случаях идеально было бы создать копию для удобства использования для электронных документов, сохранность которых в течение всего срока их хранения не гарантируется, познакомьтесь с нашей статьей «Могу ли я уничтожить бумажный оригинал после сканирования?» (Can I destroy a paper original after scanning?  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/09/faq-can-i-destroy-a-paper-original-after-scanning/ - Также могут представлять интерес переводы двух других постов TSLAC по данной тематике, см. https://rusrim.blogspot.com/2016/12/blog-post_26.html и https://rusrim.blogspot.com/2018/11/blog-post_8.html - Н.Х.).

Краткие советы и рекомендации по работе с официальными экземплярами документов:

1. Одной из наиболее важных и эффективных стратегий, которую орган государственной власти может использовать для уничтожения всех копий для удобства пользования до даты уничтожения официального экземпляра документа, является установление того, кто является официальным ответственным хранителем официального экземпляра документа. Зафиксируйте ответственных хранителей документов в политиках и процедурах Вашего структурного подразделения – это поможет хранителям осознать свои обязанности. В случае документов более длительного срока хранения или же в структурных подразделениях с высокой текучестью кадров идеальным решением будет назначение резервного хранителя и обеспечение того, чтобы политики предусматривали передачу документов резервному хранителю до ухода хранителя с работы. Идентификация хранителей может быть широкой (на уровне всей организации) или более конкретной (на уровне структурного подразделения или группы).

Мой комментарий: Мне трудно понять, каким образом назначение ответственного хранителя (само по себе дело хорошее) поможет уничтожать копии для удобства пользования. На деле чтобы такие копии уничтожить, их нужно для начала взять на контроль! Задача эта, мягко говоря, неблагодарная и нередко невыполнимая …       

• Например, «Помощник руководителя является ответственным хранителем и, следовательно, несёт ответственность за документы, хранящиеся в базе данных. Резервным хранителем документов является руководитель».
  
  
• Определение ответственного хранителя – один из самых проблемных аспектов в управлении документами, поэтому TSLAC даёт рекомендации в отношении того, как определить, кто является ответственным хранителем документа:
  
  
• Блок-схема ( https://tslac.box.com/s/z0f9lmesgd1eazlown4fi31qdqxe8lem ) с 3 вопросами (сравните с аналогичной блок-схемой для электронной почты, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/faq-redux-how-long-do-i-keep-email/ ).
  
  
• Статья TSLAC «Кто является ответственным хранителем этого документа?» (Who is the custodian of this record?  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2019/07/faq-who-is-the-custodian-of-this-record/ ).
  
  
• За дополнительными рекомендациями обращайтесь к своему руководителю службы управления документами или в TSLAC ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/contact ) !

2. В Ваших политиках, процедурах и/или в Вашем внутреннем перечне для неконфиденциальных документов с минимальным риском хакерских атак укажите, где и в каком формате хранится официальный экземпляр документа. Как и в случае с идентификацией ответственного хранителя, этакое указание может быть общим или конкретным.

• Например, «Сотрудники будут удалять все вложения из электронных писем и сохранять их на общем диске. Вложения будут храниться в течение применимым к ним сроков хранения. Электронные письма будут включать только общую или административную корреспонденцию, и будут храниться как минимум в течение применимого срока хранения».

3. Продвигайте использование ссылок и ярлыков в программе управления электронными документами, чтобы побудить сотрудников сохранять официальный экземпляр документа в основном месте, а ссылки и ярлыки, ведущие к официальному экземпляру документа - в других папках. Это обеспечивает то, что официальный экземпляр документа является единственной его версией, и смягчает риск хранения сотрудниками копий для удобства пользования в различных папках.

Ребекка Ханна (Rebecca Hanna)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/07/official-record-copy/