Центр хранения электронных документов: Пробелы в правовом регулировании организации хранения документов в электронном виде

Концепция создания государственной информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов»» была утверждена совместным приказом Минцифры и Росархива от 21 декабря 2022 года №969/153. В ней её авторы, в том числе, описали пробелы в правовом регулировании организации хранения документов в электронном виде, которые нужно ликвидировать в ближайшее время.

Авторы концепции отметили, что активный перевод процессов государственного управления в цифровой формат, обусловивший необходимость изначально создавать документы в электронном формате без использования бумажного носителя, был осуществлен после принятия постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», которое регламентирует переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов государственной власти между собой и Правительством Российской Федерации.

В результате этих процессов появилась необходимость в создании соответствующей информационной системы для автоматизации процессов постоянного и временного хранения возрастающих объемов электронных документов с сохранением их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования.

Авторы концепции «на основании мирового и отечественного опыта» выделили ряд общих решений проблем архивного хранения электронных архивных документов (ЭАД), которые носят как технологический, так и организационный характер:

• Предварительная подготовка электронного документа в информационных системах управления электронными документами организаций-источников комплектования (ОИК) для передачи их на постоянное и временное хранение, включающее формирование контейнера (пакета, папки), содержащего документ, связанные документы, файлы электронных подписей, описательную информацию о комплекте передаваемых файлов, дополнительную информацию о документе;
  
  
• Использование архивного контейнера ЭАД для постоянного и временного хранения документа и связанных с документом файлов в информационной системе архива;
  
  
• Использование технологии хеширования и проставления метки времени для пролонгирования свойств юридической значимости, аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования ЭАД;
  
  
• Внесение изменений в законодательные и другие нормативные правовые акты, обеспечивающие создание условий для передачи на архивное хранение и обеспечения постоянного и временного хранения ЭАД.

Мой комментарий: Можно согласиться с авторами Концепции в том, что законодательно-нормативная база отрасли требует серьезной доработки в отношении организации архивного хранение электронных документов. Вот только сомневаюсь, что такую глобальную проблему можно решить одним только (недодуманным, с моей точки зрения) использованием контейнеров, хешированием и проставлением меток доверенного времени.

Автоматизация хранения ЭАД предполагает создание специализированной информационной системы для автоматизации процессов хранения документов временного срока хранения и документов постоянного срока хранения в организациях-источниках комплектования и в государственных архивах.

По (наивному, с моей точки зрения) мнению авторов концепции, «законодательство об архивном деле и соответствующие подзаконные акты детальным образом регулируют вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на бумажных носителях».

Авторы концепции предлагают в целях организации функционирования ГИС «Платформа «ЦХЭД»» устранить выявленные правовые пробелы и определить следующие требования:

• К порядку приема-передачи ЭАД в государственные архивы с использованием телекоммуникационных каналов связи;
  
  
• К обеспечению юридической значимости ЭАД, аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования;
  
  
• К порядку взаимодействия с другими информационными системами, в том числе определению каналов связи, включая систему межведомственного электронного документооборота и систему межведомственного электронного взаимодействия.

Авторы законопроекта считают, что ЦХЭД позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией хранения ЭАД в организация-источниках комплектования (ОИК) и государственных архивах (п.3):

• Отсутствие в ОИК единого механизма, позволяющего осуществить комплектование государственных архивов электронными архивными документами (ЭАД), в том числе механизма подготовки и передачи ЭАД на хранение в государственные архивы;
  
  
• Отсутствие надёжной системы обеспечения информационной безопасности при организации временного хранения, при передаче в государственный архив и при постоянном хранении в государственном архиве;
  
  
• Отсутствие механизма подтверждения юридической значимости ЭАД;
  
  
• Отсутствие механизма автоматизации учёта ЭАД, переданных в государственные архивы на хранение;
  
  
• Отсутствие единого механизма поиска и использования ЭАД, переданных в государственные архивы на хранение;
  
  
• Отсутствие для ОИК решений для временного хранения ЭАД;
  
  
• Отсутствие в государственном архиве возможности постоянного хранения ЭАД.

Мой комментарий: Мировая и отечественная практика в настоящее время не предлагают какого-то единого универсального решения проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных документов и их архивного хранения, особенно для документов, подписанных усиленными электронными подписями. В то же время существует ряд опробованных частичных и нишевых решений, накоплен огромный опыт работы полноценных государственных и корпоративных архивов. Однако Россия и в этом вопросе пытается идти собственным оригинальным путём - Минцифры и Росархив пытаются создать и навязать универсальное решение и технологии. Сделать это будет непросто, а успех будет маловероятен ввиду того, что непрерывно изменяются технологии, деловые процессы, законодательство и общественные потребности.

С моей точи зрения, задача обеспечения сохранности, доступности и конфиденциальности электронных документов может быть решена путем создания системы, аналогичной системе менеджмента качества, способной организационно и технологически эволюционировать с учётом происходящих изменений и рассчитанной на то, что, в условиях правовой неопределенности решающими факторами становятся анализ и смягчение рисков, добросовестность и последовательность действий с применением разумно достаточных мер. Также очень важна правильная постановка задачи – нам, в конце концов, нужно сейчас думать не о вечности, а о том, чтобы через 30-40 лет передать в приличном состоянии электронные документы нашего времени следующему поколению архивистов.

Источник: сайт ЦХЭД
https://eadsc.ru/