Судебная практика: Правила документального оформления проверки нужно соблюдать, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/2_02009444814.html )

Окончательную точку в споре по поводу правомочности оформления документов служебной проверки поставила Судебная коллегия по гражданским делам Четвертого кассационного суда общей юрисдикции в январе 2023 года (дело №88-540/2023).

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Четвертого кассационного суда общей юрисдикции

Судебная коллегия по гражданским делам Четвертого кассационного суда общей юрисдикции рассмотрела дело в январе 2023 года (дело №88-540/2023) и нашла выводы суда апелляционной инстанции необоснованными, сделанными при неправильном толковании норм материального права и с нарушением требований процессуального законодательства.

Суд отметил, что в представленных ответчиком в суд оригиналах материалах служебной проверки резолюция уполномоченного руководителя с поручением оперуполномоченному провести служебную проверку отсутствует. Эта резолюция не была представлена и в ходе судебного разбирательства. В судебном заседании представитель ГУ МВД России по Краснодарскому краю не мог пояснить причины отсутствия в сшитых материалах служебной проверки, представленных в суд, поручений на проведение служебной проверки лицу, которое фактически ее провело.

Суд также отметил, что таким образом, доказательств того, что служебная проверка проведена уполномоченным должностным лицом на основании резолюции начальника, суду не было предоставлено.

На недопустимость подобных нарушений, а также на их существенность при решении вопроса о законности итогового заключения неоднократно указывал Верховный Суд РФ при рассмотрении аналогичной категории дел.

Оценивая законность заключения служебной проверки, суд первой инстанции исходил из того, что заключение было подготовлено старшим оперуполномоченным ОРЧ (СБ) ГУ МВД России по Краснодарскому краю 12 мая 2021 г., что следует из даты, проставленной на первом листе заключения.

Суд согласился с выводом суда первой инстанции о том, что, в нарушение требований пункта 38 Порядка согласование проекта заключения производилось ранее даты ее завершения, т.е. ранее 12 мая 2021 г.

Суд апелляционной инстанции принял в качестве новых доказательств представленные ответчиком документы:

• Справку документоведа канцелярии, в которой сообщалось, что рапорт из УУР был зарегистрирован. Согласно резолюции заместителя начальника отдела проверок и реализации оперативной информации ОРЧ СБ исполнителем был назначен старший оперуполномоченный по ОВД;
  
  Мой комментарий: То есть при поступлении в подразделение один из его руководителей написал еще одну резолюцию и фактически перепоручил проведение проверки одному из своих починенных.
  
  
• Рапорт старшего оперуполномоченного по ОВД на имя заместителя начальника, в котором он указывает, что рапорт начальника УУР руководством отписан ему на исполнение. После проведения служебной проверки материалы в установленном порядке были сшиты и сданы в канцелярию на архивное хранение. В связи с тем, что резолюция была наложена в электронном виде, она не была распечатана в оригинал служебной проверки;
  
  
• Лист формата А4, на котором написано «С.А. Ш. Поручите совместно с УУР ГУ по краю провести служебную проверку, доложить результаты в предусмотренные НПА сроки. Г.В. №1392. 25 марта 2021 г.»;
  
  
• Лист формата А4, на котором написано «А.С. Проведите служебную проверки в соответствии с НПА. Ш.. №1392. 25 марта 2021 г.».

Суд отметил, что подписи Г.В. и Ш. в данных документах отсутствуют.

По мнению суда, представленные ответчиком доказательства не отвечают признакам относимости и допустимости, в связи с чем не могли быть приняты судом апелляционной инстанции в качестве надлежащих доказательств по делу.

Суд изучил требования, которые содержатся в нормативно-правовых актах по оформлению электронных документов. Согласно пунктам 28, 28.21.1 «Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел», утвержденной Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. №615 (Инструкция), отметка об электронной подписи формируется автоматически с использованием Сервиса электронного документооборота Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России (СЭД).

Согласно пункту 112 Инструкции, для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.

Поручение сотруднику о проведении служебной проверки оформляется в виде резолюции на свободном от текста месте документа, содержащем сведения о наличии основания для ее проведения. Допускается оформление резолюции на отдельном листе или на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится. В случае если сведения о наличии оснований для проведения служебной проверки содержатся в электронном документе или электронной копии документа, поручение о проведении служебной проверки оформляется в виде резолюции, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (пункт 14.1 Порядка проведения служебной проверки).

Суд отметил, что все представленные ответчиком документы заверены подписью оперуполномоченного с отметкой «копия верна» и печатью «для пакетов №21», которая согласно приказу МВД РФ №130 от 6 февраля 2007 г. «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и с пользования в системе МВД России» проставляется исключительно для опечатывания пакетов с почтовой корреспонденцией, и иных печатей они не содержат.

Протокол проверки электронной подписи в материалы дела ответчиком не представлен. Регистрационный номер и дата документа (пункт 14 Порядка), к которому относится резолюция, в представленных ответчиком документах отсутствует.

Из представленных ответчиком поручений невозможно достоверно установить, что они были созданы именно 25 марта 2021 г., подписаны указанными в них лицами, и после этого в их содержание не вносились никакие изменения.

Суд подчеркнул, что судом апелляционной инстанции нормативные положения, регулирующие основания и порядок проведения служебной проверки, не были применены в их взаимосвязи, и с их учетом не была дана оценка в соответствии с положениями статьи 67 Гражданского процессуального кодекса РФ новым доказательствам, представленным ответчиком в суд апелляционной инстанции и заключению по её результатам в отношении гражданина.

Принимая во внимание, что суд первой инстанции правильно определил обстоятельства, имеющие значение для дела, верно применил нормы материального права, подлежащие применению к отношениям сторон, и разрешил спор в соответствии с установленными по делу обстоятельствами и требованиями закона, суд кассационной инстанции считает необходимым апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Краснодарского краевого суда отменить, оставив в силе решение Приморско-Ахтарского районного суда Краснодарского края.

Судебная коллегия отменила апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Краснодарского краевого суда, оставив в силе решение Приморско-Ахтарского районного суда Краснодарского края.

Мой комментарий: Как видим, такие, казалось бы, малозначительные вещи, как оформление резолюций на рапорте и дата согласования проекта заключения, «не стыкующаяся» с датой завершения самой проверки, сыграли ключевую роль в вынесенных судами решениях и в судьбе сотрудника – его увольнение было признано незаконным.

Что касается резолюции, то, согласно классике российского делопроизводства, это вроде как реквизит (т.е. элемент оформления) документа, однако на самом деле это распорядительный документ, встроенный в исходный документ либо ассоциированный с ним.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

4. Реквизиты документа

28 - резолюция;

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

В данном случае резолюции изначально были оформлены в системе электронного документооборота, в результате чего всё ещё более усложнилось, поскольку суд сразу заинтересовался тем, как они были оформлены и подписаны, а ответчик не смог представить надлежащие доказательства факта существования резолюций, на которые он ссылался.

С моей точки зрения, суды не обратили внимание на формулировку первой резолюции – фактически она поручала руководителю структурного подразделения провести служебную проверку, что и было сделано во второй резолюции. Но именно эту резолюцию организация не удосужились грамотно оформить и включить в комплект документов проверки.

Источники: сайт Краснодарского краевого суда / Судебные решения РФ
https://kraevoi--krd.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=case&_uid=77534c2b-a93e-4ca9-b7e4-c55b75569936&_deloId=5&_caseType=0&_new=0&srv_num=1&_hideJudge=0
https://xn--90afdbaav0bd1afy6eub5d.xn--p1ai/66767322/extended
https://xn--90afdbaav0bd1afy6eub5d.xn--p1ai/71900675/extended