Данные, информация, документы. Эти термины всё время звучат в мире управления информацией, и они часто используются взаимозаменяемо, однако каждый из этих терминов имеет своё чёткое определение и предназначение в практике управления документами. Давайте посмотрим на соответствующие определения и на то, как взаимосвязаны эти понятия - чтобы убедиться, что, когда речь идёт о данных, информации и документах, то Вы, Ваши коллеги и курирующий Вас аналитик TSLAC трактуют эти понятия одинаково.
Данные
Международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International определяет данные как «любые символы или знаки, которые используются для представления первичных фактов или цифр, и составляют основу информации» (ARMA TR 30-2017, https://www.arma.org/store/viewproduct.aspx?id=20218809 ). Иными словами, данные являются «строительными блоками» информации. Когда Вы упорядочиваете данные осмысленным образом и присваиваете им атрибуты, они становятся информацией, имеющей дополнительную ценность помимо необработанных данных.
Например, словосочетание «Джон Смит» - это фрагмент данных, который не имеет смысла вне контекста; это просто строка символов. Однако, если Вы поместите эти данные в контекст вместе с другими логическими элементами данных, они станут полезной информацией: «Имя этого человека - Джон Смит».
Информация
Отсюда мы приходим прямо к определению понятия «информация», данному ARMA International: это «данные, которым была придана ценность посредством анализа, интерпретации или компиляции в осмысленной форме» (ARMA TR 30-2017).
Данные являются строительными блоками информации - точно так же, как фрагменты информации являются строительными блоками документов.
Документы
Специалисты по управлению документами местных органов власти и органов власти штата знают, что государственные документы определяются как любая зафиксированная информация, созданная или полученная государственным органом в ходе ведения государственной деятельности. Другими словами, документы состоят из информации, и эта зафиксированная информация получает контекст вследствие того, что служит свидетельством / доказательством конкретной деловой транзакции.
Например, фраза «Этого человека зовут Джон Смит» является фрагментом информации, но не служит свидетельством какого-либо конкретного действия; соответственно, это не документ. Однако если Джон Смит должен был заполнить форму в офисе начальника канцелярии округа (county clerk), которая включала его персональные данные, а также документацию по его запросу, - тогда эта форма становится документом. Этот документ канцелярии округа служит свидетельством транзакции, совершённой в рамках государственной деятельности, и состоит из множества фрагментов информации.
Взаимосвязи
На рис. ниже показана визуальная интерпретация взаимосвязи между данными (Data), информацией (Information) и документами (Record):
Данные обретают смысл, когда они логически организуются в информацию. На этом шаге мы видим, что данные были введены в базу данных и связаны, в виде различных атрибутов, с первичным ключом (первичный ключ - это поле, которое идентифицирует каждую уникальную запись в базе данных (например, личный номер сотрудника, номер позиции и т.д.). Каждая пронумерованная строка данных является информацией.
Примечание: Специалисты в областях информационным технологиям (ИТ) и управления документами могут войти в конфликт из-за различного толкования ими термина «record» (может означать как «документ», так и «запись» - Н.Х.). В науке о базах данных ИТ-специалисты называют каждую строку информации в базе данных «записью». [4]. Термин «record» имеет иное значение («документ» - Н.Х.) в управлении документами, как обсуждалось выше. Помните об этом при обсуждении данных и информации с Вашей ИТ-службой, чтобы избежать недопонимания.
Наконец, мы видим, что данные и информация вводятся в документы, которые сохраняются в качестве свидетельств конкретных деловых транзакций. Можно себе представить, что на этой иллюстрации показаны документы, созданные при приёме на работу Сотрудника № 001.
В этой базе данных, данными можно дополнительно манипулировать и переупорядочивать их для получения новой информации. Например, мы можем сформировать отчёт по базе данных, в котором будет указано, сколько сотрудников работает в Северном кампусе (обозначен красным уголком) и в Южном кампусе (обозначен серым уголком). Этот отчет будет представлять собой документ, созданный на основе информации и данных из базы данных.
Подводя итог, можно сказать, что документы состоят из информации, а информация состоит из данных. И наоборот, данными можно манипулировать для создания значимой информации, которую затем можно использовать для создания документов.
Хранение документов в течение установленных сроков
Аналитиков часто спрашивают, сколь долго местные органы власти и органы исполнительной власти штата должны хранить базы данных. Как обсуждалось выше, данные могут использоваться для создания документов, но данные сами по себе не всегда служат для формирования документов. В итоге, ответ на вопрос о том, в течение какого периода времени следует хранить базы данных, будет такой:… - Это зависит от обстоятельств!
Данные, «живущие» в базах данных, бесполезны, если они не будут структурированы и представлены логичным и осмысленным образом посредством использования интерфейса базы данных или системы генерации отчётов. Данные становятся статической информацией, как только они используются для создания документа. Кроме того, первичные данные в базе данных могут быть использованы для создания множества документов; Вы можете извлечь данные из базы данных для создания тысяч уникальных отчетов, и эти отчеты будут документами, свидетельствующими о государственной деятельности. Вы можете думать об этих отчётах как о контейнерах информации или данных в определённый момент времени. Вам может потребоваться хранить первичные данные в базе данных до тех пор, пока это необходимо для обеспечения контекста или достоверности этих документов, но при этом первичные данные не всегда сами по себе являются документами.
Дальнейшее обсуждение того, как данные и информация используются вне рамок управления документами, можно найти в посте на блоге TSLAC о взаимосвязи между стратегическом управлением информацией и управлением документами, по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/06/information-governance-and-the-records-lifecycle/ .
Литература
1. ARMA International, Implementing the Generally Accepted Recordkeeping Principles: TR 30-2017 (Overland Park, KS: ARMA International, 2017), 2, https://www.arma.org/store/viewproduct.aspx?id=20218809
2. Ibid., 4.
3. Local Government Code §201.003 (8) https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind#Sec201_003 & Government Code §441.180 (11) https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin4#s441180 .
4. Ralph M. Stair and George W. Reynolds, Fundamentals of Information Systems, Eighth Edition (Boston: Cengage Learning, 2016), 131.
Эрика Райс (Erica Rice)
Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2022/05/the-relationships-between-data-information-and-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий