Согласно определению, данному в глоссарии Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA), макроэкспертиза ценности (macro-appraisal) - это:
«теоретическая основа такого проведения экспертизы ценности, когда ценность документов оценивается на основе роли создателей документов, при этом приоритетными являются вопросы о том, почему документы были созданы (функция), где они были созданы (структура) и как они были созданы, - а не содержание (информационная ценность) документов».
Макроэкспертиза ценности содержит функциональный анализ, но выходит за рамки функций и включает анализ трехстороннего взаимодействия функции, структуры и гражданина. Макроэкспертиза ценности начала использоваться Национальными Архивами Канады где-то в 1991 году в рамках реформирования экспертизы ценности государственных документов. Макроэкспертиза описывается как плановый, основанный на исследованиях, нисходящий, ориентированный на функции подход, в котором особое внимание уделяется взаимодействию гражданина с государством.
Макроэкспертизу ценности также можно рассматривать как реакцию на ряд проблем современной практики экспертизы ценности. Сложно обеспечить своевременное реагирование на запросы государственных органов; а те выполняют свою повседневную работу, которую не собираются приостанавливать ради архивистов. Государственные органы и создатели документов могут не расставлять приоритеты в своей работе так, как этого хотели бы архивисты. Макроэкспертиза также помогает решать обостряющиеся проблемы, связанные с растущими объемами и важностью электронных документов.
Концентрация внимания на процессе
При макроэкспертизе ценности в центре внимания находятся процессы, а не сами документы. В макроэкспертизе под процессом понимается процесс, в рамках которого осуществляется функция, основанная на взаимодействии между структурой и физическим лицом. Таким образом, проводится оценка контекста (условий), в котором создаются документы, а не сами документы.
Макроэкспертиза представляет собой плановый, основанный на исследованиях, нисходящий, ориентированный на функции подход. Кроме того, основное внимание обращается на взаимодействии гражданина с государством и делается упор на процессы, а не на документы. Архивисты концентрируют свои усилия на функциональном анализе организации, изучая её функции, структуры, культуру и системы управления документами. Если функциональный анализ выявляет пробелы в документировании, то архивисты пытаются заполнить эти пробелы, чтобы создать более репрезентативную коллекцию материалов. Являясь комбинацией теории, стратегии и методологии, макроэкспертиза представляет собой общегосударственный план проведения уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение документов, поскольку она отдаёт приоритет интересам государственных органов. Макроэкспертиза ценности формулирует критерии для оценки программ и функций государственных органов, предоставляя для этого методологию оценки в рамках каждого запланированного процесса передачи документов на архивное хранение.
Пять шагов макроэкспертизы ценности
Пять основных шагов следующие:
- Определение сложности и относительной важности различных функций, подфункций, программ и видов деятельности;
- Проведение исследований с целью выявления департаментов или отделов, в которых выполняются наиболее важные функции;
- Понимание характера взаимодействия гражданина с правительством, и мест, где оно сконцентрировано;
- Формирование гипотезы макроэкспертизы ценности относительно того, где находятся наиболее ценные документы;
- Проверка данной гипотезы путем проведения экспертизы ценности выбранных групп документов, оценивая дублирование с другими областями.
Выполняя эти шаги, архивисты определяют, какие функции и виды деятельности следует документировать, кто будет создавать эти документы, какую форму они будут иметь, и с кем будет взаимодействовать создатель документов. Цель заключается в том, чтобы создать фонды, отражающие ценности общества, посредством изучения взаимодействия физических лиц с их правительством. Таким образом, по своей сути теория макроэкспертизы ценности основана на артикуляции теории экспертизы ценности (акцент на ценность документов) в отличие от теории архивной науки (акцент на природу и характер документов).
Преимущества макроэкспертизы ценности
Преимущества макро-подхода включают предоставление контекста и принуждение к использованию планового подхода к управлению архивными документами, в отличие от действий «по случаю». Макроэкспертиза по-прежнему допускает использование микроэкспертизы и даже поощряет её применения для подтверждать, отклонения либо уточнения решений; она также поддерживает принятие во внимание вторичной ценности. В то же время с макроэкспертизой связаны и свои проблемы. Макроэкспертиза ценности требует больших ресурсов. Сохраняются проблемные вопросы, связанные со сменой создателей документов и перераспределением функций. Некоторые утверждают, что макроэкспертиза ограниченно применима в негосударственной среде. Хотя макроэкспертиза и не является идеально подходящей для всех условий, она даёт инструменты для изучения документальной вселенной и для определения того, какие документы следует сохранить, чтобы обеспечить точное представление о нашем мире.
Марго Ноут (Margot Note)
Мой комментарий: В России до сих пор доминирует формально-структурный подход к проведению экспертизы ценности, когда первоочередное внимание уделяется создателям документов, видам документов и заголовкам дел.
Этот подход достаточно неплохо работает в условиях, когда деловая деятельность эволюционирует неторопливо, а структура и функции организации стабильны и хорошо соответствуют дуг другу; и особенно тогда, когда – в соответствии с традицией – большинство дел формируется из однотипных документов, в отличие от тематических досье.
Традиционные подход становится неэффективным и даже вредным в условиях быстрых перемен, особенно если при этом резко нарастают объёмы создаваемых документов. Точнее и лучше в этом случае определять ценность документов по их роли деловых процессах, - вне зависимости от того, кто их создает, как именно называется вид документа и как называются дела, в которые документы откладываются.
Как показывает практика, наиболее эффективно оказывается разумно сочетать структурный и функциональный подходы, с учётом особенностей деловой деятельности конкретной организации.
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/introduction-to-macro-appraisal/
Комментариев нет:
Отправить комментарий