Архивисты Марк Грин (Mark Greene) и Тодд Дэниелс-Хауэлл (Todd Daniels-Howell), которые оба работали в Миннесотском историческом обществе (Minnesota Historical Society, MHS), сосредоточили своё внимание на роли деловых документов в рамках этого большого архива, в котором хранятся документы правительства штата, и который также несёт ответственность за документирование как событий на географической территории, так и ряда тематических вопросов.
Проект включал в себя большую подготовительную работу, в том числе анализ коллекций, с тем, чтобы включить архивацию деловых документов в более широкий контекст. В то же время они также понимали, что им нужно лучше понять то, что у них уже есть.
Разработка метода
В интересах выполнения данного проектом, они разработали «Миннесотский метод» (Minnesota Method). Данный метод включает в себя несколько шагов и опирается на предыдущие модели экспертизы ценности.
Первым шагом является определение рамок, анализ и обследование, проводимые на основе политики организации в области комплектования. Архивисты должны определить рамки сбора материалов, такие, как географические, хронологические, по типу деловой деятельности и др. Затем они должны провести анализ коллекции и изучить другие соответствующие фонды архива и цели комплектования.
Второй шаг – это определение «документальной вселенной» и консультирование, опирающиеся на стратегию документирования. Архивисты должны изучить соответствующие государственные документы и другие документальные источники, а также проконсультироваться с избранными экспертами в предметных областях, исследователями, создателями документов и с архивистами, работающими с деловыми документами (business archivists).
Следующим шагом является расстановка приоритетов, основанная на итогах макроэкспертизы ценности (macro-appraisal). Архивисты должны определить свои критерии для установления приоритетов. Затем они концентрируют внимание на секторах экономики, отдельных коммерческих организациях, географических регионах и/или хронологических периодах на двух-пяти уровнях.
Четвертый шаг - это определение функций и уровней документирования на основе функционального анализа. Архивисты должны определить функции и информацию, наиболее адекватные для конкретной области сбора материалов, и уровни документирования, соответствующие этим функциям.
Далее, архивисты уточняют расстановку приоритетов, при этом они совершенствуют расстановку приоритетов внутри уровней. Затем они связывают уровни документирования с уровнями приоритетов, - речь идёт о практических, операционных различия в их подходе к компаниям с наивысшим приоритетом по сравнению с компаниями второго приоритета. Наконец, архивисты тестируют модель, применяя её к реальным компаниям (либо к тем, которые уже являются источниками комплектования, либо к потенциальным источникам комплектования).
Шестой и последний шаг - обновление коллекций посредством анализа коллекций, исследований и консультаций. Коллекции должны обновляться каждые три-семь лет.
Уровни комплектования
Методология привязана к уровням комплектования (levels of collecting). Наивысшим является уровень А, на этом уровне тщательно документируются как внутренние, так и внешние аспекты компании, и MHS активно настаивает на передаче таких документов на хранение. Архивная служба стремится получить документы, созданные на нижележащих ступенях организационной лестницы, до уровня дивизиона в крупных децентрализованных организациях и уровня департамента в более мелких организациях.
Уровень документирования B стремится обеспечить документирование внутренние и внешние аспектов деятельности, но только на самой высокой административной ступени — на уровне генерального директора и Совета директоров. Внутренние аспекты включают в себя принятие решений, планирование внутреннего информационного обмена, производственные мощности, юридические вопросы, обучение сотрудников и культуру, исследования и разработки, а также сводную отчётность. Внешние аспекты включают маркетинг, связи с общественностью, продукты, акционеров и финансирование. MHS активно не настаивает на передаче на хранение документов уровня B.
Уровень C предлагает минимальное документирование внутренних аспектов; больше внимания уделяется внешним аспектам деловой деятельности. По внутренним функциям собираются сводные материалы. Ассоциированные персональные документы не запрашиваются и не принимаются, если только они не представляют интерес по другим причинам. MHS активно не настаивает на передаче на хранение документов уровня C.
Уровень D представляет собой попытку сохранить минимальные свидетельства существования и целей компании. Материалы могут включать годовые отчеты, некоторую информацию о продуктах (например, каталоги) и истории компаний. Неудивительно, что MHS активно не настаивает на передаче на хранение документов уровня D.
Принятие решений
Встаёт вопрос о том, как использующие «Миннесотский метод» архивисты решают, к какому уровню комплектования отнести конкретную коммерческую организацию. Архивисты изучили географию штата и разделили территорию на сектора. Они также разделили на сектора виды деловой деятельности, а затем ранжировали эти сектора по четырем уровням приоритетности при комплектовании. В рамках описываемого проекта, в числе приоритетных были:
- Сельское хозяйство/пищевые продукты и услуги, здравоохранение, медицинские технологии;
- Ассоциации, мерчандайзинг, транспорт;
- Развлечения, спорт, финансовые продукты и услуги, гостиничный бизнес и туризм, пиломатериалы/лесные товары, производство (несельскохозяйственное), СМИ, услуги;
- Юридические услуги, горнодобывающая промышленность, другие технологии, недвижимость/землеустройство, коммунальные услуги.
Выбор приоритетов был основан на нескольких факторах, встроенных в «точки принятия решений» и блок-схемы, с целью выбора конкретной коллекции. Некоторые элементы включали определение того, входит ли организация в топ-25 работодателей, в топ-5 региональных работодателей, является ли она лидером отрасли или характерным представителем своей отрасли. Архивисту проверяли, есть ли такие материалы в других архивах, и находятся ли затраты на обеспечение сохранности материалов в допустимых пределах. В числе других факторов влияния можно назвать следующие: были ли материалы данного сектора предложены архиву впервые; принадлежала ли коммерческая организация представителям меньшинств и имела ли она регистрацию на уровне штата или на местном уровне. Наконец, архивисты рассмотрели материалы коллекции в целом, поскольку полнота документации увеличивает ценность коллекции в целом.
Приложения в архивном деле
«Миннесотский метод» трудоёмок, но при этом менее политизирован, чем другие стратегии документирования. Реально ли применить этот подход в других архивах, это зависит от конкретных архивов. В тех случаях, когда данный метод применим, он предлагает прозрачную методологию для принятия решений в рамках экспертизы ценности.
Марго Ноут (Margot Note)
Мой комментарий: Как известно, новое – это зачастую хорошо забытое старое. Многие аспекты описанного американского подхода очень мне напоминают методики комплектования фондов государственных и партийных архивов, использовавшиеся в советское время :) , в том числе для архивации материалов по экономической истории. Этот опыт заслуживает того, чтобы частично к нему вернуться, уже с учётом новых исторических и социально-экономических условий современной России.
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/the-minnesota-method-explained/
Комментариев нет:
Отправить комментарий