Анализ регулирования электронного документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия)

Одно из направлений моей деятельности – анализ региональной законодательно-нормативной базы, регламентирующей работу с документами и информацией. Сегодня я хотела бы предложить читателям краткую «выжимку» по результатам анализа нормативных документов Республики Саха (Якутия).

Вопрос использования электронных документов в органах государственной власти Республики Саха (Якутия) регулируется следующими нормативными документами:

• Положение о системе межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (утв. Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 23 мая 2012 г. № 1440);
  http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW249;n=32675
  http://base.garant.ru/26732047/ 


• Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Республики Саха (Якутия) и иными организациями с использованием системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (утв. постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 26 июля 2013 г. № 261);
  http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW249;n=39942 http://www.garant.ru/hotlaw/yakut/489423/


• Кроме того, Постановлением Правительства РС(Я) от 15.10.2009 № 418 (ред. от 01.11.2011) утверждены «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)», в которых имеется раздел VI «Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти республики Саха (Якутия)», содержащий очень общие положения по работе с электронными документами.
  http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW249;n=29726


• Распоряжение Администрации Президента и Правительства РС(Я) от 28.01.2009 № 24-РА «Об организации электронного обмена документами между Администрацией Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) и муниципальными районами Республики Саха (Якутия)» (вместе со «Списком официальных почтовых электронных адресов муниципальных районов РС(Я)») которым было установлено, что с 1 февраля 2009 года рассылку официальных документов в электронном виде в муниципальные районы Республики Саха (Якутия) необходимо осуществлять на утвержденные настоящим распоряжением почтовые электронные адреса муниципальных районов Республики Саха (Якутия),
  http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW249

На официальном информационном портале Республики Саха (Якутия) и в справочно-правовых системах по состоянию на 5 марта 2014 года не было выявлено иных региональных нормативно-правовых актов, регламентирующих электронный документооборот.

В данных документах речь идет об организации межведомственного электронного документооборота (МЭДО); вопросы организации делопроизводства и документооборота внутри самих органов государственной власти в них не рассматриваются. Документы регулируют в основном процесс технологического функционирования МЭДО (фактически ведомственной электронной почты).

Вопрос о полном переходе на обмен электронными документами не ставится, и органам государственной власти представляется право самостоятельно решать, отказываться от обмена документами на бумажных носителях или нет.

Ниже описаны более подробно некоторые, наиболее важные, с точки зрения управления документами, вопросы.

Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 23 мая 2012 г. № 1440 определено, что:

• Уполномоченным органом по организации межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) является Государственный комитет Республики Саха (Якутия) по связи и информационным технологиям;


• Оператором межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) является государственное бюджетное учреждение Национальное агентство «Информационный центр при Президенте Республики Саха (Якутия)».

Органам местного самоуправления муниципальных образований Республики Саха (Якутия) было рекомендовано организовать подключение к системе межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (п.4 Указа).

Система документооборота строится на организации взаимодействия информационных систем электронного документооборота различных уровней власти;

Положение о системе межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (утв. Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 23 мая 2012 г. № 1440)

Система межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (МЭДО Республики Саха (Якутия)) представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота различных уровней власти, в том числе органов государственной власти Республики Саха (Якутия), Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия), иных органов и организаций в едином информационном пространстве (п.2 Положения).

Участниками МЭДО Республики Саха (Якутия) являются

• исполнительные органы государственной власти Республики Саха (Якутия),


• Государственное Собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия),


• органы местного самоуправления Республики Саха (Якутия),


• иные органы и организации.

МЭДО Республики Саха (Якутия) представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников МЭДО Республики Саха (Якутия) (п.5).

Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота участников МЭДО Республики Саха (Якутия) понимается обмен электронными документами и сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками МЭДО Республики Саха (Якутия) (п.6), в том числе:

• Направление и получение решений и поручений Президента, вице-президента, Правительства и Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия);


• Направление и получение информации о ходе рассмотрения органами исполнительной власти документов, в том числе поручений Президента, вице-президента и Правительства Республики Саха (Якутия);


• Внесение органами исполнительной власти в Правительство Республики Саха (Якутия) проектов нормативных правовых и подзаконных актов в электронной форме;


• Внесение органами исполнительной власти Президенту и вице-президенту Республики Саха (Якутия) проектов нормативных правовых и подзаконных актов в электронной форме;


• Внесение на согласование в Государственное Собрание (Ил Тумэн) Правительством Республики Саха (Якутия) проектов нормативных правовых и подзаконных актов в электронной форме;


• Осуществление органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласования проектов нормативных правовых актов в электронной форме;


• Обмен электронными документами, подписанными электронной подписью, между органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия);


• Внесение органами исполнительной власти информации об исполнении решений, поручений и нормативно-правовых актов Президента, вице-президента и Правительства Республики Саха (Якутия).

Межведомственное взаимодействие осуществляется посредством обмена электронными сообщениями (п.17)

Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству участника МЭДО Республики Саха (Якутия) (п.20).

Мой комментарий: Порядок межведомственного документооборота в 2012 году был описан очень схематично, не урегулированы вопросы ни документирования взаимодействия, ни порядок документирования этой работы.

Регламент обмена документами в электронном виде

Важно отметить, что Регламент не предусматривает отказ от обмена документами на бумажных носителях. Решение о переходе на чисто электронный межведомственный документооборот участники взаимодействия принимают самостоятельно.

1.3. Межведомственный электронный документооборот организуется в целях сокращения сроков обмена служебными документами между участниками межведомственного электронного документооборота и не отменяет документооборот с использованием документов на бумажном носителе.

Решение об отказе от исполнения и направления адресатам документов на бумажном носителе принимается по согласованию между участниками межведомственного электронного документооборота индивидуально по каждому виду документов с учетом требований законодательных и иных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) в области делопроизводства и управления документами, а также с учетом требований ведомственных инструкций по делопроизводству участников межведомственного электронного документооборота.

По системе МЭДО направляются электронные документы с электронной подписью, а также, при необходимости, электронные образы документов (п.2.1 Регламента).

Участниками МЭДО в электронном виде направляются (п.2.2 Регламента):

• Законы Республики Саха (Якутия);


• Правовые акты Президента Республики Саха (Якутия), вице-президента Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия);


• Законопроекты Республики Саха (Якутия);


• Постановления Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия);


• Поручения, резолюции, указания Президента Республики Саха (Якутия), вице-президента Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителей, Руководителя Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия);


• Протоколы заседаний и совещаний у Президента Республики Саха (Якутия), вице-президента Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителей;


• Протоколы заседаний Правительства Республики Саха (Якутия);


• Материалы к заседаниям Правительства Республики Саха (Якутия);


• Протоколы заседаний координационных и совещательных органов при Президенте Республики Саха (Якутия), вице-президенте Республики Саха (Якутия), Председателе Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителях;


• Проекты правовых актов Президента Республики Саха (Якутия), вице-президента Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия);


• Заключения к проектам правовых актов Президента Республики Саха (Якутия), вице-президента Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия);


• Доклады Президенту Республики Саха (Якутия) и Правительству Республики Саха (Якутия);


• Служебная переписка (обмен электронными документами и сообщениями между участниками МЭДО Республики Саха (Якутия).

Кроме того, всеми участниками осуществляется направление электронных сообщений о ходе рассмотрения (исполнения) полученных документов (п.2.3).

Мой комментарий: Большая часть положений Регламента описывает технологические вопросы. Вопросы организации работы с документами на протяжении их жизненного цикла (регистрация, исполнение, контроль исполнение, хранение и т.д.) данными документами не регламентируется.

Средства сопряжения обеспечивают технологическое взаимодействие СЭД участника с системой МЭДО и реализуют следующие основные функции:

• Импорт из СЭД участника информации о документе в установленном формате;


• Преобразование импортированной информации о передаваемом документе в формат сообщения электронной почты (далее - электронное сообщение документа, ЭСД) и отправка этого сообщения адресату по системе МЭДО средствами почтовой службы;


• Получение ЭСД из системы МЭДО и преобразование его в установленный формат для экспорта в СЭД участника;


• Экспорт полученной информации о документе в СЭД участника.

Кроме того, регламентом предусмотрено, что оператором МЭДО, в случае размещения базы данных СЭД участника в Центре обработки данных Республики Саха (Якутия), обеспечивается ее сопровождение, архивация и хранение.

Организатор с каждым участником в обязательном порядке заключает соглашения об электронном документообороте (п.4.7.), а отключиться от МЭДО можно путем расторжения соглашения.

Мой комментарий: Таким образом, получается, что часть органов государственной власти сами ведут свои базы данных СЭД, другие передают их на обслуживание оператору СЭД, -  но у каждого органа власти своя СЭД и своя база данных.

Основные выводы

По итогам анализа нормативно-правовых актов можно сделать вывод о том, что пока основной задачей МЭДО в Республике Саха (Якутия) является ускорение и упрощение служебной переписки между органами государственной власти республики. Список пересылаемых документов достаточно широк: это как уже принятые нормативно-правовые акты, так и документы и материалы, создаваемые при работе над проектами нормативно-правовых актов. С моей точки зрения, столь внушительный перечень пересылаемых в электронном виде документов и информации показывает, что органы государственной власти республики в принципе готовы к переходу на использование ряда документов только в электронном виде.

В изученных нормативных документах практически не затронуты вопросы использования электронных подписей и, тем более, хранения электронных документов, что, с моей точки зрения, в настоящее время уже является существенным недостатком (учитывая, что документы были введены в действие недавно, в 2012-2013 годах).

Поскольку эти нормативные документы регулируют только межведомственный документооборот, по ним сложно оценить, в какой степени органы государственной власти республики готовы использовать или уже используют электронные документы в своей основной деловой деятельности.

Источник: Консультант Плюс 

http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW249;n=39942
http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW249;n=32675