Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Новости о ходе проекта создания государственного электронного архива

Статья Касси Финдлей (Cassie Findlay), руководителя проекта по созданию электронного архива штата Новый Южный Уэльс, была опубликована 25 февраля 2014 года на блоге проекта «Выдержать проверку временем – Защитить наше электронное будущее» (Future Proof - Protecting our digital future), проводимого Управлением государственных документов штата.

Прошло два с половиной года из трёх лет, отведенных на проект создания электронного архива штата Новый Южный Уэльс, в течение которых мы упорно работали над нашими пилотными проектами, в частности, с документами Специальной комиссии по расследованию сделок с электроэнергией и изучению документов бывших премьер-министров штата Боба Карра (Carr), Кристины Кинели (Keneally) и Натана Риза (Rees).

За это время были разработаны ключевые приложения, поддерживающие миграцию документов в электронное хранилище, в том числе создание дополнительных копий в ряде форматов для целей обеспечения долговременной сохранности и доступа; а также мощный инструмент поиска, поддерживающий полнотекстовой поиск по массиву документов, отображение метаданных документов и связи с имеющимися у нас сведениями об архивном контексте.

Оба эти приложения непрерывно развиваются и используются совместно с другими инструментами, которые мы применяем для решения конкретных задач, таких, как извлечение метаданных, идентификация файловых форматов и конверсия из одних форматов в другие. Они также используются совместно с ресурсами для документирования и повторного использования метаданных и принимаемых в интересах обеспечения долговременной сохранности решений, в виде реестра «путей миграции» (preservation pathways). Как и в предыдущих проектах разработки программного обеспечения, последние версии наших инструментов мы будем, по мере готовности, раскрывать как программное обеспечение с открытым исходным кодом на сайте GitHub ( https://github.com/srnsw ).

Манипулирование контекстуальной информацией

В ходе пилотных проектов много усилий было затрачено на анализ метаданных и, в частности, на максимально эффективное использования метаданных, отражающий деловой контекст документов (кто? что? когда?), - что даёт возможность установить взаимосвязи между документами.

Эффективно управляемые метаданные придают документам смысл и аутентичность, поддерживают мощный (и осмысленный) поиск и, конечно, помогают управлять вопросами обеспечения долговременной сохранности, такими, как моральное устаревание форматов. Поэтому действительно важно, чтобы принимаемые в ходе проекта миграции решения были основаны не только на понимании делового контекста создания документов, но и потребностей дальнейшего управления документами в новой среде – от вероятных требований в отношении доступа со стороны соответствующего государственного органа и до онлайн-использования документов представителями общественности по наступлении момента раскрытия документов и перевода их в открытый доступ. Используемый нами подход, предусматривающий анализ метаданных и установление связей, критически важен для принятия этих решений и для обеспечения подотчетности.

Архивное описание документов, которые создаются в электронных системах, «такое же, но другое». Оно такое же в том смысле, что документы по-прежнему являются созданными государственным органом продуктами его деловых функций и деятельности, и что постоянную ответственность за них несёт этот государственный орган (или, что более вероятно, несколько таких органов). Есть, однако, ряд интересных новых соображений, влияющих на то, как мы, архивы, описываем попадающие к нам документы.

В качестве примера, массив документов Специальной комиссии по расследованию сделок с электроэнергией включает более 40 тысяч электронных объектов, помещённых в «паутину» метаданных объёмом 3,5 гигабайта. Система, в которой они были созданы и хранились, представляла собой гибко настраиваемое приложение для работы с базой данных (под названием Relativity, созданное и эксплуатировавшееся в качестве услуги, оказываемой третьей стороной государственным органам). Благодаря данным в этой системе Комиссия смогла провести расследование совершённых и предлагавшихся сделок по продаже электрогенерирующих мощностей в 2010-2011 годах. Масштабы системы и гибкость структур записей в ней привели к тому, что для наших целей оказались непригодными методы составления описей, применяемые для передачи бумажных дел и других физических документов, равно как и опора на концепцию первоначального порядка документов. Нашей целью, таким образом, является установление связей объектов высокого уровня с деловым контекстом (таким, как функции и деятельности государственного органа-фондообразователя) и опора на анализ метаданных и управление ими при проведении поиска и выявлении связей между формирующими систему записями.

Также принимается во внимание процесс миграции, варианты его документирования и предоставления этих сведений пользователями документов с тем, чтобы снабдить их существенной информацией о принятии в ходе процесса миграции решений, касающихся выбора форматов, представления и структуры документов. Даже в тех случаях, когда документы будут оставаться закрытыми для общественности в течение длительного времени, крайне важно, чтобы эта информация захватывалась и была постоянно связана с документами, наряду с иной контекстуальной информацией и ранее упомянутым более высокоуровневым описанием. Такое описание, которое может включать копии экрана, руководства пользователя и другую системную документацию, возможно, совсем не то, что большинство архивистов привыкло считать традиционным архивным описанием.

Доступ

Разрабатывая наш подход к созданию электронного архива, мы стремились первостепенное внимание уделять вопросам доступа, несмотря на то, что для многих документов, используемых в пилотных проектах, существуют применимые к ним официальные указания на этот счёт (см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/topics/access-regulation/access-regulation ) закрывающие к ним доступ на 30 лет. Исключением обычно являются документы, которые могут быть раскрыты в соответствии с условиями досрочного предоставления доступа (Early Access provisions), поскольку, например, они уже находятся в свободном доступе (опубликованные пресс-релизы, окончательные отчеты следственных комиссий). Однако ответственный за документы государственный орган имеет право на непрерывный доступ к ним, и у него время от времени может возникать потребность в проведении поиска как в собственных целях, так и для подготовки ответов на запросы, поданные в соответствии с законодательством штата о свободе доступа к государственной информации GIPA (см. http://www.ipc.nsw.gov.au/privacy/privacy_forgovernment/govt_accessing_info/what_is_gipa_act.html ).

Мы, естественно, хотим организовать доступ удобным для государственных органов образом, одновременно обеспечивая очень высокую степень безопасности и защиты от случайного раскрытия конфиденциальной информации. Это проблема, требующая обсуждения с заинтересованными сторонами в государственных органах с тем, чтобы понять их потребности; а также изучения решений по предоставлению доступа с акцентом на управление рисками.

Что дальше?

В конце прошлого года мы опубликовали для публичного обсуждения проект методологии передачи электронных документов на архивное хранение (Digital Archives Migration Methodology, http://www.records.nsw.gov.au/publications/for-the-record-enewsletter/for-the-record-october-2013 - о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/10/blog-post_8.html ). Эта методология станет той основой, в рамках которой мы будем взаимодействовать с органами исполнительной власти правительства штата с целью инициировать, спланировать и осуществить проекты миграции. Сейчас мы анализируем поступившие замечания и предложения и готовим окончательный вариант для публикации в середине года. Этот документ появится вместе с другими инструментами и руководствами, который помогут государственным органам начать совместные с нами проекты, и мы будем намного чаще поднимать эту тему в своих выступлениях и в Интернете. Следите за нашими новостями и публикациями, чтобы больше узнать о нашем переходе на стадию «готовности к работе».

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: Блог проекта «Выдержать проверку временем»
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-archives-update/