Санкт-Петербург: Порядок формирования дел и хранения электронных документов

Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга утвержден постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 № 1102.

Порядок формирования дел и хранения электронных документов описан в данном документе очень схематично. С моей точки зрения, это его самый слабый раздел, состоящий всего из 5 пунктов, часть которых просто переписана из «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Основное требование традиционное:

8.2. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников ЭДО. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Будет интересно посмотреть, как государственные органы будут его исполнять. Дело в том, что порядок регистрации документов предусматривает:

3.1. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с принципом однократности записи информации о документе. Документ, зарегистрированный в ЕСЭДД, имеет электронную карточку, в которой отражены присвоенные ему уникальный номер документа и штрих-код. В дальнейшем каждым участником ЭДО добавляется только входящий регистрационный номер документа и дата регистрации.

т.е. органы государственной власти Санкт-Петербурга работают в единой базе данных, и один документ, хранящийся в базе данных, может иметь несколько регистрационных номеров (по числу органов государственной власти, куда он был направлен).

В документе, к сожалению, не раскрыт самый интересный вопрос: если документ в системе хранится в единственном экземпляре, то кто будет считаться его владельцем и контролировать его срок хранения? В какое дело (или дела) документ попадет?
В таких условиях потенциально может возникнуть проблема, связанная с формированием дел и проведением уничтожения электронных документов, поскольку один и тот же документ может по-разному использоваться в деловой деятельности нескольких организаций, которые могут установить ему различные сроки хранения.

Я бы рекомендовала подумать над созданием механизма отслеживания сроков хранения, который позволял бы учитывать интересы различных заинтересованных сторон. В идеале система электронного документооборота должна давать возможность каждой такой стороне установить свой срок хранения, и уметь разрешать возникающие конфликты (такого рода механизм описан в европейских требованиях MoReq2). В качестве одной из возможных альтернатив, заинтересованные стороны могли бы извещать организацию-владельца документа об истечении «своих» сроков хранения.

В идеале СЭД должна поддерживать возможность, физически храня документ в единственном экземпляре, логически включать его в несколько дел, формируемых различными организациями.

Далее следуют требования:

8.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЭДО в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

8.5. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, составленного на основании проведения экспертизы ценности документов, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из ЕСЭДД).

Согласно Порядку, при выделении электронных документов к уничтожению проводится экспертиза ценности документов, о чем, например, в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти вообще не упоминается.
Нормативным актом также установлено требование к хранению сертификатов ключей электронных подписей, которыми подписаны документы, и обеспечение возможности проверки этих подписей:

8.4. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

Мой комментарий: Для обеспечения возможности проверки усиленных электронных подписей, особенно после истечения срока действия сертификата, требуется сохранить не только сами сертификаты, но и списки отозванных сертификатов.

Кроме того, постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 № 1102 утвержден «Примерный перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждениях Санкт-Петербурга осуществляется в форме электронных документов». Все документы в перечне разделены на группы:

• Проекты документов;
• Плановые и отчетные документы;
• Информационные документы;
• Справочные документы;
• Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам;
• Служебная переписка между ИОГВ, подведомственными им государственными учреждениями Санкт-Петербурга, внутренняя служебная переписка между должностными лицами и структурными подразделениями ИОГВ;
• Документы по регистрации, учету и контролю (за исключением документов для служебного пользования).

Ряд документов перечня снабжен комментарием о том, что они «должны издаваться и храниться в электронном виде и на бумажном носителе», это:

• Проекты организационных и иных документов,
• Оперативные планы работы исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга
• Отчеты о выполнении планов работ ИОГВ (годовые).
• Отчеты о выполнении планов работ структурных подразделений ИОГВ в соответствии с номенклатурой (годовые).

При этом, как показывает практика, значительная часть документов временного срока хранения в органах государственной власти имеют в номенклатурах дел отметку «ЭПК», что означает возможность отнесение этих документов к документам архивного фонда и установлению для них постоянного срока хранения. Поэтому столь скупо сформулированные требования к организации хранения документов – свидетельство того, что вопросам организации хранения электронных документов в органах исполнительной власти Санкт-Петербурга пока не уделяется в полной мере того внимания, которого они заслуживают.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SPB;n=143424