Национальные Архивы Филиппин опубликовали руководство, помогающее проводить систематическое восстановление документов после катастроф

Заметка Эрлинды Оливии Тиу (Erlinda Olivia P. Tiu) была опубликована Информационным агентством Филиппин (Philippines Information Agency, PIA) 13 марта 2014 года.

Исполнительный директор Национальных Архивов Филиппин Виктория Мапа Манало (Victoria Mapa Manalo) выпустила циркуляр № 001-2014, содержащий рекомендуемые меры по восстановлению и уничтожению документов.

Документ адресован руководителям всех учреждений и органов национального правительства, включая принадлежащие государство или находящиеся под его контролем корпорации, государственные финансовые институты, конституционные органы, органы местного самоуправления, государственные и местные колледжи и университеты, государственные больницы и органы управления водными ресурсами.

Цель документа - снабдить все государственные учреждения руководством по надлежащим процедурам, выполняемым на стадии восстановления после стихийного бедствия.

• Первый принцип – в ходе работ не подвергать риску жизни людей. Работы следует проводить лишь тогда, когда обеспечена их безопасность;


• Следует сверить имеющиеся / сохранившиеся документы с описями документов государственного органа;


• В первую очередь должны восстанавливаться важнейшие документы;


• Следует обеспечить безопасное проведение работ по извлечению документов, подготовить места хранения, обеспечить транспорт и наладить процедуры документирования;


• Спасательные операции включают упаковку и вывоз документов из пострадавших зон; извлечение документов из завалов, защита от кражи, от повреждения водой, насекомыми и т.д.;


• Сушка на воздухе поврежденных водой документов не должна проводиться на прямом солнечном свету, поскольку воздействие ультрафиолетового излучения может привести к выцветанию рукописного и печатного текста в бумажных документах. При наличии электричества следует использовать электрические вентиляторы, не направляя воздушные потоки от них прямо на документы;


• Грязь и пыль следует осторожно удалить с помощью мягкой щетки или другого подходящего инструмента. Не пытайтесь отделить друг от друга слипшиеся вместе листы;


• Консультируйтесь с Национальными Архивами по вопросам технической помощи в выполнении соответствующих реставрационных работ. Не пытайтесь выполнить восстановительные работы с документами без предварительных консультаций с Национальными Архивами, поскольку это непреднамеренно может причинить документам ещё больший ущерб.


• Небумажные материалы (например, оптические, магнитные и другие электронные носители информации) требуют применения специализированных методик восстановления, поэтому координируйте свои действия с Национальными Архивами;


• Для отчетности следует документировать (в том числе фотографировать) все выполняемые процедуры;


• Документы, пострадавшие от воды или иных факторов, могут быть уничтожены только после получения разрешения от Национальных Архивов;


• Уничтожение поврежденных документов постоянного срока хранения и государственных документов, сроки хранения которых ещё не истекли, может проводиться только с разрешения Национальных Архивов при условии выполнения следующих требований:
  
  
  • Представление официального отчета, содержащего сведения, подтверждающие невозможность дальнейшего использования и степень повреждения государственных документов; соответствующие фотографии, а также сведения о том, в каких иных документах государственного органа можно найти информацию, содержащуюся в повреждённых документах;
  
  
  • Подписанная уполномоченным должностным лицом государственного органа просьба разрешить уничтожение документов в 3-х экземплярах, заполненная надлежащим образом с указанием серий, периода и количества уничтожаемых поврежденных государственных документов;
  
  
  • Акт, подтверждающий, что была проведена проверка подлежащих аудиту документов из числа перечисленных отобранных на уничтожение поврежденных государственных документов. К акту, в случае необходимости и по приказу руководителя государственного органа, прилагается официальный акт об экспертизе ценности, подготовленный представителем Национальных Архивов, который должен реально провести физический осмотр и оценку поврежденных документов, на уничтожение которых запрашивается разрешение.
  
  Лицо, умышленно или по небрежности повредившее или уничтожившее государственные документы в нарушение Закона о Национальных Архивах Филиппин 2007 года (RA 9470, см. http://www.senate.gov.ph/republic_acts/ra%209470.pdf ), считается совершившим наказуемое правонарушение.

Эрлинда Оливия Тиу (Erlinda Olivia P. Tiu)

Источник: Информационное агентство Филиппин
http://r08.pia.gov.ph/index.php?article=1141394806231