Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Междисциплинарный подход к управлению гибридными документами в федеральных органах исполнительной власти Бельгии

В ноябре 2014 года на конференции DLM-форума в Лиссабоне, Португалия, был представлен доклад на тему «Междисциплинарный подход к управлению гибридными документами в федеральных органах исполнительной власти Бельгии: Научно-исследовательский проект HECTOR» (Interdisciplinary Approach for Hybrid Records Management in Belgian Federal Administrations: The HECTOR Research Project) , подготовленный участниками проекта HECTOR (от Hybrid Electronic Curation, Transformation & Organization of Records – Гибридно-электронное управление, трансформация и организация документов) Сесиль де Тервань (Cécile de Terwangne, университет Намура, Бельгия – на фото слева), Себастьеном Сойе (Sébastien Soyez, Государственный архив Бельгии и университет Намура), Мари Демулен (Marie Demoulin, университет Монреаля, Канада - фото Мари Демулен и Себастьена Сойе см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/dlm-2014_12.html ) и Сетом ван Хуландом (Seth Van Hooland, Свободный университет Брюсселя, Бельгия - на фото справа).

Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/04%20-%20DLM-Forum-Paper_05-HECTOR-FINAL.pdf ), а ниже приведен перевод его отдельных фрагментов.

Данная статья описывает контекст, цели и методологию научно-исследовательского проекта «Электронное курирование, преобразование и организация гибридных документов» (Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records, HECTOR). Это междисциплинарный проект, затрагивающий вопросы права и информационных наук, основной целью которого является разработка модели трансформации, организации и курирования гибридных массивов документов (т.е. включающих бумажные, оцифрованные и изначально-электронные документы) в федеральных органах государственной власти Бельгии в интересах упрощения перехода к заслуживающему доверие, безопасному и эффективному электронному правительству.

Организациям всех типов в настоящее время приходится работать в условиях гибридной документной среды, в которой присутствуют бумажные, оцифрованные и изначально-электронные документы, причём последние часто по различным причинам распечатываются.

В большинстве исследований, проведенных в области управления документами, основное внимание уделялось либо бумажному офису, либо его электронному аналогу, и лишь в очень немногих работах изучались проблемы управления гибридными документами в эпоху перехода на электронные технологии. Даже в тех случаях, когда были приложены большие усилия в плане стандартизации, специалистам по управлению документами приходится иметь дело с рядом стандартов и сводов наилучшей практики, которые довольно трудно применить к «смеси» бумажных и электронных документов. Кроме того, с правовой точки зрения, первые введенные законодателями меры нормативно-правового регулирования призваны были заложить основу для применения электронных цифровых подписей и правового признания возможности использования электронных средств связи для целей деловой деятельности и государственного управления, - оставляя гибридные документы в «серой зоне», где их правовое значение и аутентичность остаются под вопросом.

Участники научно-исследовательского проекта HECTOR намерены предложить четкие рекомендации о том, как оптимизировать методы управления гибридными документами в органах федеральной администрации Бельгии посредством использования «сквозного» (transverse) системного подхода.

Проект HECTOR хочет продемонстрировать, как можно рационализировать создание и управление планами размещения (номенклатурами) дел и сроками хранения за счет использования принципов, связанных данных (linked data).

Традиционная модель интеллектуального (и, следовательно, выполняемого вручную) индексирования документов уже в течение ряда лет сталкивается с проблемами. Финансирующие и предоставляющие гранты структуры ожидают быстрых результатов и поощряют учреждения, занимающиеся сохранением культурно-исторического наследия, к тому, чтобы получить большую отдачу от уже имеющихся метаданных за счет связывания их с внешними источниками данных.

Принципы связанных данных имеют огромную потенциальную ценность для архивно-делопроизводческого сообщества. В проекте HECTOR сознательно уделяется повышенное внимание возможностям использования принципов связанных данных для того, чтобы более эффективно создавать функциональные тезаурусы, деловые классификационные схемы и планы размещения дел, управлять ими и предоставлять к ним доступ.  Слишком часто эти инструменты управляются и распространяются в таких форматах, как PDF, Word или Excel, что не позволяет управлять ими посредством автоматизированного процесса.

В рамках проекта HECTOR изучается возможность применения SKOS (Simple Knowledge Organization System – простой системы организации знаний) для повышения «машинной» интероперабельности деловых классификационных схем, используемых для целей управления документами. Такой подход не только позволит организовать более эффективный доступ государственных органов к классификационным схемам, которые ведутся централизованно уполномоченным органом власти (Государственными архивами Бельгии), но также послужит основой для автоматизированное извлечение и агрегации контента.

Исследовательская группа разработает две «сквозные» модели, одну для управления гибридными документами и другую для управления гибридными делами, которые могут быть в дальнейшем применены другими государственными органами и службами. В этих моделях, в частности, будет обращено внимание на следующее:

• Процессы оцифровки документов и дел, сохраняющие аутентичность документов (прослеживаемость и целостность) и обеспечивающие их эффективное использование (качество, доступность и использование контента);


• Политика проведения экспертизы ценности и определения судьбы оригиналов после их оцифровки (в том числе политика уничтожения), включая критерии, определяющие необходимость сохранения или уничтожения бумажных оригиналов и их электронных копий; установление соответствующих сроков хранения бумажных оригиналов и их электронных копий (это перечни, составляемые с учетом организационной, правовой, организационной и культурно-исторической ценности документов);


• Классификация и описание оцифрованных документов / дел (схемы метаданных и планы размещения (номенклатуры) дел), включая аспекты обеспечения их аутентичности, отслеживаемости, сохранности и доступности;


• Политика доступа к оцифрованной информации, стремящаяся сформировать сбалансированный подход к обеспечению открытости (доступ к государственной информации) и защиты неприкосновенности частной жизни / конфиденциальности;


• Политика совместного управления бумажными и электронными документами / делами (включая предположения о том, где такое совместное управление необходимо).

Сесиль де Тервань (Cécile de Terwangne), Себастьен Сойе (Sébastien Soyez), Мари Демулен (Marie Demoulin) и Сет ван Хуландом (Seth Van Hooland)

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/04%20-%20DLM-Forum-Paper_05-HECTOR-FINAL.pdf 
http://purl.pt/26107/1/