Закон о сокращении сроков хранения кадровой документации принят в первом чтении

23 января 2014 года Государственная Дума приняла в первом чтении проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», предусматривающий сокращение сроков хранения документов по личному составу с 75 лет до 20 лет.

В ходе рассмотрения законопроекта состоялся интересный обмен мнениями между депутатами и представителями Минкультуры и Росархива, с которым можно познакомиться в стенограмме заседания (см. http://transcript.duma.gov.ru/node/4213/ ).

Законопроект представлял официальный представитель Правительства РФ, статс-секретарь - заместитель министра культуры Г. П. Ивлиев, Он привёл следующие данные: на 2009 год только в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранилось более 122 миллионов дел по личному составу, при этом 33 миллиона таких дел с 91-го по 2009 годы было принято архивами в результате массовых ликвидаций организаций.

Мой комментарий: Идея сокращения срока хранения кадровой документации строится на том, что в соответствии с федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» с 2003 года в Пенсионном фонде ведётся информационная база индивидуального (персонифицированного) учёта, которая содержит сведения о пенсионных правах застрахованных лиц в период его трудовой деятельности.

С 2003 года (согласно законодательству) расчёт пенсий производится самим Пенсионным фондом только по собственным электронным базам документов и документам в его ведомственных архивах. На этом основании Минкультуры и Росархив делают вывод о том, что отпадает необходимость длительного хранения «дублетных» бумажных документов о заработках граждан и их трудовом стаже, которые сейчас хранятся в ведомственных, государственных и муниципальных архивах.

При этом законопроект сохраняет 75-летний срок хранения для документов по личному составу, за тот период времени, когда персонифицированного учёта ещё не было; и для документов, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, а также пенсии за выслугу лет.

С содокладом выступила депутат от фракции «Единая Россия» З. М. Степанова, отметившая три момента:

• В перечень документов по личному составу входят не только документы, подтверждающие пенсионные права, но и другие юридически значимые документы, которые отражают трудовые отношения работника и работодателя, — документы о поощрении, о присвоении званий, об аттестации. Сколько хранить их?


• Необходимо дополнительно рассмотреть вопрос о столь значимом сокращении сроков хранения документов с 75 до 20 лет.


• Нужно предусмотреть особенности хранения документов по личному составу в двух новых субъектах Российской Федерации — на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя.

Она также сообщила, что на законопроект было получено тридцать три положительных отзыва от законодательных органов власти субъектов РФ, а также отзывы от высших исполнительных органов власти субъектов РФ: тридцать шесть положительны и семь с замечаниями.

После этого Г. П. Ивлиев и руководитель Росархива А.Н. Артизов ответили на вопросы депутатов.

Вопрос 1 (депутат Д. И. Савельев): «Исходя из каких критериев был выбран именно вот такой срок — 20 лет? Пояснительная записка к законопроекту причин этого не раскрывает»

А.Н.Артизов: «Это было сделано для того, чтобы был переходный период безопасности, так скажем. В 1996 году в нашей стране был запущен персонифицированный учёт — тогда был принят закон — и установлен семилетний переходный период для подстраховки, ещё семь лет, чтобы документы по личному составу 75 лет хранились.»

Мой комментарий: Вы поняли ответ? Я, честно говоря, нет. Уж если взяли срок «с потолка», так и скажите! :)

Вопрос 2 (депутат Е. Г. Драпеко, фракция «Справедливая Россия»): «У нас в законодательстве, в положении о Пенсионном фонде не прописано, нет гарантии сохранности именно бумажного варианта. Не может ли случиться так, что потом, со временем эти документы постановлением Правительства или каким-то другим актом будут ликвидированы? Повторяю, сегодня в законе норма об обязательном сохранении бумажных копий у нас не прописана.»

А.Н.Артизов: «… мы ведём речь о документах временных сроков хранения, то есть о документах, которые никогда не хранились вечно. … Сегодня, конечно, это не прописано в положении о Пенсионном фонде, но в работе Пенсионного фонда предусматриваются и те, и другие носители, и у нас по всей стране развёрнуты ведомственные архивы Пенсионного фонда, они есть во всех субъектах Российской Федерации, за исключением Крыма и Севастополя … .

… Пенсионный фонд имеет ведомственные бумажные архивы и электронную базу данных. … И, конечно, в процессе доработки законопроекта ко второму чтению мы готовы вместе с вами, депутатами, высказать соответствующие рекомендации Пенсионному фонду. Во всяком случае, решения по составу своих документов они должны согласовывать с нами, но мы их не согласовывали.»

Вопрос 3 (депутат М. А. Щепинов, фракция ЛДПР): «Несколько раз в пользу принятия этого законопроекта звучал аргумент о сокращении бюджетных расходов. А о каких деньгах, собственно говоря, идёт речь?»

Г. П Ивлиев: «Мы подсчитали, что без внесения изменений в существующий закон для хранения этих документов в течение периода, который предусмотрен данным законом, необходимо 4,5 миллиарда рублей, если же мы будем избавляться от некоторых документов, то сэкономим на прямых расходах 1 миллиард 200 миллионов рублей — это очень существенные затраты для архивных организаций. Обращаю ваше внимание на то, что это касается экономии не только муниципальных, государственных архивов, но и архивов организаций, ведь сейчас к ним тоже предъявляются требования по хранению документации.»

Вопрос 4 (депутат К. И. Черкасов, фракция ЛДПР): «В архивах работают люди — не повлечёт ли принятие данного закона их сокращение?»

А.Н.Артизов: «Я смело могу вас заверить, что никакого сокращения муниципальных архивистов принятие этого закона не повлечёт, наоборот, они будут больше заниматься тем, чем и должны заниматься: не сохранностью пенсионных документов, которую должен обеспечивать Пенсионный фонд, не дублированием его работы, а ответом на те запросы и те вопросы, которые поступают к ним от граждан, то есть выполнять свои основные профессиональные обязанности.»

Мой комментарий: С моей точки зрения, это спорное утверждение. Если руководитель Росархива считает, что документы по личному составу являются именно пенсионными документами, то, как мне кажется, решать их судьбу, в том числе и устанавливать сроки их хранения в организациях, должен именно Пенсионный фонд. Отмечу, что представителя Пенсионного фонда при рассмотрении законопроекта в Думе не было!

Что качается риска сокращение сотрудников архивов из-за сокращения количества хранимых в них документов, то, как мне кажется, такой риск есть, но не в ближайшие годы. Если фонд архивного хранения будет сокращаться (а в ряде муниципальных архивов документы по личному составу составляют половину архивного фонда), вопрос о сокращении численности персонала может быть поднят - тем более, что финансирование деятельности муниципальных архивов осуществляется не из федерального бюджета, и Росархив, в случае подобных «инициатив» на региональном уровне, даже сделать ничего не сможет.

Для справки: В информационно-методическом письме Росархива от 26 ноября 2013 года № 8/2246-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2013 и качестве составления паспортов» ( http://archives.ru/documents/letter-26-11-2013.shtml ) сообщалось, что  за последние 10 лет доля документов по личному составу возросла с 20% до 26%, т.е. более четверти всех документов на бумажной основе – это документы по личному составу. В муниципальных архивах этот показатель составляет более 43%.

Сокращение количества хранящихся в архивах документов приведет и к сокращению количества социально-правовых запросов. Например, в 2014 году архивы России (федеральные, региональные и муниципальные) выполнили 4,1 млн. социально правовых вопросов (см. http://archives.ru/reporting/indicators/report_pokazateli_osn_napravlenij_dejatelnosti_archives_2013_svodnaja.shtml ), из них.3,2 млн.(77,2%) пришлось на муниципальные архивы ( http://archives.ru/reporting/indicators/report_pokazateli_osn_napravlenij_dejatelnosti_municipal_archives_2013.shtml ), ещё 910 тысяч исполнили государственные архивы субъектов Российской Федерации (22,2%) ( http://archives.ru/reporting/indicators/report_pokazateli_osn_napravlenij_dejatelnosti_gos_archives_2013.shtml ), и только около 26 тысяч (0,6%) исполнили федеральные архивы.

Вопрос 5 (А.Г. Тарнавский): «Почему бы прежде не заняться оцифровкой этих архивов, всё-таки сохранив и бумажный носитель?» 

Ответ замминистра Г. П. Ивлиева, с моей точки зрения, был не по существу поставленного вопроса, поскольку он высказался об оцифровке архивных документов вообще, а не конкретно документов по личному составу.

Самым интересным при обсуждении, с моей точки зрения, было выступление депутата О. А. Нилова из фракции «Справедливая Россия». Он высказал не только своё личное мнение, но и позицию фракции:

«Уважаемые коллеги, наша фракция не будет голосовать за представленный законопроект, потому что память — это действительно очень дорогое для всех нас, и если государство по каким-то причинам не заинтересовано в том, чтобы эту память хранить... Я не хочу подозревать власть в следовании принципу «нет информации — нет и вопроса» (это из той же категории, что и «нет человека — нет проблемы»), но ведь дело в чём? Мы сегодня очень часто сталкиваемся с такой ситуацией: на приём приходят граждане с жалобами на то, что им начисляют минимальную пенсию, вот эту позорную прожиточную, вернее, она даже не позорная прожиточная, она даже для выживания не годится — 5 тысяч с копейками! Им говорят: принесите информацию о том, где вы работали, сколько работали и как зарабатывали, — и вот граждане носятся по городам, по предприятиям, это становится их проблемой. А архивы где-то сгорели, где-то их затопило, информации нет — ну, им и говорят, что тогда и перерасчёта пенсии не будет. Мы подозреваем, что здесь замысел именно такой: как можно меньше хранить необходимые документы.

… Я, например, считаю, что, кроме всего прочего, нужно в обязательном порядке поставить вопрос — и я, возможно, его поставлю и внесу соответствующие поправки к этому законопроекту, несмотря на то, что мы с ним не согласны, — о том, что по истечении срока эти документы, эти дела, не должны уничтожаться. В первую очередь нужно предложить самому гражданину либо его близким забрать дело и хранить в своём личном архиве — я считаю, что работник архива перед уничтожением документов обязательно должен проинформировать, сообщить об этом гражданину и предложить такую форму хранения его дела. А говорить, что у нас просто не хватает денег для того, чтобы выполнять какие-то обязанности власти... ну мы уже много раз говорили об этом, и мы снова скажем вам, где взять деньги, чтобы хватало и на архивы, и на зарплату работникам архивов, и на остальное!»

Руководитель Росархив ответил депутатам фракции «Справедливая Россия» следующее:

Понимаете, архивы России никогда не были организациями, не обеспечивающими сохранность действительно ценных документов, — и 90-е годы это доказали, да и нынешний век, и благодаря работе архивистов вы приходите и находите основную информацию. Но при всём том мы тоже считаем денежки — мы не настолько богаты, чтобы иметь две дублетные системы: у нас есть документы, которые хранятся в архивах, и это мы сегодня сохраняем, и появилась дублетная база данных в Пенсионном фонде, используемая только для пенсионного начисления, — во всём цивилизованном мире нет такого! Что же, мы будем и там, и там это содержать?! Мы хотим, чтобы пришедшему в Пенсионный фонд за начислением пенсии гражданину сразу по имеющимся там базам данных рассчитали и назначили пенсию (какую — это другой разговор), а мы запускаем его по второму кругу, чтобы он ещё по всем архивам ходил, справки собирал и доказывал, что он честный и действительно работал! Пусть Пенсионный фонд за своё дело отвечает, а государственные и муниципальные архивы — за своё, вот в этом и есть смысл данного законопроекта.

Результаты голосования по законопроекту были такими: проголосовало за 328 человека (72,9 %), воздержались двое, и 129 человек не голосовали.

Мой комментарий: Выступление руководителя Росархива еще раз показывает, что Росархив не хочет заниматься документами по личному составу и их хранением, не хочет, чтобы архивы бесплатно исполняли огромное количество социально-правовых запросов. Как мне кажется, что это желание вполне можно выполнить, передав полномочия по решению судьбы кадровых документов на местах именно Пенсионному фонду, а заодно передать ему и те финансовые средства, которые выделяются архивам на обеспечение сохранности данных документов. Это будет справедливо.

Кстати говоря, рассказ депутата Нилова о массовых обращениях граждан в Государственную Думу по вопросам отсутствия в архивах необходимых им для начисления пенсией документов ставит под сомнение слова руководителя Росархива о том, что «архивы России никогда не были организациями, не обеспечивающими сохранность действительно ценных документов». Впрочем, если Андрей Николаевич не считает документы по личному составу ценными, то он, видимо, высказался искренне.

Обращу также внимание и на то, что приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 года № 602н утверждено «Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению», которое вступило в силу с 1 января 2015 года. В тот момент, когда Росархив предлагает в три раза сократить сроки хранения кадровой документации, Пенсионный фонд в десять раз увеличивает сроки хранения дел по выплате пенсий… (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_4.html ) .

И самое главное: Если хотя бы однажды, хотя бы в одном из регионов из-за несохранности документов по личному составу возникнут волнения, то ущерб и расходы на исправление ситуации в одночасье могут перекрыть всю эту сомнительную "экономию", о которой толкуют чиновники из Минкультуры и Росархива. С моей точки зрения, менять сроки хранения можно лишь убедившись, что в результате этого не возникнут риски для социально-политической стабильности.

Источник: сайт Государственной Думы РФ
http://transcript.duma.gov.ru/node/4213/