США: Национальные Архивы выложили для публичного обсуждения проект отчета об инструментах с открытым исходным кодом для управления федеральными документами

Данная заметка была опубликована 10 февраля 2015 года на сайте ассоциации ARMA International в новостном бюллетене Washington Policy Brief («Сводка новостей законодательства из Вашингтона»).

Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) в январе 2015 года опубликовали проект отчета, описывающего инструменты с открытым исходным кодом и технологии, которые могут помочь федеральные органам исполнительной власти автоматизировать управление документами.

Документ под названием «Инструменты с открытым кодом для управления документами» (Open Source Tools for Records Management) доступен по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/01/OpenSourceToolsforRecordsManagement-for-Review-1-12-15.pdf .

[Дополнение от 21.07.2015 г.] Окончательная версия отчета доступна по адресу: http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/open-source-tools-for-records-mgmt-report.pdf

Отчет был подготовлен в соответствии с положением Директивы по управлению государственными документами 2012 года, которая требует от Федерального совета ИТ-директоров (Federal Chief Information Officers Council), Федерального совета по документам (Federal Records Council) и Национальных Архивов обеспечить к декабрю 2014 года привлечение внешних сторон к разработке решений с открытым исходным кодом для управления документами.

«Данный пункт активно побуждает нас совместно с федеральными органами исполнительной власти заниматься анализом и выявлением программных инструментов с открытым исходным кодом для решения задач управления документами», отмечает специалист Национальных Архивов по разработке политик Бет Крон (Beth Cron) в своём посте на блоге, опубликованном 20 января 2015 года (см. http://blogs.archives.gov/records-express/2015/01/20/review-and-comment-on-draft-report-on-open-source-tools-for-records-management/ ). «Для того, чтобы быстро «завести» эту дискуссию, мы отобрали ряд  инструментов с открытым исходным кодом, которые могут быть использованы для выполнения различных функций управления документами».

В целом, Директива требует от федеральных органов обеспечить к концу 2016 года управление сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате, а к концу 2019 года - обеспечить сохранение всех созданных после этой даты государственных электронных документов постоянного срока хранения в электронном виде, с последующей передачей в таком виде на хранение в Национальные Архивы.

«Использование этих инструментов и технологий может помочь государственным органам в автоматизации выполнения задач управления документами», - отмечается в отчете. «Это позволит не только снизить лежащее на государственных служащих бремя обязанностей по управлению документами, но и сделает документы и информацию органов федерального правительства более доступными благодаря более последовательному и согласованному управлению ими».

Национальные Архивы обратились к ИТ-специалистам и специалистам по управлению документами государственных органов, а также к сообществу разработчиков открытого программного обеспечения и к другим заинтересованным сторонам с просьбой до 30 января 2015 года представить свои замечания и предложения. Национальные Архивы хотели выяснить, пользуются ли федеральные органы имеющимися инструментами и собираются ли они разрабатывать дополнительные инструменты для удовлетворения текущих и будущих потребностей.

Крон в своем посте отметила, что в отчете всё внимание сосредоточено на имеющихся инструментах с открытым исходным кодом, и что Национальные Архивы не будут создавать никаких собственных решений.

«Следующим шагом будет привлечение Федерального совета по документам, федеральной сети руководителей и ведущих специалистов документационных служб (Federal Records Officer Network, FRON) и Рабочей группы по автоматизации управления электронными документами (ERM Automation Working Group – группа из представителей заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, сформированная при Национальных Архивах США, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/fed-info.html#group – Н.Х.) к проработке практических аспектов закупок и поддержки программного обеспечения с открытым исходным кодом в федеральных органах исполнительной власти», - говорится в проекте отчета. «Мы будем переносить эту дискуссию на вики-ресурс Рабочей группы по автоматизации управления электронными документами на сайте Max.gov ( https://max.omb.gov/community/x/5QlfJw - это закрытый ресурс для госслужащих – Н.Х.), где федеральные органы смогут поделиться своим опытом и передовой практикой развертывания открытого ПО, а также,  возможно, доработанными версиями программ, которые смогут использовать другие федеральные органы».

Источник: сайт ассоциации ARMA International
http://www.arma.org/r1/news/washington-policy-brief/2015/02/10/national-archives-issues-draft-report-on-open-source-tools-for-federal-records-managers