Великобритания: Национальные Архивы впервые приняли на хранение изначально-электронные документы

Заметка Марка Сея (Mark Say) была опубликована 24 июня 2015 года на сайте UKAuthority.com.

Управление по вопросам валлийского языка (Welsh Language Board) является лидеров в обеспечении сохранности электронных документов

В Национальные Архивы Великобритании поступила первая партия передаваемых на постоянное архивное хранение изначально-электронных документов – тех, что изначально были созданы в электронном формате - в рамках программы Национальных Архивов по созданию «места долговременного обитания» для электронных документов.

Национальные Архивы начали предоставлять доступ к документам Управления по вопросам валлийского языка, наряду с рядом документов из собственных фондов, через онлайн-каталог Discovery («Открытие»,  http://discovery.nationalarchives.gov.uk/ ).

Это первый этап программы, предусматривающей в следующем году передачу изначально-электронных документов ряда департаментов Уайтхолла (т.е. министерств и ведомств центрального правительства Великобритании – Н.Х.).

Представитель Национальных Архивов сообщил сайту UKAuthority, что до недавнего времени они не располагали технологией, позволяющей принять документы в свою систему таким образом, чтобы обеспечить их целостность и сделать их доступными для поиска и просмотра. Сейчас Архивы в состоянии это сделать, и приняли на хранение первую партию гибридных документов, включающих электронные и бумажные компоненты.

В качестве следующего шага, Национальные Архивы работают с рядом органов центрального правительства, выясняя, кто из них лучше всего готов к тому, чтобы начать передачу в следующем году передачу на архивное хранение изначально-электронных документов.

Обеспечение долговременной доступности

Национальные Архивы также изучают вопрос обеспечения долговременной доступности документов по мере того, как изменяется (и устаревает – Н.Х.) технология, с использованием которой они первоначально были созданы.

«В целях долговременной сохранности изначально-электронных документов мы используем подход, который называем «экономным» (parsimonious preservation), обеспечивая возможность работать с документами с использованием разрабатываемых технологий следующих поколений», - рассказал представитель Национальных Архивов. «Мы хотим, чтобы документы можно было без проблем просматривать через 10 лет, однако мы не можем пока планировать на период в 100 лет (?! – Н.Х.), поскольку не можем знать, какими тогда будут технологии».

«Чтобы обеспечить возможность по-прежнему использовать документы так же, как и сейчас, нам нужно понимать, на что будет способна технология в ближайшие 10 лет».

«Здесь уместно вспомнить тот факт, что мы иногда не в состоянии прочитать электронные письма, которые были отправлены шесть или семь лет назад, однако можем свободно читать переписку наших бабушек и дедушек 60-70 летней давности».

Также идёт постепенное снижение возраста передаваемых в архивы документов с 30 до 20 лет, хотя этот срок может быть меньше (должен быть, по мнению большинства специалистов! Мешает, однако, «экономность» выбранного Национальными Архивами подхода – Н.Х.) для изначально-электронных документов.

Онлайн-каталог Национальных Архивов «в настоящее время предоставляет доступ к более чем 32 миллионам документов. Ожидается, что в ближайшие годы большинство партий передаваемых на архивное хранение документов будут гибридными».

Основные проблемы

Как отметил исполнительный директор и Хранитель (Keeper) Национальных Архивов Джефф Джеймс (Jeff James), «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации является одной из важнейших проблем международного масштаба. Электронные технологии меняют представления о том, что такое архив, и мы реагируем на эти изменения».

«Приём на хранение этих документов показывают, как мы ведем за собой архивную отрасль в деле решения проблемы сохранения электронной информации для будущих поколений. Мы обеспечиваем свою готовность к тому, чтобы защитить, сохранить и сделать доступными государственные документы нации для будущих поколений, независимо от их формата».

Марк Сей (Mark Say)

Мой комментарий: Автор заметки, похоже, не слишком хорошо знаком с темой обеспечения долговременной сохранности электронных документов, и вполне вероятно, что некоторые странные высказывания, приписываемые им представителям Национальных Архивов, на самом деле на его совести. Тем не менее, факт официального приема на хранение изначально-электронных и гибридных документов заслуживает внимания.

Источник: сайт UKAuthority.com
http://www.ukauthority.com/news/5460/national-archives-kicks-off-born-digital-transfer