вторник, 9 июня 2015 г.

Новости о Перечне для кредитных организаций


26 мая 2015 года, выступая на пленарном заседании организованной Гильдией Управляющих Документацией конференции Инфодокум-2015 директор Всероссийского научно-исследовательского института делопроизводства и архивного дела М.В.Ларин (см. видео его выступления, http://www.youtube.com/watch?v=hayKgz1QfD0 ) сообщил свежую информацию о судьбе Перечня кредитных организаций.

Сейчас Перечень проходит согласование в Министерстве юстиции. Осталось согласовать одну единственную позицию – вопрос о сроках хранения паспортов сделок. Это планируется сделать на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК). Так что вполне возможно, что в начале июля мы получим утвержденный совместно Росархивом и Банком России Перечень кредитных организаций, использование которого предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Мой комментарий: Еще в 2009 году при обсуждении на форуме «Архивы России» проекта «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказам приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, я поднимала вопрос о правомочности установления постоянного срока хранения для паспортов сделок.

Приведу полностью свой пост на форме «Архивы России» от 16 ноября 2009 года:
В проекте перечня читаем: ст.453 «Паспорта сделок - Пост.»

Паспорт сделки - базовый документ валютного контроля, оформляемый экспортером в банке и содержащий сведения о внешнеэкономической сделке, изложенные в стандартной форме, необходимой для контроля.

Он заполняется и представляется в банк резидентом - юридическим лицом, составляется в двух экземплярах, подписывается двумя лицами, наделенными правом первой и второй подписи, или же одним лицом, наделенным правом первой подписи (в случае отсутствия в штате юридического лица - резидента лиц, в обязанности которых входит ведение бухгалтерского учета), заявленными в карточке с образцами подписей и оттиска печати, с приложением оттиска печати юридического лица - резидента.

Паспорт сделки оформляется до совершения валютной операции. В нём, в частности, фиксируются данные контракта, изменения и дополнения к нему, а также факты отгрузок и оплат экспортируемого товара и т.д.

Сроки хранения документов по валютным операциям установлены Федеральным законом от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле» № 173-ФЗ:

Федеральный закон от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле» № 173-ФЗ

Статья 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов

2. Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны:

2) вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора;

а также Инструкцией ЦБ РФ от 15 июня 2004 г. № 117-и «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок»:

Инструкция ЦБ РФ от 15 июня 2004 г. № 117-и «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок»

7.3. Документы, помещенные в досье по паспорту сделки, хранятся в банке ПС не менее 3 лет со дня закрытия ПС.

Поскольку первенство закона никто не отменял, основанием для установления срока хранения должны стать именно требования законодательства. Это означает, что паспорта сделок имеют срок хранения - «не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора». Для кредитных организаций, которые также хранят один из экземпляров паспорта сделки, ЦБ РФ установил свои требования к исчислению срока хранения паспортов сделок – «не менее трех лет со дня закрытия паспорта сделки».

Предложение: Привести сроки хранения данного документа в соответствие с требованиями законодательства.
Тогда Росархив и ВНИИДАД эти аргументы проигнорировал и оставили в Перечне постоянный срок хранения.

Банком России 4 июня 2012 года № 138-И была утверждена новая инструкция «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением», в которой был уточнен порядок хранения данных по валютным операциям, но сроки хранения остались прежние:
Инструкция Банка России 4 июня 2012 года № 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением»

Глава 4. Хранение уполномоченным банком данных по валютным и иным операциям, проведенным резидентами и нерезидентами

4.4. Информация, содержащая данные по валютной операции, хранится уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты проведения соответствующей операции.

Информация, содержащая данные по валютной операции, проведенной по контракту (кредитному договору), по которому оформлен паспорт сделки, хранится уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты закрытия паспорта сделки.

Глава 19. Досье валютного контроля и порядок его ведения

19.8. Уполномоченный банк хранит документы по контракту (кредитному договору), по которому оформлен ПС, в сроки, установленные уполномоченным банком, но не менее трех лет с даты закрытия ПС.

В иных случаях документы хранятся в уполномоченном банке не менее трех лет с даты проведения соответствующей валютной операции.
Есть еще один интересный момент: дело в том, что с июня 2012 года паспорта сделок ведутся и хранятся в кредитных организациях только в электронном виде!
Инструкция Банка России от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением»

Глава 6. Порядок оформления паспорта сделки

6.8. … Банк ПС обеспечивает ведение ПС в электронном виде и хранение ПС в виде электронного документа.
Так что, настаивая на постоянном сроке хранения, Росархив создает государственным архивам серьезные проблемы, поскольку пока что ни один архив в нашей стране не может обеспечить долговременную сохранность электронных документов.

Мой комментарий: Отмечу также, что постоянный срок хранения для паспортов сделок установлен еще в двух Перечнях:
  • п. 284 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минфина России от 3 сентября 2014 года № 276);

  • п. 267 Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказ Росархива от 30 января 2013 года № 12).
Думаю, Центральной экспертно-проверочной комиссии стоило бы сразу рассмотреть вопрос об изменении сроков хранения паспортов сделок и в этих документах.

Ну а по-хорошему все это нужно было сделать ещё семь лет назад при разработке «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»…

1 комментарий:

  1. Наталья Александровна, добрый день,
    судя по всему, новостей об этом перечне еще нет?
    Спасибо.

    ОтветитьУдалить