Смешанные (гибридные) архивы, содержащие физические и электронные документы, создают уникальные проблемы при проведении архивного упорядочения. Такие коллекции требуют от архивистов разработки стратегий, учитывающих различающиеся потребности физических и электронных материалов, поддерживая при этом согласованность и доступность коллекции.
Внедрение стандартов метаданных и архивного описания
Применение согласованных друг с другом стандартов метаданных и архивного описания играет ключевую роль при управлении гибридными архивами. Метаданные предоставляют важнейшие сведения об архивных материалах, в том числе об их происхождении, содержании (контенте) и формат, - и помогают обеспечить описание и доступность физических и электронных документов.
Архивистам следует разработать стандартизированную схему метаданных, учитывающую потребности материалов различных типов в составе коллекции. Для физических документов могут быть предусмотрены детальные описания в научно-справочном аппарате, в то время как для электронных документов могут потребоваться метаданные, встроенные в файлы или связанные с цифровыми каталогами.
Используя единый подход к метаданным, архивисты могут улучшить возможности поиска по материалам, представленным в различных форматах; а также могут поддерживать согласованное, интегрированное представление коллекции. Такой подход не только помогает исследователям отыскивать отвечающие их потребностям материалы, но также поддерживает в длительной перспективе управление и усилия по обеспечению долговременной сохранности посредством предоставления всестороннего контекста для всех документов.
Используя передовую систему управления архивными коллекциями (archival collection management system), такую как ArchivEra, архивисты могут применять единые стандарты метаданных, улучшать возможности поиска и обеспечивать бесперебойный доступ к физическим и электронным фондам. Подобный единый подход повышает эффективность как исследований, так и усилий по обеспечению долговременной сохранности.
Структурирование гибридных архивов: Сравнение единообразных и специализированных подходов
Одной из первых проблем при упорядочении гибридных архивов является создание структуры, включающей как физические, так и электронные материалы. Архивисты должны решить, следует ли организовать коллекцию в соответствии с единой организационной схемой, которая применяется в отношении всех материалов, или же разработать отдельные схемы для физических и электронных документов.
Единая организационная структура обеспечивает согласованное представление всей коллекции в целом, облегчая исследователям навигацию по материалам. Однако её может быть сложно реализовать, особенно в том случае. когда у физических и электронных документов имеются различные потребности в упорядочении и мерах по обеспечению долговременной сохранности. Например, физические записи могут быть упорядочены в хронологическом порядке по папкам, в то время как для электронных документов более логичным может оказаться упорядочение по типу файла или по программному обеспечению.
Мой комментарий: Важное различие физических и электронных документов в том, что физический оригинал может лежать только в одном месте, поэтому схема такого «физического» упорядочения играет ключевую роль. В то же время при хранении электронных документов вполне возможно размещение одного документа или дела в разных рубриках структуры (как с использованием дублирования, так и без дублирования).
Один из подходов к созданию единой структуры - создание иерархической структуры, отражающей организацию коллекции в целом, допуская при этом использование иных схем на более низких уровнях. Например, на верхнем уровне коллекция может быть упорядочена по создателю или серии, при этом физические и электронные документы могут быть упорядочены по отдельности в рамках каждой серии в соответствии с её специфическими потребностями.
Создание перекрестных ссылок с помощью научно-справочного аппарата и цифровых инструментов
Ещё одной ключевой стратегией упорядочения гибридных документов является создание перекрестных ссылок между физическими и электронными материалами. Такой подход обеспечивает исследователям возможность легко находить взаимосвязанные материалы независимо от формата. Чтобы добиться этого, архивисты могут:
- Добавлять в научно-справочный аппарат описательные примечания / аннотации, устанавливающие связи между физическими и электронными документами,
- Встраивать гиперссылки в электронные каталоги, чтобы ссылаться на соответствующие физические материалы,
- Использовать архивное программное обеспечение для упрощения автоматизированных перекрестных ссылок между документами в различных форматах.
Предположим, например, что коллекция содержит физический дневник и его электронную расшифровку (транскрипцию). В этом случае научно-справочный аппарат (НСА) может содержать примечание, устанавливающее связь между этими двумя материалами, и информацию о доступе к цифровому файлу. Аналогичным образом, если коллекция содержит физическую фотографию и связанный с ней цифровой видеофайл, то НСА может включать примечание, сообщающее исследователям об обоих материалах.
Управление потребностями в обеспечении долговременной сохранности и доступности в гибридных архивах
Гибридные архивы также требуют от архивистов нахождения баланса между различающимися потребностями физических и электронных материалов в обеспечении сохранности и доступности. Физические документы могут требовать хранения в условиях контролируемого микроклимата для предотвращения их деградации, в то время как электронные документы могут требовать регулярного технического обслуживания для обеспечения их долговременной доступности.
Архивисты должны разработать стратегии обеспечения долговременной сохранности материалов обоих типов, обеспечивая при этом их доступность для исследователей. Многие учреждения используют оцифровку в качестве стратегии обеспечения долговременной сохранности, создавая цифровые суррогаты хрупких материалов и сохраняя при этом физические оригиналы. Кроме того, архивистам следует подумать о том, как обеспечить доступ к гибридным коллекциям, будь то посредством доступа на месте, онлайн-доступа или их комбинации.
Улучшение архивного упорядочения с помощью технологий
Упорядочение гибридных архивов требует от архивистов разработки стратегий, направленных на решение уникальных проблем совместного управления физическими и электронными документами. Формируя единую организационную структуру, создавая перекрестные ссылки между материалами и балансируя потребности в обеспечении долговременной сохранности и доступности, архивисты могут создавать структуры, которые будут облегчать проведение исследований и сохранение целостности коллекций.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/arranging-mixed-media-archives
Комментариев нет:
Отправить комментарий