Новая статья «Управление документами в информационной системе управления проектами, используемой для государственных закупок» в международном журнале «Управление документами»

Эксперт в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США Энди Поттер (Andy Potter - на фото) в своём посте от 13 марта 2025 года, опубликованном в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами», сообщил следующее:

«В статье «Управление документами в информационной системе управления проектами, используемой для государственных закупок: Исследование операций» (Recordkeeping for project management information system in public procurement: an action research), недавно опубликованной в международном журнале «Управление документами» (Records Management Journal), изучается роль законов, нормативных актов и стандартов в формировании практики управления документами в информационных системах управления проектами (project management information system, PMIS) государственного сектора.

Основные рассматриваемые вопросы:

• Влияние нормативно-правовой базы на управление документами в PMIS-системах,
  
  
• Проблемы приведения систем управления документами в соответствие с требованиями законодательства и политик,
  
  
• Рекомендации по улучшению соответствия законодательно-нормативным требованиям и по повышению эффективности управления документами в государственном секторе.

Полный текст статьи доступен по адресу: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/RMJ-10-2023-0052/full/pdf?title=recordkeeping-for-project-management-information-system-in-public-procurement-an-action-research ».

Речь идёт о 18-страничной статье Массимо Ребульо (Massimo Rebuglio), Филиппо Мария Оттавиани (Filippo Maria Ottaviani) и Альберто де Марко (Alberto De Marco) из Политехнического университета Турина (Италия) «Управление документами в информационной системе управления проектами, используемой для государственных закупок: Исследование операций» (Recordkeeping for project management information system in public procurement: an action research), опубликованной 25 февраля 2025 года на сайте издательства Emerald.

В аннотации на статью отмечается следующее:

Цели: Целью данного исследования является изучение влияния законов, нормативных актов и стандартов (нормативно-методической базы) на внедрение системы управления документами в государственном секторе. Далее предлагается подход к созданию системы управления документами в области государственных закупок, которая соответствует современным парадигмам управления проектами, передовым практикам в сфере информационных технологий и законодательно-нормативным требованиям.

Структура/методология/подход: В данном исследовании методология исследования операций (action research methodology) применялась для внедрения модуля управления документами в информационную систему управления проектами, используемую в итальянском проекте государственных закупок. Исследование включало картографирование существующих информационных потоков, анализ потребностей и ограничений заинтересованных сторон, а также разработку, тестирование и анализ подходов и инструментов управления проектами.

Результаты: Что касается влияния нормативно-методической базы, национальные законы устанавливают параметры удобства использования и определяют подлежащий хранению контент, - однако часто упускают из виду методы и форматы хранения. Форматы обмена данными диктуются традициями, что существенно влияет на эффективность хранения и поиска, и изменить эти традиции проблематично. В контрактах устанавливаются требования к контенту, и они могут стандартизировать используемые сторонами форматы. Стандарты [управления документами – Н.Х.] устанавливают основополагающие принципы, обеспечивающие сохранение документами подлинности, отыскиваемости и пригодности к использованию с течением времени. Предлагаемый подход к преодолению существующих ограничений предполагает внедрение информационных систем на нескольких уровнях.

Практическая отдача: В данном исследовании предлагается типовой подход к обеспечению эффективного управления документами в сфере государственных закупок. Его использование может привести к экономии средств, сокращению усилий на работу с документами и к более быстрому доступу к критически важным данным. В плане предлагаемых политик, также обсуждается вопрос о том, как контракты могут решить эти проблемы «в первоисточнике», заставляя использовать подходящие форматы для обмена данными, относящимися к управлению проектами.»

Источники: сайт LinkedIn / сайт издательства Emerald
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7305587501367242773
https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/rmj-10-2023-0052/full/html#sec010