Что входит в число 10 наиболее приоритетных вещей, если Вы хотите, чтобы сотрудники реально использовали Вашу систему управления документами?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 11 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Что входит в число 10 наиболее приоритетных вещей, если Вы хотите, чтобы сотрудники реально использовали Вашу систему управления документами? Это:

1. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

2. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

3. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

4. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

5. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

6. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

7. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

8. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

9. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

10. Удобство использования, эффективность и продуктивность.

Если Вы сосредоточите внимание на чём-то ином, то, вероятно, сотрудники не будут использовать Вашу систему.

Это не означает, что Вы не можете выполнять функциональную классификацию документов (пусть даже это подрывает использование системы на практике).

Это не означает, что Вы не можете требовать ввода метаданных (хотя исторический опыт показал, что это также подрывает использование системы на практике).

Это просто означает, что Вы должны задать себе следующий вопрос, прежде чем что-либо внедрять в системе: Улучшает ли это нововведение удобство, эффективность и продуктивность работы пользователя (user experience)?

Важная особенность, связанная с этим вопросом, заключается в том, что Вы сами не сможете на него ответить; и сотрудник, который должен будет выполнять работу, также не сможет ответить на данный вопрос в период проектирования.

Когда людей спрашивают, хотят ли они чего-то, звучащего так, как будто им следует этого хотеть (особенно когда вопрос затрат не поднимается) – они склонны ответить «да». Впоследствии им приходится платить за это «удовольствие», а поскольку о затратах становится известно после принятия проектных решений, им приходится с этим чем-то жить.

Вот почему так много «хороших проектов» терпят неудачу при реализации. Проектные решения выбирают не те люди, которым приходится впоследствии ежедневно расплачиваться за эти решения своими усилиями.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/priorities-1-10-when-you-need-a-person