Инновации - и почему управлению документами грозит исчезновение

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 28 декабря 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Один из уроков последних 20 лет заключается в том, что подходы к управлению документами на основе исполнения законодательно-нормативных требований не работают, а если и работают, то только в очень ограниченном числе ситуаций. Если Вы находитесь на государственной службе (как почти все мои клиенты), то Вы не попадаете в число этих ситуаций, потому что Вам нужно, чтобы все сохраняли всё.

Мой комментарий: Пожалуй, я не соглашусь со столь категоричной формулировкой – в любой организации как минимум часть усилий по управлению документами всегда связана с исполнением законодательно-нормативных требований, и, я бы сказала, в государственном секторе на это обращают больше внимания, чем в частном. Однако действительно верно то, что есть предел, дальше которого пройти на одной только идее соблюдения установленных требований трудно.

В рамках одной конкретной типологии инноваций выделяются два разных типа инноваций:

• Непрерывные (мы о таких говорим «эволюционные» - Н.Х.) – это тип инноваций, которые позволяют Вам продолжать делать то, что Вы всегда делали, но дают возможность делать это немного лучше;
  
  
• Прерывающие (у нас «революционные». «трансформирующие» - Н.Х.) – это тип инноваций, которые требуют от Вас осуществления перемен для того, чтобы получить от них отдачу; они также могут получить широкое распространение, заменяя то, что было до них чем-то иным.

Вопрос, который я хочу задать, заключается в следующем: Что мотивирует инновации? Когда текущие практики по-прежнему работают - это желание стать лучше. Когда нынешние практики не работают, мотивацией должно быть желание восстановить некоторый уровень эффективности.

Проблема с изменениями заключается в том, что когда ныне используемые методы не работают, непрерывные инновации – не вариант, поскольку непрерывные инновации позволяют Вам действовать как прежде, но быстрее и эффективнее.

Когда прежние методы не работают, было бы безумием пытаться внедрять непрерывные инновации – это означало бы делать то же самое немного более эффективно, ожидая при этом других результатов.

Внедрение инноваций ради того, чтобы более эффективно получать плохие результаты — это отличный способ сказать Вашей организации: «Давайте нам меньше денег». Кстати говоря, а что сейчас происходит со степенью захвата документов и бюджетами на управление документами в большинстве организаций?

Когда прежние методы не работают, единственный разумный выход - найти какой-то иной способ достижения желаемого Вами результата. Это прерывающие, трансформирующие инновации. Проблема здесь в том, что подобные инновации означают, что Вам по большому счёту нужно освоить новую работу.

Если Вам требуются трансформирующие инновации, это означает, что работа, которую Вы умеете делать, более не соответствует поставленным целям и задачам.

Лично я считаю, что мы находимся в такой точке, где трансформирующие инновации – это единственный путь вперёд.

Свидетельством тому может служить степень эффективности традиционных моделей, хорошей оценкой которой является степень полноты захвата документов в системы управления документами.

Многие верят в то, что если мы просто реализуем тот же подход в новой системе, то всё получится. Это противоречит задокументированным результатам многих сотен реализованных за последние два десятилетия изменений в системах, которые не оказали никакого воздействия – за исключением того, что они ухудшили ситуацию для людей, которым действительно нравилась старая система.

Поэтому я считаю, что нам нужны именно трансформирующие инновации.

Некоторые будут возражать против этого, потому что для них управление документами - это набор неприкасаемых и не подлежащих изменению практик (несмотря на то, что они во многих случая были изобретены лишь в течение последние 50 лет).

Вопрос, который, как я полагаю, мы должны задать себе как профессиональная группа. это: «Зачем мы существуем?». Существуем ли мы для того, чтобы помочь передать нужную информацию нужным людям в нужное время и с нужным уровнем качества?

Или же смысл нашего существования в том, чтобы положить Ваши документы вот сюда, с тем, чтобы мы могли вручную устанавливать им сроки хранения и делать вид, что наши организации действительно позволят нам наказывать сотрудников, когда документы окажутся не там, где предполагается?

Если суть нашей профессиональной деятельности основана на силе правильной информации, то трансформирующие инновации вполне уместны, а управление документами имеет светлое будущее, - потому что конкретные подходы не имеют значения, когда речь идёт о цели или основной задаче.

Если всё дело заключается в достижении главной цели, то способ её достижения не имеет значения.

Это означает, что мы можем воспринять стратегическое управление информацией (information governance), оперативное и стратегическое управление данными, информационную архитектуру, искусственный интеллект и еще полсотни вещей, которые в настоящее время не входят в наш репертуар - потому что единственное, что по-настоящему важно, это правильная информация в нужном месте и в нужное время.

Все, что не обеспечивает этого, может уйти.

Теперь я поясню провокационное утверждение в заголовке данного поста.

В «Гарвардском деловом обозрении» (Harvard Business Review, HBR) была опубликована отличная статья о секретах реализации стратегий, в которой выделяются факторы, в наибольшей степени влияющие на реализацию стратегии. Какой же фактор там назван в качестве самого важного? - «Убедиться, что информация поступает туда, куда она должна попасть». Там ничего не говорится о специализированных EDRMS-системах для управления документами и контентом. Если Вам интересно, то вот ссылка на эту статью: https://hbr.org/2008/06/the-secrets-to-successful-strategy-execution .

На самом деле вопрос должен ставиться следующий: Хотите ли Вы помочь своей организации успешно работать? Если да, то у Вашего варианта управления документами есть будущее, и это будущее строится вокруг ценности правильной информации.

Если же Вы считаете, что какой-то элемент практики управления документами важнее, чем помощь Вашей организации в обеспечении успешности её деятельности, то я думаю, что Ваше будущее - это всё меньшие и меньшие бюджеты, и все большее и большее разочарование. И однажды наступит день, когда выделенных средств не хватит даже для Вас самого.

Обеспечение наличия правильной информации в нужном месте, в нужное время и на нужном уровне качества - это как прошлое, так и будущее управления документами.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/innovation-and-why-records-management