С учетом особенностей комплектования нотариальных документов, уничтожение документов с истекшими сроками хранения осуществляются в два этапа и регламентируются двумя нормативно-правовыми документами:
- Правила нотариального делопроизводства, утв. приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №394 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22, в разделе XI устанавливают порядок уничтожения нотариусом номенклатурных дел;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утв. приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28.11.2022 N 21/22, в разделе VII. устанавливают правила уничтожения нотариальных документов, иных номенклатурных дел по истечении срока хранения в нотариальном архиве.
Порядок уничтожения дел и документов нотариусами
Срок хранения номенклатурного дела исчисляется в годах, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по делу было окончено. Отбор дел для уничтожения производится нотариусом (п.100).
Номенклатурные дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения (п.101).
Производится полистный просмотр дел. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается. При наличии в деле нотариального документа, срок хранения которого не истек, номенклатурное дело подлежит хранению до окончания срока хранения такого нотариального документа.
Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах (п.102).
Акт подписывается нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.
Отбор документов для уничтожения производится после составления годового раздела электронной описи оконченных производством дел.
Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования комиссии нотариальной палаты, которой проверяется правильность отбора документов (проводится экспертиза ценности документов) (п.103).
На основании экспертизы ценности комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел. В случае принятия комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом.
Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату (п.104).
Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом в течение 30 календарных дней со дня утверждения акта (п.105).
Мой комментарий: Это любопытное требование; таких требований в классическом делопроизводстве нет.
Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов (п.106).
На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.
Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов хранится в делах нотариуса, другой - передается нотариусом в нотариальную палату (п.107).
Порядок уничтожения дел и документов нотариальными архивами
По истечении срока хранения нотариальных документов, установленных «Типовой номенклатурой дел нотариуса», а также сроков хранения иных номенклатурных дел, переданных на хранение в нотариальный архив, установленных «Правилами нотариального делопроизводства», нотариальные документы и иные номенклатурные дела подлежат отбору к уничтожению (п.33).
Определение сроков отбора документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел нотариуса, производится в соответствии с пунктом 9.16 Правил нотариального делопроизводства.
Отбор документов для выделения к уничтожению дел проводится ежегодно путем полистного просмотра дел. Для отбора документов к уничтожению нотариальная палата вправе создать экспертную комиссию по определению научно-исторической ценности нотариальных документов, срок хранения которых может быть увеличен решением нотариальной палаты (п.34).
По истечении срока временного хранения архивные дела уничтожаются по акту (п.35).
Акт о выделении к уничтожению документов составляется работником нотариального архива и утверждается руководителем нотариального архива (п.36).
В картотеке нотариального архива делается отметка о дате и способе уничтожения нотариальных документов (п.37).
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434494
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512
Комментариев нет:
Отправить комментарий