Рекомендации Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас: Электронные документы, системы третьих сторон и контракты, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/09/1.html )

Законы и нормативные акты, регламентирующие управление документами

Местным правительствам и органам исполнительной власти штата следует знать все законы и нормативные акты, касающиеся управления документами (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs ).  Здесь мы приведём лишь несколько выдержек, касающихся электронных документов и третьих сторон – поставщиков решений:

Бюллетень B (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletinb ) требует от органов местной власти следующего:       

• §7.73. Политики и процедуры (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletinb#s73 )
  
  (b) Политики и процедуры местных правительств должны:
  
  (1) Создать компонент активной и непрерывной программы управления документами местного правительства для решения вопросов управления электронными документами, созданными, полученными, сохраняемыми, используемыми, передаваемыми или уничтожаемыми в электронном виде, включая электронные документы, которые хранятся и/или управляются третьими сторонами - хранителями или иными внешними организациями;
  

• §7.74. Минимальные требования ко всем электронным документам ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletinb#s74 )
  
  (а) Каждое местное правительство должно:
  
  (1) Управлять электронными документами в соответствии с программой управления документами местного правительства и перечнем видов документов с указанием сроков их хранения, независимо от формата, системы или места хранения;
  
  (2) Сохранять за собой право собственности и ответственность за электронные документы вне зависимости от их происхождения или местонахождения, включая (но не ограничиваясь ими) внешние системы электронных документов, сторонних хранителей и платформы социальных сетей;
  
  (9) Требовать от всех сторонних хранителей документов предоставления местным органам власти описания своих планов обеспечения непрерывности деловой деятельности и/или её восстановления после катастроф, касающихся защиты важнейших документов местного правительства.
  

Бюллетень 1 (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin1 ) требует от органов исполнительной власти штата:

• §6.93. Политики и процедуры ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin1#s93 )
  
  1) Требуемые данным разделом политики и процедуры органа исполнительной власти должны включать следующие элементы:
  
  (A) Создать компонент активной и непрерывной программы управления документами органа исполнительной власти для решения вопросов управления электронными документами штата, включая управление электронными документами, созданными, полученными, сохраняемыми, используемыми, передаваемыми или уничтожаемыми в электронном виде, - включая электронные документы штата, находящиеся в распоряжении органа исполнительной власти, поставщиков или иных третьих сторон (например, телекоммуникационных компаний, социальных сетей и т.д.);
  

• §6.94. Минимальные требования ко всем электронным документам штата (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin1#s94 )
  
  (а) Каждый орган исполнительной власти штата обязан:
  
  (1) Управлять электронными документами штата в соответствии с программой управления документами государственного органа исполнительной власти и сертифицированным перечнем видов документов с указанием сроков хранения,  независимо от формата, системы или места хранения;
  
  (2) Сохранять за органом исполнительной власти штата права собственности и ответственность за документы штата, вне зависимости от их происхождения или местонахождения, включая (но не ограничиваясь ими) сервисы облачных вычислений и сайты социальных сетей;
  
  (9) Требовать от всех сторонних хранителей документов предоставления органу исполнительной власти штата описания своих планов обеспечения непрерывности деловой деятельности и/или её восстановления после катастроф в части защиты важнейших документов штата, принадлежащих органу исполнительной власти штата.
  

• §6.95. Дополнительные требования к архивным, постоянного хранения и важнейшим электронным документам штата (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin1#s95 )
  
  (4) Важнейшие документы: важнейшие электронные документы штата должны быть охвачены специальными положениями в политиках и процедурах управления документами органа исполнительной власти штата, а орган исполнительной власти и его программа управления документами должны:
  
  (E) Требовать ото всех третьих сторон - хранителей документов, хранящих документы от имени органа исполнительной власти, предоставления этому  органу исполнительной власти описания своих планов обеспечения непрерывности деловой деятельности и/или её восстановления после катастроф в части защиты важнейших электронных документов штата, принадлежащих органу исполнительной власти штата.
  

Заключительные советы

1. Знайте и понимайте детали условий расторжения Вашего контракта. Благодаря этому будет ясно, насколько удобным или сложным может оказаться переход в систему нового поставщика, если Ваше местное правительство или орган исполнительной власти решат, что это лучший вариант действий.

2. Убедитесь, что выбранная Вами система позволяет без проблем соблюдать положения законов и нормативных актов местного правительства и органов исполнительной власти по вопросам управлению документами (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs ).

3. Убедитесь, что Ваш контракт не оставляет никаких сомнений в том, что Ваше местное правительство либо орган исполнительной власти является владельцем своих документов.

4. Консультируйтесь со своим юридическим отделом и ИТ-отделом:

• При принятии решения о выборе поставщика для управления Вашими электронными документами:
  
  
• Насколько легко или сложно будет управлять нашими документами с помощью этой системы (например, проводить упорядочение документов, устанавливать сроки хранения, выполнять уничтожение или передачу по истечении сроков хранения, маркировать или индексировать документы для целей их легкого отслеживания и поиска определенных документов, и т.д.)?
  
  
• Насколько легко или сложно нам будет перенести наши документы из системы одного поставщика в систему другого, если мы захотим использовать нового поставщика?
  
  
• Для подготовки контракта, который подходи Вашему местному правительству или органу исполнительной власти;
  
  
• При решении проблем в случаях, когда контракт или система поставщика не соответствуют требованиям.

Полезные ресурсы:

• Налаживание взаимоотношений между службами управления документами и ИТ (Building the Relationship Between RM and IT, TSLAC, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/08/building-the-relationship-between-rm-and-it/ );
  
  
• Ресурсы для разработки политик (Policy Development Resources, https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin1resources#policies );
  
  
• Язык положений контрактов, касающихся управления документами (Records Management Language for Contracts, Национальные Архивы США, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/records-mgmt-language );
  
  
• Раздел сайта Департамента информационных ресурсов штата с предварительно одобренными государственными контрактами штата Техас (DIR Site for Pre-approved State Contracts, https://dir.texas.gov/search?collection=dir-search&query=Records+Management+Services ).

Как Вы думаете, что было бы полезно добавить в приведенный выше контрольный список? Расскажите о том, что сработало для Вас, а также напишите любые другие замечания и предложения, которые Вы хотели бы предоставить TSLAC, в разделе комментариев под данным постом.

Мэрайя Фрид (Maria Freed) и Сара Свенсон (Sarah Swanson)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/09/electronic-records-third-party-systems-and-contracts/