Рекомендации Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас: Электронные документы, системы третьих сторон и контракты, часть 1

Данная заметка аналитика Мэрайи Фрид (Maria Freed, на фото слева) и руководителя юридической службы Сары Свенсон (Sarah Swanson, на фото справа) была опубликована 7 сентября 2021 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата).

  Мэрайя Фрид и Сара Свенсон

Приведенные ниже рекомендации не являются официальными советами юриста. Они предназначены для того, чтобы предоставить информацию общего характера в качестве ресурса для групп управления документами.

Найдите минутку, чтобы подумать о системах, которые Ваши местное правительство или орган исполнительной власти используют для управления своими электронными документами.

Как могла бы выглядеть Ваша идеальная система управления электронными документами и контентом (Electronic Document and Records Management System, EDRMS)? Может быть, чего-то недостаёт в Вашем контракте с поставщиком EDRMS-решения? Как Вы думаете, что Вам хотелось бы видеть в контракте с поставщиком EDRMS-решения, когда Вы в следующий раз будете закупать новую систему? На какие вещи Вы обращаете внимание или требуете в своём контракте с поставщиком EDRMS-решения, чтобы не оказаться заложником системы, которая не сможет эффективно работать в интересах Вашего местного правительства или органа исполнительной власти?

Как Вы понимаете, эти те вопросы, что лежат на поверхности и представляют собой только часть всех соображений, которые Вы можете учесть при принятии решения о том, что лучше всего подойдёт для управления Вашими документами, и о том направлении, в котором должна двигаться Ваша группа по управлению документами. Чтобы подготовиться к выбору новой EDRMS-системы или к проведению переоценки системы и контракта, которые у Вас, возможно, уже есть, используйте в качестве стартовой точки приведенный ниже контрольный список, с тем, чтобы обдумать и спланировать свои следующие шаги.

Мой комментарий: в контрольном списке перечислены положения и формулировки, которые желательно иметь в контракте с поставщиком EDRMS-системы.

Контрольный список для оценки контрактов

- Контракт охватывает вопросы обеспечения безопасности документов

• Лицами, имеющими доступ к документам, являются …
  
  
• Доступ предоставляется [кем именно]…
  
  
• Лицами, имеющими право вносить изменения, являются…
  
  
• Поставщик обязан информировать нас в [указываются сроки] о взломах системы безопасности...
  
  
• Что касается резервных копий, поставщик обязуется…
  
  
• Что касается восстановления после катастроф, поставщик обязуется…

- В контракте признается, что местное правительство (или орган исполнительной власти штата) является владельцем документов, имея на них все права

• Формулировка положения контракта, касающегося прав собственности местного правительства (или органа исполнительной власти штата), не допускает какого-либо двоякого толкования;
  
  
• Местное правительство (или орган исполнительной власти штата) может легко провести уничтожение (либо передачу на архивное хранение) своих документов, включая любые существующие резервные копии;
  
  
• Местное правительство (или орган исполнительной власти штата) может легко установить сроки хранения документов на основе соответствующего перечня видов документов с указанием сроков их хранения.

- В контракте недвусмысленно говорится о том, что именно поставщик будет делать, если местному правительству (или органу исполнительной власти штата) потребуется функциональная возможность или индивидуализированный сервис, позволяющие ему лучше управлять своими документами.

- Положения о порядке расторжения контракта также охватывают следующие потребности:

• На случай, если местное правительство (или орган исполнительной власти штата) не планирует продлевать контракт (или уже достигнуто максимальное количество продлений), в тексте контракта чётко сказано о том, что произойдёт с документами по истечении контракта;
  
  
• На случай, если местное правительство (или орган исполнительной власти штата) досрочно расторгнет контракт, в тексте контракта чётко сказано о том, что произойдёт с документами;
  
  
• Местное правительство (или орган исполнительной власти штата) по-прежнему сможет легко находить и извлекать свои документы, если произойдет одно из упомянутых выше событий:
  
  
• В контракте чётко сказано, каким образом местное правительство сможет безопасно и полностью извлекать и передавать свои документы;
  
  
• В контракте четко сказано, когда местное правительство (или орган исполнительной власти штата) сможет получить все свои документы (например, «Агентство X получит все свои документы в [чёткие временные рамки]»).

- Контракт, где это применимо, учитывает или соответствует законам и нормативным актам по вопросам управления документами местного правительства или органа исполнительной власти штата (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs ).

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/09/2.html )

Мэрайя Фрид (Maria Freed) и Сара Свенсон (Sarah Swanson)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/09/electronic-records-third-party-systems-and-contracts/