Два механизма: экспертиза ценности и обеспечение доступности - и ограниченность вычислительной доступности архивных материалов (1)

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 3 августа 2026 года в социальной сети Substack.

Искусственный интеллект обещает трансформировать поиск сведений в архивах и их извлечение. В то же время любая система ИИ, созданная на основе архивных фондов, наследует решение, о котором не вспоминает почти никто из тек, кто дискутирует от ИИ: большинство документов были уничтожены ещё до того, как архив мог их увидеть. Поэтому будущее вычислительной доступности (computational access) ограничено не технологиями поиска, а результатами экспертизы ценности документов – но и сама экспертиза ценности теперь становится вычислительной.

В этом и заключается основная мысль. Остальная часть данного эссе объясняет, почему это так; почему эта тема не привлекала внимания; и почему в итоге происходит переформулирование вопроса, который определит следующие двадцать лет цифровых архивов.

В этом эссе я использую термин «вычислительный» для обозначения систем, которые делают нечто большее, чем просто извлекают документы: они делают заключения и выводы и/или осмысливают взаимосвязи между документами - посредством использования структурированных запросов, графов знаний, извлечения сущностей и машинного обучения.

Четыре концепции доступа

Традиционная архивная теория различает физический и интеллектуальный контроль. Впоследствии появляется иная концепция, относящаяся не тому, как архивисты контролируют документы и управляют им, а к тому, как исследователи получают доступ к этим документам.

С течением времени подход Национальных Архивах США (NARA) к обеспечению доступности эволюционировал, и за это время сменились четыре различных представления о том, что значит «получить доступ к документу», - каждое из которых скорее накладывается поверх предыдущего, чем заменяет его.

• Первая концепция – физический доступ: существуют научно-справочный аппарат и читальные залы; исследователь приезжает в место хранения документов и использует бумажный справочный документ-суррогат для отыскания нужного короба с документами.
  
  
• Вторая концепция – описательный доступ: эти справочные документы-суррогаты становятся доступными онлайн – это Каталог архивных исследований (Archival Research Catalog), выведенный из эксплуатации в 2013 году; это прототип системы публичного онлайн-доступа (Online Public Access), который пришёл ему на смену; и, наконец, полностью перестроенный Каталог Национальных Архивов США (National Archives Catalog), запущенный в эксплуатацию в ноябре 2022 года и использующий систему идентификаторов Национальных Архивов (National Archives Identifier).
  
  Примечание: О преемственности от Каталога архивных исследований (закрытого в 2013 году) через прототип системы публичного онлайн-доступа к Каталогу Национальных архивов (заработавшему в ноябре 2022 года), и о роли идентификатора Национальных Архивов см. веб-страницы сайта Национальный Архивов «О Каталоге Национальных Архивов» (The National Archives Catalog - About, https://www.archives.gov/research/catalog/about и «Расширения Каталога Национальных Архивов» (National Archives Catalog Enhancements, https://www.archives.gov/research/catalog/ngc-preview ).
  
  
• Третья концепция – цифровой доступ: доступ не к описанию документа, а к самому цифровому объекту, пригодному для долговременного сохранения и предоставляемому через хранилище «Электронного архива документов» (Electronic Records Archives, ERA – система электронного архива Национальных Архивов США – Н.Х.).
  
  
• Четвертая концепция, продвигаемая сейчас - это вычислительный доступ: графы знаний, извлечение сущностей, выявление связей, машинное мышление. Доступ здесь уже не к документам, а к взаимосвязям между документами.

Это последовательное развитие действительно работает. Оно надлежащим образом исторически позиционирует систему ERA - не конечную точку цифрового архивирования, а как мост между описательным и вычислительным доступом к архивным материалам. Оно также позволяет понять проблемность текущей ситуации, когда от каждого инструмента поиска и раскрытия, включая ИИ, требуется работать исключительно с описательными метаданными.

Одна из особенностей текущего момента будет иметь существенное значение на протяжении всего последующего текста эссе. Формирующие архив системы используют общие идентификаторы, а не единое понимание. Каждая из этих систем сохраняет собственное представление об архивных фондах, но ни один из слоёв не моделирует связи между ними. Последствия такого архитектурного выбора становятся очевидными только тогда, когда мы задаемся вопросом, на основе чего на самом деле рассуждает ИИ.

Но в этой четырехуровневой истории есть ещё «нижний этаж», который никогда не упоминается - и, как мы увидим далее, очевидный ответ на это рассуждения данного эссе заключается в том, что этот «нижний этаж» сам по себе может быть «поднят» в граф. Запомните это возражение; оно правильное, и я к нему вернусь. Сначала поговорим о базовых вещах на «нижнем этаже».

Экспертиза ценности: вселенная, поверх которой работает система доступа

Прежде чем сможет начать функционировать любой из четырех видов доступа, сначала принимается решение о том, подлежит ли документ постоянному хранению. Принятие таких решений не является ещё одним «слоем» доступа; они формируют ту вселенную, в рамках которой будет работать впоследствии любая технология доступа. В практике США эти решения фиксируются в виде указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (и сформированных из них перечней) – это авторизующие уничтожение/передачу решения, снабжённые идентификаторами с префиксом DAA (при обработке через подсистему управления сроками хранения в системе ERA). 

Примечание: Об идентификаторах решений, авторизующих уничтожение/передачу, о перечнях видов документов с указанием сроков хранения и подсистеме управления сроками хранения системы ERA см. 

• страницу веб-сайта Национальных Архивов США, «Идентификатор указания по срокам хранения» (Disposition Authority Number, https://www.archives.gov/research/catalog/lcdrg/elements/disposition-authority-number ;
  
  
• страницу ««Перечни и указания по срокам хранения» (Records Control Schedules, https://www.archives.gov/records-mgmt/rcs );  и
  
  
• глоссарий NARA терминов по управлению документами (NARA Records Management glossary, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/rm-glossary-of-terms.pdf ).

Здесь важна предыстория развития конкретной системы, поскольку она объясняет, почему система выглядит именно так. Система ERA не стала заново изобретать экспертизу ценности для цифровой эпохи. Она компьютеризировала «аналоговую» модель экспертизы ценности, которую Национальные Архивы США совершенствовали на протяжении ряда десятилетий, - сохранив предположения о долговечности, происхождении и уничтожении/передаче на архивное хранение, которые десятилетиями определяли проведение экспертизы ценности в органах федерального правительства США оценку, и транслировав их в машиночитаемые рабочие процессы. Архитектура унаследовала эту философию в неизменном виде.

(Продолжение следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-two-machines