Электронные документы в Центральном аппарате Казначейства

Постепенно федеральные ведомства начинают «перерабатывать» свои инструкции по делопроизводству и согласовывать их новые версии с Росархивом. Приказом Казначейства РФ от 03 ноября 2010 года № 287 была утверждена «Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства» (документ согласован с Росархивом 18 октября 2010 года).

В данном случае меня интересовали, прежде всего, вопросы организации работы с электронными документами, а также насколько регламентация работы с электронными документами в инструкции «стыкуется» с обязательными требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Новшества традиционно начинаются с расширения понятийного аппарата. Федеральное казначейство ввело дополнительные термины «электронный документ» и «электронное письмо (электронное сообщение)», которые в Правилах отсутствуют:

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭЦП;

В отличие от «Правил», в которых все положения о работе с электронными документами выделены в самостоятельный раздел, в инструкции Казначейства регламентация работы с электронными документами сквозная. Думаю, что это связано с тем, что в Центральном аппарате Казначейства уже внедрена автоматизированная система документооборота (ППО АСД). Работа с документами идет в основном через неё, и, соответственно во всех разделах инструкции говорится о том, как выполнять соответствующие операции в ППО АСД (или дается ссылка на Технологический регламент работы с документами в ППО АСД центрального аппарата Федерального казначейства). Ниже приведено несколько примеров:

3.2.15. Виза. … В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа, либо на отдельном листе (листах).

3.2.20. Указания по исполнению документа. … Указания по исполнению могут выдаваться в форме электронных сообщений, подписанных ЭЦП.

3.2.21. Отметка о контроле документа. … Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль Срок исполнения" или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в РКК.

Инструкцией также установлено, что вся внутриведомственная переписка (аналитические, докладные и служебные записки) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается ЭЦП, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями «Технологического регламента работы с документами в ППО АСД центрального аппарата Федерального казначейства» (п.4.6.4.), - т.е. внутренний документооборот в Центральном аппарате Казначейства электронный. На бумаге оформляются только объяснительные записки, что также вполне понятно: их, чаще всего, пишут при разборе конфликтных ситуаций и расследовании различных нарушений, которые могут повлечь за собой дисциплинарные взыскания - а это Трудовой Кодекс и (пока что) классическое бумажное делопроизводство.

Инструкция устанавливает, что доставка и отправка документов осуществляется различными способами (п.5.1.6.):

• Почтовой связью,
• Фельдъегерской связи,
• Курьером (нарочным),
• Посредством ППО АСД,
• Системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Интересно, что использование электронной почты в качестве средства доставки не предусмотрено.

Регистрация документов и контроль их исполнения осуществляются в ППО АСД. Документы на рассмотрение могут передаваться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (п. 5.5.10.). Предусматривается, что все сотрудники аппарата работают в системе электронного документооборота с документами; исключение делается только для некоторых начальников управлений ЦА.

5.5.11. Начальники управлений центрального аппарата Федерального казначейства (далее - начальники управлений) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы делопроизводителю.

В случае, если начальник управления не работает самостоятельно в ППО АСД, не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя делопроизводителя.

Делопроизводитель вносит в РКК в ППО АСД указания по исполнению, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

5.5.12. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносятся в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем посредством составления отчета об исполнении.

Все процессы работы с отправляемыми документами также осуществляются в ППО АСД (п. 5.6.4.):

• исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в ППО АСД, присоединяет файл документа к РКК, визирует проект документа и отправляет его на согласование, а затем на подписание;
  
  
• отправку документов осуществляет работник отдела документооборота.

Дублирование отправки документа на бумажном носителе допускается только по согласованию с руководством Административного управления. Документы с пометкой «Для служебного пользования» отправляются только на бумажном носителе.

Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляются исполнителями в структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства (п. 5.9.1.).

Регистрация приказов нормативного характера, по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам также осуществляется в ППО АСД (п. 5.9.8.), к регистрационной карточке прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой «Для служебного пользования» и приказов об утверждении штатного расписания).

Рассылка приказов по структурным подразделениям центрального аппарата Федерального казначейства осуществляется в электронном виде по ППО АСД (п. 5.9.9.)

Аналогично проводится регистрации и рассылка протоколов совещаний у руководства Федерального казначейства и протоколов заседаний Коллегии Федерального казначейства (п.5.9.11.).

Особенности работы с электронными документами в ЦА Федерального казначейства

Большинство соответствующих положений «Правил делопроизводства в ФОИВ» в этот раздел Инструкции или не вошло, или же они были изменены.

Инструкция содержит перечень документов, которые в центральном аппарате Федерального казначейства относятся к электронным документам

7.1. К электронным документам в центральном аппарате Федерального казначейства относятся:

• документы, поступающие и отправляемые в управления Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации по ППО АСД;
• документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в ППО АСД путем сканирования;
• документы, поступившие по системе МЭДО;
• внутриведомственные документы.

П. 40. «Правил» о том, что «прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства» изменен. В Казначействе служба делопроизводства отвечает только за работу с документами, поступающими по ППО АСД и системе МЭДО, а внутриведомственные электронные документы регистрируются и отправляются децентрализовано.

7.2. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД и системе МЭДО, осуществляется централизованно Отделом документооборота.
Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляются непосредственно исполнителями или делопроизводителями.

Отделом документооборота сканируются только документы, подлежащим докладу руководителю Казначейства, а остальные поступающие на бумажных носителях документы сканируются работниками приемных заместителей руководителя и делопроизводителями (п.7.3.). После сканирования документа, электронный образ подписывается ЭЦП работника, выполнявшего сканирование (п.7.4.). Электронные документы, создаваемые в Федеральном казначействе, подписываются ЭЦП должностного лица, подписавшего документ.

Уточнен и п. 41 «Правил», предусматривающий, что проверку всех ЭЦП при получении документов осуществляет служба ДОУ. В Казначействе отдел документооборота проверяет подлинность ЭЦП документа только при получении и отправке электронных документов в Управления Федерального казначейства (УФК) по субъектам Российской Федерации (п.7.6.). При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности ЭЦП осуществляется делопроизводителем или сотрудником-получателем документа.

Таким образом, по сравнению с «Правилами», положения Инструкции куда лучше отражают реальную практику работы с электронными документами.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Казначейства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы» (п.7.12.), - т.е. предусматривается, что электронные документы будут формироваться в самостоятельные дела. С моей точки зрения, такой подход имеет право на существование, но, как показывает практика, чисто электронный документооборот пока что встречается очень редко, и ведомствам приходится одновременно работать как с электронными, так и бумажными документами. Если полный комплект документов по тому или иному вопросу будет смешанным, то ведомствам придется решать вопрос о том, как обеспечить полноту комплекта документов, и как его хранить.

Мой комментарий: Совершенно понятно, почему пришлось вносить изменения в ряд положений «Правил делопроизводства в ФОИВ», регламентирующих работу с электронными документами – многие из них или невыполнимы, или мешают эффективной работе ведомства. Факт, тем не менее, остается фактом: некоторые положения Инструкции противоречат Правилам делопроизводства, утвержденным постановлением Правительства РФ, которое имеет бóльшую юридическую силу. Соответственно, у ведомства возникают определенные правовые риски.

Представляется, что в сложившейся ситуации было бы правильно срочно внести изменения в положения «Правил», с тем, чтобы они не мешали ведомствам организовывать делопроизводство оптимальным для них образом.

Источник: Консультант +
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=495633;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=D0BFC2FDC56E2BFFCE3238DDB47C27DD