Ответ на вопрос коллеги: Кого можно уполномочить утверждать номенклатуру дел?

Вопрос: Как уполномочить и кого можно уполномочить утверждать номенклатуру дел Общества, описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, акты о выделении к уничтожению документов Общества?

По правилам (77-й приказ) это делает руководитель организации или уполномоченное им лицо. У нас Генеральный директору подчиняется по этому направлению деятельности начальник управления делами (по этому вопросу никаких замов директора нет), и он же является и председателем ЭК Общества.

Будет ли корректно издать приказ за подписью Генерального директора, в котором уполномочить начальника управления делами утверждать вышеперечисленные документы? Можно ли при этом начальника управления делами оставить председателем ЭК Общества? Не лучше ли оставлять соответствующие полномочия за Генеральным директором?

Ответ: Начну с того, что, согласно современному законодательству, допускается делать всё, что явным образом не запрещено. Отмечу также, что простого запрещения «по жизни» тоже недостаточно – должны быть и наказание либо иные негативные последствия в случае неисполнения запрета, иначе запрет превращается в пустой звук (и именно поэтому введение новых ограничивающих положений в законодательство обычно сопровождается введением соответствующих новых статей в КоАП). Явного запрета на делегирование полномочий на утверждение номенклатуры дел нет – и, откровенно говоря, такой запрет выглядел бы комично, поскольку допускается делегирование куда более серьёзных полномочий, связанных, например, с деньгами и материальными ценностями.

В новых Правилах по поводу утверждения номенклатуры дел сказано следующее:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77

11. … Номенклатура дел …  утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

Соответственно, в каждой конкретной организации при принятии решения о том, кто из руководителей будет утверждать номенклатуру дел, нужно исходить из деловых потребностей организации, возможных рисков и желания первого лица участвовать в этом процессе. Если первое лицо загружено более важными вопросами и не имеет ни компетенции, ни желания заниматься вопросами делопроизводства или же контролировать это направление деятельности, то имеет смысл подумать о делегировании соответствующих полномочий кому-то из нижестоящих руководителей, и начальник управления делами здесь является одной из возможных кандидатур.

С точки зрения рисков, номенклатуры дел куда менее интересны для первого лица, чем, например, акты на уничтожение документов.

С моей точки зрения, совмещать обязанности по утверждению номенклатуры дел и председательство в экспертной комиссии не совсем правильно ввиду возникающего конфликта интересов – однако ничто не запрещает поступить и таким образом. Но всё же я бы рекомендовала подобного совмещения избегать.

Что касается участия первых лиц в решении вопросов делопроизводства и архивного дела в целом, то, как мне кажется, службе управления документами или архиву лучше всего быть в подчинении руководителя, который, с одной стороны, ясно понимает, зачем нужна качественная работа с документами в организации и какую деловую отдачу она даёт, а с другой – в состоянии добиться выделения архивистам и делопроизводителям необходимых им ресурсов.