Специалисты по управлению документами и архивисты играют критически-важную роль в управлении информацией, обеспечивая долговременную сохранность документов и доступ к ним.
Из-за различия в своих целях и обязанностях, однако, они могут смотреть друг на друга с разных точек зрения. Изучение этих различных точек зрения, понимание имеющихся у каждой профессии своих отличающихся пользователей, и углубленное изучение их уникальных определений понятий «доказательства» и «доказательная ценность» позволяют повысить эффективность каждой из этих дисциплин.
Слом стереотипов
Специалисты по управлению документами и архивисты часто воспринимают друг друга на основе предвзятых представлений, сформировавшихся ввиду характера их собственной работы. Специалисты по управлению документами могут воспринимать архивистов как коллекционеров документов, с сохранением которых связаны потенциальные риски и затраты. С их точки зрения может показаться, что архивисты накапливают и обеспечивают долговременную сохранность документов, которые больше не нужны для непосредственной деловой деятельности и которые потенциально расходуют ценное пространство хранения и другие ресурсы. Такая точка зрения может привести к напряженности в отношениях и к недооценке долгосрочной исторической ценности документов, которые архивисты стремятся сохранить.
Архивисты могут смотреть на специалистов по управлению документами как на людей, которые блокируют доступ к ценным документам. То, что специалисты по управлению документами основное внимание обращают на своевременное уничтожение документов, может привести к тому, что они будут отдавать приоритет неотложным деловым потребностям в ущерб обеспечению долговременной сохранности документов, имеющих историческую или культурную ценность. Такое восприятие может привести к появлению у архивистов ощущения, что специалисты по управлению документами упускают из виду важность определённых документов и их потенциальное влияние на будущие знания.
Доказательства или понимание
Различия между специалистами по управлению документами и архивистами также проявляют себя в составе пользователей, которых они обслуживают, и в информации, которую те ищут.
Специалисты по управлению документами обслуживают пользователей, которым нужны доказательства и сведения. Этим пользователям требуются хорошо организованные документы с высокой степенью целостности, которые можно использовать в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств или для поддержки принятия административных решений.
Архивисты, напротив, обслуживают пользователей, ищущих знания о прошлых событиях, людях и организациях. Этих пользователей интересует исторический и культурный контекст документов; они хотя получить представление о событиях, которые привели к созданию документов, и о более широком влиянии, которое эти события могли оказать на общество. Архивисты предоставляют исторические повествования и обеспечивают более глубокое понимание хранимых ими документов, выходя за рамки непосредственной деловой ценности документов.
Объединение точек зрения
Специалисты по управлению документами и архивисты по-разному определяют понятия «доказательства» и «доказательная ценность». Специалисты по управлению документами под доказательствами понимают документы, обладающие достаточной целостностью для того, чтобы допускаться в суде в качестве надлежащих доказательств и/или соответствовать законодательно-нормативным требованиям. Обеспечение аутентичности и надёжности документов имеет ключевое значение для их использования в судебных разбирательствах или при принятии административных решений.
Архивисты, с другой стороны, определяют понятие «доказательства» в более широком культурно-историческом контексте. Они считают, что документы дают представление о событиях, которые привели к их созданию, проливая свет на вовлечённых в эти события людей, общества и организации. Доказательная ценность документов заключается в их культурной значимости, исторической релевантности и социальном воздействии. Архивисты стремятся сохранить документы, которые способствуют более глубокому пониманию нашего коллективного прошлого и являются частью культурно-исторического наследия.
Хотя различия между дисциплинами очевидны, существует также огромный потенциал для сотрудничества и взаимопонимания. Обе профессии играют важную роль в управлении информацией, и каждая из них имеет свои ценные сильные стороны, благодаря которым она вносит свой вклад в эти усилия.
Чтобы сблизить точки зрения и способствовать сотрудничеству, специалистам по управлению документами стоит принять во внимание культурное и историческое значение определённых документов, которые архивисты стремятся сохранить. Признание долговременной ценности этих документов может привести к более продуманным решениям в отношении сроков хранения и уничтожения документов.
Архивисты, в свою очередь, могут признать необходимость эффективного управления документами в интересах повседневной деятельности организации и исполнения законодательно-нормативных требований. Понимание текущих потребностей деловой деятельности может привести к более тесному сотрудничеству при обеспечении долговременной сохранности документов, имеющих историческое и культурное значение.
Комплексный подход
Специалисты по управлению документами и архивисты могут по-разному смотреть друг на друга, что обусловлено характером их работы и пользователями, которых они обслуживают, - однако они могут объединить усилия для формирования всестороннего практичного подхода к управлению информацией, понимая цели друг друга и ценя уникальный вклад каждой профессии.
Сотрудничество между специалистами по управлению документами и архивистами имеет крайне важно значение для организаций в плане достижения текущих деловых целей и сохранения накопленных знаний. Принятие этих различий и поиск точек соприкосновения могут привести к гармоничным взаимоотношениям, выгодным для пользователей и способствующим обеспечению долговременной сохранности коллективной памяти и культурного наследия.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-and-records-management-perspectives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий