Специалисты по управлению документами нередко относятся к электронной почте как к антихристу, считая, что ею практически невозможно управлять – по крайней мере, таким образом, каким мы бы хотели это делать.
Для меня электронная почта также является показателем того, насколько глубоко культура работы с документами укоренилась в конкретной организации.
Электронная почта является почти идеальным примером того, для чего нужны документы: всякий раз, когда кому-то нужно общаться, но не обязательно в режиме реального времени; или же нужно передать что-то более «осязаемым» образом - этот человек документирует некоторую информацию в форме электронного письма и отправляет его.
Это прекрасный пример ведения документации.
Используя электронную почту для документирования информации, люди ощущают улучшение своей способности выполнять свою работу.
Что бы вы ответили, если бы вам было предложено оценить долю деятельности, которую организация осуществляет с применением не-документных средств, т.е. используя телефон, Teams, Zoom, личное общение? И какую долю деятельности организация осуществляет посредством составления и отправки электронных писем? А теперь скажите мне, что у вас нет здоровой культуры работы с документами :)
Полагаю, что в данный момент нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] следует задать себе два вопроса, раз уж наши организации выбрали борцов за культуру работы с документами.
- Как так получается, что наши методы и инструменты не являются частью этой процветающей культуры работы с документами?
- Каким образом мы могли бы повысить качество и полезность этой культуры?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/theres-already-a-healthy-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий