Я пришел к выводу, что нам нравится путать людей – другого объяснения тут быть не может.
Это означает, что мы сами виноваты в том, что оказались загнанными в угол, - и мы единственные, кто может решить эту проблему, потому что она стала следствием того, что сбитые с толку люди снова обретают уверенность – с помощью ИТ.
Это мы придумали различие между информацией и документами – без каких-либо на то серьёзных оснований, а просто потому, что это казалось модным. Полагаю, единственным результатом стало то, что это запутало людей и обесценило нашу работу и наши знания и навыки.
Вы можете не соглашаться с моей точкой зрения, однако Вам сложно будет найти примеры, в которых кто-то с должностью «специалист по управлению информацией» управляет информацией, которая не была предварительно задокументирована.
Но есть одна ситуация, где имеется существенное различие между информацией и документами.
Клод Шеннон (Claude Shannon) дал знаменитое определение информации как всего, что снижает для нас уровень неопределенности.
Когда мы терпим неудачу в своей работе в качестве специалистов по управлению документами (наша работа заключается в том, чтобы предоставлять нужную документированную информацию в нужном месте, в нужное время и на нужном уровне качества), - сотрудники не могут достичь уровня уверенности, который позволяет им комфортно принимать решения. Как большинство из них/из нас реагирует на это? Обычно «они» устно беседуют с кем-то из коллег, и в этот момент разница между информацией и документами становится значимой, потому что все, что говорится, скорее всего, не документируется. Но «мы» также не пытаемся этим управлять - поэтому название нашей должности «специалист по управлению информацией» становится ироничным, а не значимым — потому что в глубине души мы специалисты по управлению документами, мы управляем только тем, что было записано / задокументировано.
Мы продолжаем аналогичным образом относиться к «данных». Есть ли что-то такое, чем управляют специалисты по управлению данными, что не было бы предварительно записано / задокументировано?
Самое интересное, что для всех нас самым важным вопросом является вопрос о том, «что следует записывать / документировать?»
Ответ: Всю важную информацию и данные.
Так почему же продолжается «надувание щёк» по поводу документов? Это обесценивает нас, сбивает с толку наши организации и в конечном итоге приводит к путанице.
Что делают люди, когда они в замешательстве? Обычно они сотрудничают с теми, кто помогает им обрести чувство уверенности. Возникший пробел [имеется в виду задача управления информацией и данными – Н.Х.] заполняют ИТ-специалисты. Его также заполняют специалисты по управлению данными.
Как же так получается, что все эти группы заполняют данный пробел с помощью технологий и практик, единственная цель которых - создавать и сохранять документы, в то время, как наша роль [специалистов по управлению документами – Н.Х.] минимизируется и маргинализируется?
Ответ относительно прост. ИТ-специалисты сказали: «Если это вопрос технологий, мы с этим справимся». Специалисты по данным сказали: «Если это данные, мы займемся управлением ими» - и когда люди спрашивали, данные ли это, они продолжали говорить «да».
Мы же пытались говорить, что электронные материалы - это не документы. Мы пытались говорить, что данные - это тоже не документы. Мы пытались говорить, что информация и документы - это разные вещи.
Мы пытались говорить, что документ возникает только тогда, когда происходит что-то особенное; что управление документами предназначено только для материалов, имеющих историческую ценность; и что объект можно считать документом только тогда, когда он хранится в специфической системе, и/или снабжён специфическими метаданными, и т.д. и т.п.
Тем временем наши организации продолжали документировать те вещи, которые были для них важны, и взывали о помощи к специалистам, чтобы те помогли им делать это лучше - в то время как мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] пытались дистанцироваться от того, что они делали, потому что это не соответствовало нашим условиям.
Подобное отношение в конечном итоге привело лишь к тому, что подорвало нашу власть.
Но здесь же, однако, также кроются «семена» для возвращения этой власти. Первым шагом в изменении роли и статуса службы управления документами в любой организации является проявление лидерства. От нас требуется сделать понятие «документа» достаточно простым, чтобы его мог понять каждый, а затем взять на себя ответственность за всю соответствующую работу, чтобы не оставить никаких возможностей для всех остальных профессий. Решение простое:
- «Если нечто было записано / задокументировано – это наша сфера деятельности»;
- «Если что-либо нужно записать /задокументировать – это тоже мы»;
- «Если документирование может улучшить ситуацию, то это к нам»;
- «Если анализ записанного может улучшить ситуацию, то это опять же к нам».
Никаких условий, никаких оговорок. А затем нам нужно появиться на сцене и довести дело до конца.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/on-the-pretence-theres-a-meaningful
Комментариев нет:
Отправить комментарий