В управлении информацией архивисты и специалисты по управлению документами играют различные, однако одинаково важные роли.
Различия между этими профессиями возникают из-за различных факторов, таких как культурное, социальное и историческое влияние. Изучение и понимание различий между архивистами и специалистами по управлению документами может привести к более эффективному сотрудничеству между соответствующими областями.
Мой комментарий: Следует отметить, что в ряде национальных традиций – и в первую очередь в широко распространённой в мире французской традиции – архивисты и специалисты по управлению документами рассматриваются как представители одной и той же профессии. Также во всём мире в частном секторе, особенно в небольших организациях, характерные как для архивистов, так и для специалистов по управлению документами обязанности нередко выполняют одни и те же люди.
Формирование точек зрения
Архивисты и специалисты по управлению документами работают в разных условиях (контекстах), что существенно влияет на используемые ими подходы. Архивы часто имеют дело с научными и политическими документами, на которые ложится бремя сохранения представлений (нарративов) об исторических событиях и поддержки доминирующих представлений (мета-нарративов). Иногда подобный акцент может привести к выборочному сохранению документов, отражающему положение дел в конкретном обществе или учреждении.
Мой комментарий: Автор намекает здесь на то, что владелец архивов может быть не заинтересован в сохранении материалов, выставляющих его деятельность в негативном свете и/или отражающих альтернативные точки зрения. Хотя это действительно так, однако то же самое можно сказать и о работодателе специалистов по управлению документами; и на практике именно архивы (особенно если они не имеют прямого отношения к оперативной деятельности фондообразователя), в отличие от служб управления документами, обычно проявляют интерес к сохранению более широкой и многосторонней картины событий.
С другой стороны, управление документами является неотъемлемой частью деловых процессов, основанных на административных и юридических потребностях. Здесь основное внимание уделяется эффективности, производительности, конкурентным преимуществам, стратегической ценности, увеличению прибыли и управлению рисками. Специалисты по управлению документами в первую очередь озабочены управлением документами для оптимизации оперативной деятельности организации и минимизации рисков, связанных с утечкой данных или неисполнением законодательно-нормативных требований.
Акцент на обеспечение долговременной сохранности либо на уничтожение документов
Одним из наиболее существенных различий между архивистами и специалистами по управлению документами является различие в их приоритетах. Специалисты по управлению документами обеспечивают уничтожение максимально возможного объёма документов в кратчайшие сроки. Эта практика направлена на поддержание эффективности и на предотвращение непомерного накопления данных, способного привести к задержкам при выполнении деловых операций. В результате специалисты по управлению документами порой воспринимают архивистов как сборщиков ненужных материалов.
И, наоборот, архивисты отдают приоритет обеспечению долговременной сохранности исторических документов, имеющих непреходящую ценность. Они борются за передачу исторических документов в архивы, когда те перестают активно использоваться в деловой деятельности. Архивисты рассматривают эти документы как ценные активы, которые дают представление об истории и культуре организации и её социальном воздействии. Ввиду этого архивисты могут порой смотреть на специалистов по управлению документами как на людей, которые отказывают в доступе к имеющим архивную ценность документам ввиду своей зацикленности на их уничтожении.
В конечном счёте, задачей жизненного цикла документов является тщательное их курирование в интересах удовлетворения оперативных, правовых, исторических и научно-исследовательских потребностей. И специалисты по управлению документами, и архивисты вносят свой вклад в процесс принятия решений с тем, чтобы обеспечить надлежащее управление документами и сохранение их ценности в соответствии с политиками организации и с более широкими целями управления информацией.
Взаимопонимание
Несмотря на существующие различия между архивистами и специалистами по управлению документами, эффективное сотрудничество между ними имеет важное значение для успешной стратегии управления информацией. Чтобы преодолеть разрыв между ними, обе профессии должны стремиться понять приоритеты и точки зрения друг друга.
Архивистам стоит признавать важность эффективного управления документами для деловой деятельности организации, а также необходимость управления документами с акцентом на риски и исполнение законодательно-нормативных требований. В то же время специалистам по управлению документами желательно понимать историческую и культурную важность определённых документов, которая оправдывает обеспечение их сохранности для будущих поколений.
Наведение мостов
Организации могут способствовать сотрудничеству между архивистами и специалистами по управлению документами с тем, чтобы обеспечить более унифицированный подход к управлению информацией. Поощрение представителей обеих профессий к совместной работе ради достижения общих целей, таких как обеспечение долговременной сохранности данных и соблюдение требований законодательства, может привести к формированию более эффективной и всесторонней практики.
Кроме того, организации могут выиграть от совместного рассмотрения как архивных соображений и соображений, связанных с управлением документами, уже на ранних этапах создания документов. Подобный подход позволяет согласованным образом управлять документами и обеспечивать их долговременную сохранность на протяжении всего их жизненного цикла, что делает переход от этапа активного использования документов к этапу их архивного хранения более плавным.
Сила сотрудничества
Хотя цели и приоритеты у архивистов и специалистов по управлению документами различаются, их сотрудничество имеет ключевое значение для разработки и реализации всесторонней практичной стратегии управления информацией. Представители этих профессий могут найти общий язык и работать совместно для достижения общих целей, понимая и ценя роли и точки зрения друг друга.
Как архивисты, так и специалисты по управлению документами являются ответственными хранителями ценной информации, при это каждая профессия привносит в выполняемую работу свои уникальные сильные стороны. Благодаря сотрудничеству архивисты и специалисты по управлению документами могут сохранять историю, способствовать эффективности деятельности организации и обеспечивать доступность и значимость информации для будущего. Учёт различий и наведение мостов между профессиями прокладывает путь к более единообразному управлению информацией.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/embracing-archival-and-records-management-differences/
Комментариев нет:
Отправить комментарий