Шашки – несложная игра с простыми правилами, которые почти каждый способен понять минут за пять.
Шахматы более сложны, но, в конечном счете, это по-прежнему проблема вычислений: здесь нет вариативности и случайности, и не могут произойти неожиданные вещи.
Шахматные фигуры могут делать только то, что дозволено в рамках правил - поэтому вы всегда можете точно понять, что может произойти дальше на любой шахматной доске. Единственным ограничением является ваши внимательность и способность делать прогнозы.
С другой стороны, покер – это игра, построенная на вероятностях. Есть одна-единственная карточная комбинация, которую невозможно победить. Если у вас её нет, то всегда есть шанс, что она есть у кого-то другого. Но также есть вероятность выиграть с парой двоек. Эффективность – это динамический результат, зависящий от действий всех остальных игроков и от того, как они на вас реагируют; и немалый процент этого сводится к случайности.
Какое всё это имеет отношение к управлению документами?
Обеспечивать соответствие законодательно-нормативным требованиям относительно просто. Это игра с чётко установленными правилами, и результат зависит от того, сможете ли вы обеспечить их соблюдение. Если у вас налажен строгий процесс обеспечения исполнения требований, то вы внедряете правила, люди играют по ним, и жизнь проста.
Наша проблема, однако, в том, что в какой-то момент управление документами стало действительно сложным делом. К сожалению, мы приняли это за шахматы - мы восприняли устанавливаемые нами же правила как нечто такое, что невозможно нарушить. Мы не поняли, что все остальные играют в покер - и что большую часть времени у них на руках крупные карты.
Это означает, что результаты всего того, что мы делаем, будут вероятностными. Мы можем ввести правило, или систему, или практику - и будет вероятность того, что люди станут им следовать.
Если мы внедряем что-то такое, что хорошо подходит для рабочей среды, требует небольших усилий для использования и/или подкреплено очень жёстким механизмом принуждения, то будет высокая вероятность того, что наши действия принесут желаемый результат.
Если же мы внедряем нечто, что плохо вписывается в рабочую среду, требует значительных усилий и/или для чего соответствующие меры принуждения находятся на том же уровне, что и меры по обеспечению соблюдения требований, установленных государственными архивами (т.е. это слабые меры – Н.Х.), то вероятность того, что наши усилия принесут плоды, мала.
Когда мы делаем важные дела, мы должны относиться к ним серьёзно. Это начинается с понимания игры, в которую мы играем, и её динамики. Это означает не путать эту игру с шашками и шахматами, т.е. с играми, в которых мы можем обеспечить исполнение правил.
Что касается покера - или управления документами – в этих играх нам нужно действовать, смотреть, как люди на это реагируют, и приспосабливаться.
Это если мы хотим победить.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/checkers-chess-poker-and-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий