Ключом к успеху является разработка «дорожной карты» (план-графика), связанной с переходом на электронное управление контентом (ECM), и подробной модели целевого состояния (Target State Model, TSM), - а не дорожной карты общего плана или TSM высокого уровня. Эти документы должны быть сосредоточены на том, каким образом организация будет внедрять и развертывать необходимые решения, связывая группы задач с тем, как организация будет продвигаться вперёд, внедряя соответствующие технологии для решения проблем, выявленных после проведения полной оценки по модели GARP (речь идёт о довольно-таки старых, разработанных международной ассоциацией специалистов по управлению документами и контентом ARMA International в 2009 и последний раз обновлённых в 2017 году «Общепринятых принципах делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles), см. https://www.arma.org/page/principles – Н.Х.).
«Модель целевого состояния» должна включать подробную информацию, как минимум, следующем: обоснование затрат, различные подходы, которые следует принять во внимание, планирование миграции, реалистичные сроки, соображения по ресурсам, подходы к обучению и развёртыванию и, что наиболее важно, детальные технические требования к управлению документами, позволяющие организации выбрать нужную технологию для управления документами.
В настоящее время существует несколько зрелых технологий управления корпоративным контентом, которые в течение многих лет без проблем используются в основном на международном уровне и обеспечивают полный набор функциональных возможностей. Когда при использовании этих технологий проблемы всё-таки возникают, то почти всегда это является результатом некорректного внедрения решения, и крайне редко - из-за проблем с самой выбранной технологией; и группы специалистов - представителей поставщиков почти всегда могут помочь в решении любых выявленных проблем.
Если 10–15 лет назад существовали десятки решений для управления корпоративными документами, то сегодня лишь немногие решения предоставляют полный набор функциональных возможностей для управления документами, и в числе которых можно назвать (в алфавитном порядке) Documentum, FileNet, OnBase, OpenText, Perceptive. Это не означает, что не используются другие решения, ориентированные на специфические «вертикальные» требования, однако этакие решения наиболее часто используются и интегрируются с офисными технологиями Microsoft. «Центр исполнения законодательно-нормативных требований» (Microsoft Compliance Center) компании Microsoft был сознательно исключён из этого списка – и не с целью как-то обидеть это решение, а для того, чтобы подчеркнуть, что подход Microsoft предусматривает использований партнёрских решений для предоставления многих технологий, которые уже интегрированы в состав зрелых решений.
Ключом к успеху является надлежащее установление требований, обеспечивающих связывание корпоративных документов с соответствующей серией документов и её сроками хранения, а не с обобщенной группой, основанной на самом длительном сроке хранения (это отсылка к методу «больших корзин», нередко используемому для упрощения работы по отслеживанию сроков хранения – Н.Х.).
Принятие всего этого во внимание позволит обеспечить соблюдение организацией сроков и политик хранения - вместо того, чтобы просто расширять масштабы существующих проблем и замедлять решение выявленных проблем.
«Организация по стандартизации электронного управления корпоративными документами и контентом» (ECM Standardization Organization), отвечающая за разработку соответствующих стандартов, хороших практик и технических отчётов, спонсируется Ассоциацией PDF и включает экспертов, аккредитованных американским национальным органом по стандартизации ANSI, представляющим США в международных усилиях по стандартизации в рамках ИСО и его технических комитетов TC171/SC2 и TC46/SC11.
Эта организация состоит из 3 рабочих групп: WG2 «Надёжное/доверенное управление документами и контентом» (Trustworthy Content/Records Management), WG1 «Надёжные/доверенные технологии хранения» (Trustworthy Storage Technologies) и WG3 «Захват информации» (Information Capture). Для получения дополнительной информации или помощи по этим вопросам просьба обращаться к директору программ Бетси Фаннинг (Betsy Fanning) по адресу betsy.fanning@pdfa.org или к председателю комитетов WG1/WG2 Роберту Блату (Robert Blatt) по адресу blatt@eidinc.org .
Роберт Блатт (Robert Blatt)
Источник: сайт LinjkedIn / сайт Международного института муниципальных клерков
https://www.linkedin.com/pulse/planning-implementing-digital-records/
https://www.iimc.com/Archive.aspx?ADID=746
Комментариев нет:
Отправить комментарий