Ответ на вопросы коллеги: Уничтожение первичной бухгалтерской документации

Вопрос: Ситуация следующая: в один момент бухгалтерия перестала согласовывать уничтожение документов с истекшими сроками хранения, аргументируя это штрафами в случае проверки. Таким образом, скопилась бухгалтерская документация с 2013 года, которую архив обязали принять на хранение в помещения архива. Бухгалтерия на контакт по вопросу уничтожения документов с истекшими сроками хранения идти не собирается, а площади в помещениях архива стремительно заканчиваются, и может не хватить места на документы, действительно подлежащие длительному хранению. Скажите пожалуйста, была ли какая-то судебная практика, когда запрашивали у организаций уничтоженные, в связи с истечением сроков хранения, документы и организация, естественно, не могла их предоставить?

Ответ: Да, такая судебная практика имеется:

Судебная практика: Банк уничтожил первичные учетные документы в строгом соответствии с установленными сроками их хранения 

Люберецкий городской суд Московской области рассмотрел в июле 2020 года дело №2-6089/2019 (УИД 50RS0026-01-2019-009132-96), в котором речь шла, в том числе, о сроках хранения приходно-расходных кассовых ордеров.

http://rusrim.blogspot.com/2023/06/blog-post_04.html

Пример наказания за утрату документов, сроки хранения которых не истекли:

Арбитражная практика: Страховая компания оштрафована за несохранение документов

В Кодексе об административных правонарушениях существует отдельная статья, предусматривающая наказание за утрату документов, и, как правило, привлечение организаций к ответственности по ней связано с проведением контролирующими органами различного рола проверок, в ходе которых выявляются факты утраты.

Арбитражный суд Московской области в июне 2020 года вынес решение по делу №А41-22268/2020, в котором общество ПАО СК «Росгосстрах» было оштрафовано на 50 тысяч рублей за утрату документов по договору страхования.

В январе 2019 года, между ПАО СК «Росгосстрах» и гражданином был заключен договор ОСАГО, - однако документы, указанные в нем, а именно: полис, заявление о заключении договора, квитанция на получение страховой премии страховщиком представлены не были в связи с их утратой. Также было утрачено и заявление о внесении изменений в данные о водительском удостоверении. Страховщик лишь представил акт об утрате документов от 15 декабря 2018 года.

http://rusrim.blogspot.com/2020/11/blog-post_28.html

Вопрос: Как можно убедить бухгалтерию в возможности уничтожения документов - или же лучше принять их точку зрения и хранить первичку «до победного»?

Ответ: Как мне кажется, в данном случае, нужно в первую очередь разобраться по существу, почему бухгалтерия настаивает на хранении своих документов после истечения сроков хранения. Какие аргументы Ваши коллеги при этом приводят, что их беспокоит в процедуре уничтожения? Моя практика общения в таких ситуация показывает, что нужно попытаться договориться; «боевые действия», к сожалению, обычно малоэффективны – статус бухгалтерии в организации куда выше, чем у архива :(

Следует избегать экстремизма – вполне возможно, что для более продолжительного хранения по крайней мере части документов имеются веские основания. Помните, что Ваша главная задача заключается не в том, чтобы заставить коллег работать так, как удобно Вам; Ваша цель – помочь коллегам работать эффективнее за счёт разумного ведения и хранения документов; помочь организации избежать ненужных рисков и одновременно избежать ненужной лишней работы для себя, а если этого сделать не удастся, то выбить на этом основании дополнительные деньги, кадры и ресурсы.

Чтобы Ваша точка зрения по данному вопросу была услышана, нужно искать «статусных» союзников. В моей практике это прежде всего были юристы, которые прекрасно понимали риски избыточного хранения уже не нужных самой организации документов, при том, что законодательство позволяет их уничтожить (что практически эквивалентно амнистии за прошлые грешки). С юристами нужно обсудить риски, которые увеличение сроков хранения несёт для организации и персонально для её руководителей.

Поскольку за эти документы (и в том числе за последствия их избыточно длительного хранения) отвечает бухгалтерия, то от бухгалтерии (или от экспертной комиссии) желательно получить документ, фиксирующий, что уничтожение документов с истекшими сроками хранения приостанавливается до дополнительного распоряжения бухгалтерии по её требованию и под её ответственность - если впоследствии из-за неуничтоженных документов у организации возникнут проблемы с контролирующими органами, то этот документ покажет руководству, кто в этом виноват. Ведь в конце концов уничтожение документов – это предоставляемое организации законодательством право избавится от свидетельств своих мелких и крупных грехов в прошедшие периоды.

Учитывая, что хранилища для бумажных документов не «резиновые», было бы хорошо подготовить и предоставить руководству расчёт (в цифрах и рублях), как быстро хранилище заполнится, и предупредить что после заполнения организации придётся потратиться на создание нового хранилища и/или использование услуг внеофисного хранения. Расчёт в первую очередь должен учитывать стоимость аренды новых площадей (или потери, связанные с выводом площадей из более полезного использования).

Еще один вопрос, с которым нужно определиться – в каком порядке Вы будете принимать на хранение эти документы; как будет оформляться процедура передачи на хранение; насколько полно Вы будете оформлять сдаточные описи. Не менее важно урегулировать вопрос, кто будет исполнять запросы по этим документам – будут это в полной мере делать сотрудники архива, или же Вы будете лишь хранителем документов, а в случае их истребования контролирующими или следственными органами отбором нужных дел, изготовлением копий и выемкой подлинников займутся сотрудники бухгалтерии.

Также возникнет вопрос о том, как Вы будете контролировать полноту переданных Вам документов. На практике в случае выявления отсутствия каких-либо документов часто сразу же возникает конфликт между структурными подразделениями со взаимными обвинениями.

Ну и, конечно же, передача Вам дополнительных объемов документов и видов работ – это повод оценить, насколько увеличатся объемы работ у сотрудников архива. Имеет смысл подготовить соответствующие расчёты по известным нормам и, если полученные цифры это позволят, выйти на руководство с предложением об увеличении численности персонала архива и/или заработной платы его сотрудников.