В сфере управления информацией архивисты и специалисты по управлению документами играют ключевую роль в обеспечении долговременной сохранности и доступности документов.
Несмотря на различие в выполняемых ими функциях, и те, и другие обладают общими качествами, которые формируют основу их деятельности. Качество архивов напрямую зависит от эффективности практики управления документами и информацией (Records and Information Management, RIM), что подчеркивает ключевую роль, которую играют специалисты по управлению документами в плане закладки основ для долговременного архивного хранения. Сотрудничество между архивистами и специалистами по управлению документами усиливает их роли и способствует всестороннему эффективному подходу к управлению документами.
Как архивисты, так и специалисты по управлению документами выявляют, поддерживают, описывают и систематизируют документы. Их общая приверженность соблюдению требований применимого законодательства, проведению уничтожения/передачи на архивное хранение, защите неприкосновенности частной жизни (персональных данных) и прав интеллектуальной собственности, а также решению других вопросов подчеркивает их приверженность обеспечению долговременной сохранности документов с сохранением их целостности записей и исполнению законодательно-нормативных требований. Работая рука об руку, они обеспечивают эффективное управление документами от момента их создания до их передачи на архивное хранение либо уничтожения, способствуя тем самым хорошо скоординированному процессу управления информацией.
Общие качества
Как архивисты, так и специалисты по управлению документами участвуют в выявлении документов, которыми им необходимо управлять. Этот первоначальный шаг имеет критически-важное значение для последующих процессов обеспечения сохранности и доступности. Представители этих двух профессий также разделяют ответственность и обязанности за поддержание физической и интеллектуальной целостности документов. Эти усилия включают защиту документов от повреждения, обеспечение их точности и полноты, а также их защиту от несанкционированного доступа.
Еще одним общим качеством является описание и систематизация / упорядочение документов с целью обеспечения доступа и контекстуальной информации. Надлежащие упорядочение и метаданные необходимы для эффективного поиска и для понимания значения документов. Более того, архивисты и специалисты по управлению документами должны принимать во внимание вопросы защиты персональных данных и прав интеллектуальной собственности. Соблюдение законодательно-нормативных требований имеет крайне важное значение для обеспечения легитимности документов.
Качество и эффективность
Качество архивов и архивных документов зависит от эффективности практики управления документами и информацией. Специалисты по управлению документами играют ключевую роль в обеспечении регулярного уничтожения документов. Отбрасывая ненужные и устаревшие документы, специалисты информационных профессий концентрируют свои усилия на обеспечении сохранности документов, имеющих непреходящую ценность.
Выявление имеющих непреходящую ценность документов является еще одним важным аспектом эффективности практики управления документами и информацией. Специалистам по управлению документами следует понимать, какие записи имеют долговременную ценность и заслуживают долговременного сохранения. Такие документы после их выявления передаются на архивное хранение, где уже архивисты обеспечивают их надлежащую сохранность и доступность.
Симбиотические отношения
Архивисты и специалисты по управлению документами имеют немало общих теоретических принципов и практических задач, что создаёт возможности для сотрудничества и кооперации. Разделяемое ими понимание и опыт составляют основу эффективного управления информацией.
Архивы часто завершают работу, начатую в сфере управления документами. Сотрудничество между этими двумя профессиями дополнительно мотивирует внедрение эффективных практик управления документами и информацией. Признавая роль архивистов в сохранении документов, имеющих историческое и культурное значение, специалисты по управлению документами имеют возможность вкладывать больше сил и средств в поддержание целостности документов на стадии их активного использования.
Обе стороны должны понимать приоритеты и точки зрения друг друга, чтобы обеспечить эффективное сотрудничество между представителями данных профессий. Специалисты по управлению документами могут приоритизировать усилия по уничтожению документов с целью высвобождения места и ресурсов, однако они, тем не менее, должны понимать важность сохранение имеющих историческую ценность документов для будущих поколений. С другой стороны, архивисты должны осознавать важность эффективного управления документами для поддержания оперативной деятельности организации. Специалисты по управлению документами обеспечивают доступность ценных документов для административных целей.
Общий путь
Архивистов и специалистов по управлению документами объединяют общие качества и общая цель обеспечения долговременной сохранности и доступности документов. Эффективность их усилий во многом зависит от сотрудничества и кооперации, от признания сильных сторон и вклада каждой из профессий.
Специалисты информационных профессий могут коллективными усилиями способствовать улучшению организаций и общества в целом, наводя мосты между архивистами и специалистами по управлению документами. Эффективное движения документов от создания до архивного хранения обеспечивает то, что ценные исторические и культурные сведения и знания не будут утрачены, поддерживая при этом функциональность и законность деятельности организации. Конвергенция архивистов и специалистов по управлению документами в единую совместную силу, несомненно, проложит путь к более светлому будущему в сфере управления информацией.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/connection-and-convergence-archivists-and-records-managers/
Комментариев нет:
Отправить комментарий