В рамках инициативы «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (VERS) для государственных органов разрабатываются решения для управления унаследованной электронной почтой, хранящейся в системе Lotus Notes.
Предыстория
С конца 1990-х годов правительство штата Виктория использовало приложение электронной почты Lotus Notes в качестве основного средства обмена информацией как внутри штата, так и за его пределами. Ключевые действия и решения государственных служащих фиксируются в электронной почте, и она является основным хранилищем документов органов правительства штата Виктория.
Учитывая используемый в Lotus Notes проприетарный формат, а также накопленные объёмы электронной переписки (хранящейся как онлайн, так и на ленточных накопителях), доступ к электронным письмам и их извлечение с целью анализа и использования в качестве свидетельств решений, могут оказаться сложными, дорогостоящими и трудоёмкими. Это означает, что ценность электронной почты как источника информации не может быть в полной мере реализована.
Это ставит под угрозу репутацию государственных органов штата Виктория в плане прозрачности и подотчетности и создает риски для нынешней администрации, а также потенциально может привести к появлению пробелов в документированной памяти штата Виктория.
О проекте
Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) выполняет проект по разработке и тестированию решений для надлежащего захвата, хранения, экспертизы ценности и уничтожения/передачи на архивное хранение накоплений электронной почты в системе Lotus Notes.
Проект реализуется в несколько этапов, которые описаны ниже.
Этап 1: Проверка работоспособности концепции, 2017–2018 годы
На первом этапе Управление PROV провело проверку работоспособности концепции посредством тестирования инструмента компании CenITex для э-раскрытия на выборке из 4,6 миллионов электронных писем из системы Lotus Notes.
Основное внимание в ходе проверки концепции уделялось результатам отбора на уничтожение и на архивное хранение, включая следующее:
- Проведение первоначальной оценки с целью количественной и качественной характеризации тестовой выборки сообщений электронной почты;
- Выявление дубликатов в тестовой выборке (43% процента сообщений оказались дубликатами);
- Выявление в тестовой выборке малоценных сообщений и сообщений, не относящихся к деловой деятельности государственного органа, посредством анализа доменных имён;
- Ручной просмотр и анализ результатов с целью определения точности обработки.
Для получения дополнительной информации, скачайте наш сводный отчет по первому этапу, доступный по адресу: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/Blog/Government%20recordkeeping/Victoria%20Government%20Email%20Machine%20Assisted%20Appraisal%20Final.pdf
Этап 2, 2019-2020 годы
На втором этапе проекта коллекция электронных писем Управление PROV из системы Lotus Notes (около 1,2 миллиона электронных писем) использовалась в качестве тестового набора данных для изучения подходов к:
- Устранение дубликатов электронных писем (более 40% писем в выборке были дубликатами);
- Сохранение/восстановление группировки электронных писем в цепочки с целью сохранения ведущихся посредством электронной переписки бесед и сокращения общего количества документов;
- Выявление писем, не попадающим в категорию государственных документов, с помощью анализа заголовков электронной почты и доменов;
- Преобразование электронных писем в инкапсулированные объекты VERS (VEO – контейнерный формат, в котором в штата Виктория электронные документы передаются на постоянное архивное хранение – Н.Х.).
Ключевым результатом второго этапа стало подтверждение того, что формат NSF не является жизнеспособным форматом хранения документов в электронной почте. Это означает, что накопившиеся объёмы необработанной электронной переписки государственных органов штата Виктория в системе Lotus Notes необходимо будет быстро обработать, прежде чем они морально устареют.
Для получения дополнительной информации, скачайте наш сводный отчет по второму этапу, доступный по адресу: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/Govt%20Services%20General/Email-Stage2-Project-Summary-Report-2020.pdf
Этап 3, 2022-2024 годы
На третьем этапе Управление PROV разрабатывает решения и рекомендации в отношении захватываемых государственными органами в онлайн-среде текущих и будущих электронных писем, с тем, чтобы справиться с растущими объёмами электронной почты, хранящимися в органах государственной власти. Этот процесс также может применяться к массивам необработанной унаследованной электронной переписки в Lotus Notes, хранящимся в некоторых государственных органах.
Основными задачами третьего этапа являются:
- Изучение возможности применения макроэкспертизы ценности (macro appraisal) = подхода, при котором приоритет отдаётся органам исполнительной власти и принадлежащим им ключевым учётным записям электронной почты;
- Автоматизация процесса выявления с помощью инструментов с открытым исходным кодом писем, которые не относятся к деятельности государственного органа, а также малоценных писем сиюминутного значения, что позволяет сократить объёмы электронной почты;
- Разработка рекомендаций для государственных органов по проведению уничтожения и по обеспечению долговременной сохранности, применимых к текущей и будущей электронной переписке, а также к унаследованным электронным письмам Lotus Notes, хранящимся на лентах в виде файлов формата Lotus Notes Storage Format (NSF).
Для получения дополнительной информации, скачайте, пожалуйста, наше краткое изложение плана третьего этапа проекта по адресу: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Blog/Government%20recordkeeping/Email_Stage_3_Project_Summary_2023.pdf
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/email-appraisal-disposal-preservation-project
Комментариев нет:
Отправить комментарий