Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения документов по транспортной безопасности

Вопрос: Я столкнулась с такими видами документов как: план обеспечения транспортной безопасности объекта, результат оценки уязвимости объекта и паспорт объекта транспортной безопасности. Паспорта делаются на некатегорируемые объекты, а оценка и результат - на категорируемые, поэтому я думаю, что срок хранения будет одинаковым. Прямого указания на сроки хранения таких документов я не нашла.

Понимаю, что есть статьи 593-596 Перечня, но, по моему мнению, они не подходят, так как объекты не отнесены к перечню критически важных объектов (Постановление Правительства РФ от 24 июня 2021 г. №981 «Об утверждении правил формирования и утверждения перечня критически важных объектов»), а также не относятся к объектам ТЭК. Они относятся к объектам, указанным в ст. 8 Федерального закона от 09.02.2007 №16-ФЗ и в Постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 №2201.

Если в общем, то объекты - это путепроводы (мосты, дороги и т.п.), и если смотреть Перечень НТД, то, например, паспорта на установки хранятся до вывода из эксплуатации.

В принципе думаю, можно было бы написать «до вывода из эксплуатации» или по аналогии со ст. 595 – 25 лет после признания паспорта утратившим силу (а такое может произойти только при сносе объекта, как я понимаю). Но такие объекты, как путепроводы, возводятся и эксплуатируются в течение достаточно длительного времени, и смысла писать «25 лет после…» я не вижу. Исходя из всего этого, я выбрала срок хранения «Постоянно», вынесу это на ЭК и именно ЭК (нашего Общества) утвердит такой срок. Возможно, Вы сталкивались с такими документами, и сможете высказать Ваше мнение по поводу сроков них хранения? Какой срок определили бы Вы?

Ответ: Итак, речь идёт о трёх видах документов:

• План обеспечения транспортной безопасности объекта,
  
  
• Результат оценки уязвимости объекта,
  
  
• Паспорт объекта транспортной безопасности.

Требование к созданию этих документов содержится в законе «О транспортной безопасности», и они являются либо информацией ограниченного доступа, либо сведениями, составляющими государственную тайну. К государственной тайне относят сведения на объекты транспортной инфраструктуры и транспортные средства, обеспечение транспортной безопасности которых осуществляется исключительно федеральными органами исполнительной власти.

Федеральный закон от 09.02.2007 № 16-ФЗ «О транспортной безопасности»

Статья 5. Оценка уязвимости объектов транспортной инфраструктуры и транспортных средств от актов незаконного вмешательства

4. Сведения о результатах проведенной оценки уязвимости объектов транспортной инфраструктуры … являются информацией ограниченного доступа. Сведения о результатах проведенной оценки уязвимости объектов транспортной инфраструктуры … указанных в части 5 статьи 4 настоящего Федерального закона, являются сведениями, составляющими государственную тайну.

8. Порядок обращения со сведениями о результатах проведенной оценки уязвимости …, а также со сведениями, содержащимися в планах и паспортах обеспечения транспортной безопасности объектов транспортной инфраструктуры и (или) транспортных средств, которые являются информацией ограниченного доступа, устанавливается Правительством Российской Федерации.

Статья 9. Планирование и реализация мер по обеспечению транспортной безопасности объектов транспортной инфраструктуры и транспортных средств

1.1. Субъекты транспортной инфраструктуры в отношении объекта транспортной инфраструктуры, не подлежащего категорированию … разрабатывают и утверждают соответственно паспорт обеспечения транспортной безопасности объекта транспортной инфраструктуры ….

1.3. Паспорт обеспечения транспортной безопасности … разрабатываются и утверждаются субъектом транспортной инфраструктуры в течение одного месяца с даты вступления в силу соответствующих требований по обеспечению транспортной безопасности для объектов транспортной инфраструктуры, не подлежащих категорированию…

1.4. Два экземпляра утвержденного паспорта обеспечения транспортной безопасности объекта транспортной инфраструктуры … и его электронная копия   … направляются субъектом транспортной инфраструктуры в компетентный орган в области обеспечения транспортной безопасности. Первый экземпляр утвержденного паспорта с отметкой о получении подлежит возврату субъекту транспортной инфраструктуры в течение десяти дней с даты его поступления в компетентный орган в области обеспечения транспортной безопасности.

3. Сведения, содержащиеся в планах обеспечения транспортной безопасности … паспортах обеспечения транспортной безопасности…, являются информацией ограниченного доступа. Сведения, содержащиеся в планах обеспечения транспортной безопасности …, в паспортах обеспечения транспортной безопасности …, указанных в части 5 статьи 4 настоящего Федерального закона, являются сведениями, составляющими государственную тайну.

С моей точки зрения, при установлении сроков хранения таких документов нужно учитывать следующие моменты:

• Данные документы будут регулярно обновляться, в них будут вноситься уточнения и дополнения. Это означает, что нужно будет хранить и учитывать как действующие версии, так и «архивные»;
  
  
• Поскольку с этими документами связана серьёзная ответственность, то я согласна с тем, что хранить их следует долго, прежде всего потому, что в случае какого-либо инцидента, в ходе последующего «разбора полётов», а то и судебного разбирательства могут понадобится все версии документов, в том числе для доказывания добросовестности действий соответствующих организаций и руководителей. С этой точки зрения срок хранения отменённых и/или замененных новыми документов после их отмены не должен быть меньше, чем соответствующие сроки исковой давности.
  
  В то же время ввиду того, что это всё-таки не техническая документация на сами объекты, не обязательно хранить эти документы постоянно, и при выборе сроков хранения возможен компромисс (учитывающий, например, объёмы хранения для бумажных документов, известный отраслевой опыт и судебную практику). Здесь важно получить заключение юриста и узнать мнение структурных подразделений, непосредственно работающих с документами этих видов.
  
  
• Есть также один относительно честный приём, подходящий для организаций с работающей ЭК: Вы устанавливаете срок «nnn лет ЭК» и тем самым откладываете решение вопроса на nnn лет в надежде, что к тому времени уже станет ясна реальная потребность в дальнейшем сохранении этих документов.
  
  
• Если объёмы соответствующей документации и ожидаемые расходы на обеспечение её сохранения невелики – и, соответственно, существенной отдачи от сокращения сроков хранения нельзя будет ожидать, и эта отдача не будет оправдывать даже трудозатраты на отслеживание сроков хранения и проведение отбора на уничтожение – это будет ещё одним аргументом в пользу выбора постоянного срока хранения (который организация, при желании, всегда сможет впоследствии пересмотреть :) ).
  
  
• Следует учесть и вопросы безопасности. Если указанные документы потенциально могут быть использованы, например, для совершения актов саботажа или диверсий, а организовать их надлежащее режимное хранение сложно, то спокойствия ради их скорейшее (но законное) уничтожение может оказаться для организации предпочтительным вариантом действий.

Ваша организация также может направить в уполномоченный орган (Росавтодор) запрос о сроках хранения этих документов и посмотреть, какую позицию по данному вопросу занимает регулятор. Если позиция в официальном ответе регулятора устроит Вашу организацию, такой ответ также можно будет использовать как основание для установления конкретного срока хранения.

Помимо практической, деловой ценности, такие документы (или часть их) могут представлять исторический интерес. Если это так, то это также может послужить дополнительным аргументом в пользу установления постоянного срока хранения.