Арбитражная практика: Работодатель не обязан хранить копию трудовой книжки бывшего работника

Арбитражный суд Тверской области в июле 2015 года рассмотрел дело № А66-3360/20155, в котором Торжокская центральная районная больница оспаривала правомочности отказа Фонда социального страхования принять к зачету расходы на выплату по больничным листам сотрудникам больницы на том основании, что при проведении поверки больница не смогла представить их трудовые книжки или их копии.

Суть спора

Тверским региональным отделением Фонда социального страхования РФ в декабре 2014 года была проведена документальная выездная проверка Торжокской центральной районной больницы по вопросам правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по результатам которой был составлен акт и вынесены решения о непринятии к зачету части  этих расходов.

Больница была привлечена к ответственности в виде штрафа в размере более 10 тысяч рублей; ей было предложено уплатить недоимку в сумме более 53,2 тысяч руб. Фонд не принял к зачету расходы на выплату страхового обеспечения, произведенные больницей в сумме более 122, 8 тысяч руб. и потребовало возместить расходы.

Больница обратилась в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда Тверской области

Суд отметил, что правильность расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, назначаемых в зависимости от страхового стажа работника, невозможно проверить в отсутствии документов, подтверждающих страховой стаж.  Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.

В случае выявления расходов на выплату страхового обеспечения, произведенных страхователем и не подтвержденных документами, территориальный орган страховщика, проводивший проверку, выносит решение о непринятии таких расходов к зачету.

В ходе судебного заседания больницей был подтвержден страховой стаж ряда работников, в результате не принятая к зачету сумма была уменьшена.

Суд первой инстанции отклонил довод больницы о том, что страхователь не обязан хранить копии трудовых книжек уволенных работников, поскольку отсутствие документов, подтверждающих страховой стаж уволенных работников, делает невозможным осуществление контроля за правильностью выплаты пособий по временной нетрудоспособности.

Суд удовлетворил частично заявленные требования и признал недействительным решение о непринятии к зачету  только части расходов. В остальной части в удовлетворении требований было отказано.

Позиция Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд в декабре 2015 года отметил, что, в соответствии с законом, на страхователей возложена обязанность предъявлять для проверки документы по учету и перечислению страховых взносов, расходованию средств обязательного социального страхования.

Сведения о продолжительности страхового стажа, указанные в листках нетрудоспособности застрахованных лиц, были определены больницей  на момент назначения пособий на основании трудовых книжек работников. При проверке отделению ФСС были представлены листки нетрудоспособности и документы о расходах на выплату пособий. Трудовые книжки работников представлены не были, поскольку на момент проведения проверки они были уволены, и трудовые книжки либо их копии в больнице отсутствовали.

Апелляционный суд счел, что листки нетрудоспособности и документы о расходах являются достаточными документами для подтверждения наличия у больницы права на возмещение расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности.

Суд отметил, что больница представила документы согласно перечню, и каких-либо доводов об их ненадлежащем оформлении либо наличии в них недостоверных сведений отделение ФСС не заявило.

Суд подчеркнул, что нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Отделение ФСС не привело ссылки на какие-либо иные нормативные акты, устанавливающие для работодателя такую обязанность. В связи с этим довод о необходимости представить копии трудовых книжек подлежит отклонению.

По мнению суда, при отсутствии иных причин, отделение ФСС не вправе было отказать страхователю в возмещении расходов по этому основанию.

Суд отметил, что больница представила в материалы дела копии трудовых книжек 12 его бывших работников. Каких-либо нарушений в порядке подсчета страхового стажа данных работников отделение ФСС не установило. Отделение ФСС не ссылается и на наличие у него оснований полагать, что при подсчете стажа остальным работникам больницы были допущены нарушения.

Поскольку отделение ФСС не доказало наличие оснований для отказа в возмещении расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, решение суда первой инстанции в части отказа в принятии к зачёту расходов подлежат признанию недействительными.

Поскольку апелляционным судом установлена незаконность требования представления копий трудовых книжек в отношении уволенных работников, которым выплачены пособия по временной нетрудоспособности, и других оснований для вывода о незаконности действий больнице по выплате пособий по временной нетрудоспособности не заявлено, судом был сделан вывод, что страховые взносы были доначислены неправомерно.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд отменил  решение Арбитражного суда Тверской области и признал недействительными решение филиала № 2 Государственного учреждения - Тверского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации, г. Торжок, о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию и  решение о привлечении больницы к ответственности за совершение нарушения законодательства РФ о страховых взносах.

Арбитражный суд Северо-Западного округа в апреле 2016 года оставил без изменения постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного, а кассационную
жалобу Тверского регионального отделения Фонда социального страхования РФ – без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/