Правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния

Постановлением Правительства РФ от 3 марта 2017 г. № 254 утверждены «Правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)».

Разъяснения по вопросам применения Правил будет давать Министерство юстиции РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

Для справки: Федеральный закон от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» уточнил порядок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) и на законодательном уровне описал процедуру перевода их в электронную форму (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2016/08/blog-post.html ).

Правила определяют порядок перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до 1 апреля 2015 года и хранящихся в органах ЗАГС по месту их государственной регистрации.

Перевод в электронную форму актовых книг осуществляется субъектами РФ и г. Байконуром и финансируется за счет субвенций из федерального бюджета (п.2).

При выполнении работ должно быть обеспечено соблюдение законодательства РФ о защите персональных данных (п.4).

Перевод в электронную форму осуществляется последовательно, начиная с книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных до 1 апреля 2015 года (п.5) с использованием информационной системы органа ЗАГС по месту государственной регистрации акта и (или) информационной системы уполномоченного органа власти субъекта РФ или администрации г. Байконура (п.6).

Конвертированная запись хранится в информационной системе уполномоченного органа власти субъекта РФ или администрации г. Байконура.

Внесение исправлений и (или) изменений в электронную запись производится одновременно с внесением исправлений в запись, составленную на бумажном носителе (п.7).

Исправления в уже представленную в Федеральную налоговую службу электронную запись производятся с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

Перевод в электронную форму книг государственной регистрации осуществляется посредством их конвертации (преобразования) в соответствии с перечнем сведений, утвержденном Правительством РФ (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/02/blog-post_93.html ).

В случае утери, порчи или невозможности прочтения первого экземпляра записи акта гражданского состояния, преобразованию подлежит второй экземпляр такой записи с указанием данного факта в электронном документе (п.10).

При конвертации записей, в которые вносились изменения и исправления, на каждое такое изменение создается отдельная версия документа (п.11).

При конвертации записей актов гражданского состояния в форму электронного документа используется русский язык (п.12). В случае если запись составлена на русском языке и написана транслитерацией букв русского алфавита буквами иного алфавита (в том числе латинского) используются буквы русского алфавита.

В конвертированной записи, написанной транслитерацией букв русского алфавита буквами иного алфавита, указываются сведения об используемом алфавите.

Мой комментарий: Меня заинтриговал сам факт того, что кто-то бумажный (а не компьютерный!) документ мог составлять на русском языке, но с использованием транслитерации. В любом случае было бы ошибкой не сохранить в подобных ситуациях в базе данных запись в её исходном виде (хотя бы в виде графического образа), поскольку транслитерации – дело тонкое, расшифровать ей можно по-разному, и обязательно появятся случаи несоответствия записей в базе тем именам и фамилиям, которые указаны в выданных гражданам документам.

Конвертированная запись акта гражданского состояния подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа ЗАГС или уполномоченного им работника органа ЗАГС (п.13).

Конвертация осуществляется обособленно и независимо друг от друга двумя разными физическими лицами путем ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния в соответствии с перечнем сведений и последующей сверки результатов такого ввода уполномоченным работником (п.14).

По решению субъекта РФ или г. Байконура в качестве результатов ввода оператором сведений записи актов гражданского состояния могут быть использованы соответствующие сведения записей, переведенные в электронную форму до 1 января 2017 г.

С целью оптимизации процесса сверки результатов ввода оператором средства информационной системы уполномоченного органа власти субъекта РФ или администрации г. Байконура должны обеспечивать (п.15):

• Автоматическую процедуру верификации двух результатов ввода оператором сведений соответствующей записи акта гражданского состояния;


• Удобный интерфейс и возможность просмотра уполномоченным работником результатов процедуры верификации;


• Автоматическую процедуру формирования листа итоговых результатов процедуры верификации.

При переводе в электронную форму книг государственной регистрации применяются справочники, разрабатываемые Министерством финансов РФ совместно с Министерством юстиции РФ и ФНС и размещаемые Министерством финансов на своем официальном сайте (п.16).

В случае несоответствия написания сведений записи акта гражданского состояния соответствующим значениям справочников при конвертации указываются как сведения в соответствии с написанием в записи акта гражданского состояния, так и соответствующие им значения справочников.

При положительном результате сверки конвертированная запись подписывается уполномоченным работником (п.17). При отрицательном результате сверки осуществляются работы по повторной конвертации (преобразованию).

Результаты ввода оператором сведений, по которым получен отрицательный результат сверки, не подлежат хранению после их просмотра уполномоченным работником.

Копии конвертированных записей подлежат представлению в ФНС по графику, устанавливаемому Министерством финансов РФ (п.18).

Мониторинг хода выполнения работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется на основании отчетности, представляемой субъектами РФ и г. Байконуром и статистической отчетности Министерства юстиции РФ о государственной регистрации актов гражданского состояния (п.20).

Мой комментарий: Хочу еще раз обратить внимание на один очень важный момент. После создания федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, все, кому потребуются эти сведения, будут использовать данные ФГИС, несмотря на то, что подлинники записей составлены на бумажных носителях. На основе данных, зафиксированных на бумажных носителях, создается электронная копия, которая заверяется усиленной электронной подписью.

Источник :Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=213710