Будущее профессии управления документами

Заметка известного австралийского специалиста Дэвида Молдрича (David Moldrich – на фото), до недавнего времени возглавлявшего технический комитет TC46 Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами и архивными документами, а в настоящее время – консультанта по управлению информационными активами, была опубликована в документе группы Information Governance ANZ (  http://www.infogovanz.com/ ) в апреле 2017 года.

Хотя профессия управления документами сталкивается с проблемами в связи с тем повышенным вниманием, которое уделяется полномасштабному управлению информацией (Information Governance, IG), реальность такова, что роль и функции управления документами были очень востребованы на протяжении более чем 30 лет, и по-прежнему необходимы и сегодня.

Что касается дальнейшего развития профессии управления документами, многие считают, что она просто замыкается сама на себя. Можно увидеть аналогии с тем, что происходило в библиотечном деле и медицинской информатике, на которые оказывалось огромное давление с целью ассимилировать эти профессии их в информационные технологии (ИТ). В настоящее время обе эти профессии пережили возрождение, основанное на идеях высокоуровневого/полномасштабного управления (governance), и успешно интегрировались в более широкую дисциплину полномасштабного управления информацией. Многие считают, что библиотечная отрасль сумела успешно перестроить значительную часть своих процессов и услуг, что сделало её нужной и весьма уважаемой. Следует также отметить, что в ходе этого возрождения появилось новое поколение библиотекарей, обладающих глубокими навыками в области исследований и поиска/выявления информации (discovery), а также в вопросах высокоуровневого управления соответствующими видами информации.

Разъяснение того, что делают специалисты по управлению документами

Интересно, что мы, как профессионалы в области управления документами, всегда испытывали трудности, когда нужно было объяснить нашим коллегам – представителям других профессий задачи нашей отрасли и наши должностные обязанности. Мне приходилось слышать от людей о множестве различных видов деятельности, с которыми якобы связана наша работа, начиная от обеспечения сохранности виниловых грампластинок (что, по видимому, связано с тем, что в английском языке, в зависимости от контекста, для обозначения «документов» и «записей» разного рода, включая аудиозаписи, может использоваться один и тот же термин – records – Н.Х.) и до работы с кредиторской задолженностью (accounts payable) в сфере управления финансами. Очевидно, что сами мы верим в то, что делаем, и в важность этой работы. Тем не менее, в наших собственных организациях, особенно в ИТ-службах, многие часто считают, что  выявили какой-то новый вид деловой деятельности, когда внезапно осознают, что, оказывается, существуют законы и нормативные акты, требующие от ИТ-служб сохранять определенные виды информации в течение установленного периода времени, и только по истечении это срока позволяющие уничтожить информацию. После уничтожения необходимо обновить метаданные, с тем, чтобы отразить в них факт уничтожения. Затем приходит озарение, и большинство вдруг понимает, что это просто работа по отслеживанию сроков хранения и уничтожению документов и информации по их истечении.

Мой комментарий: С моей точки зрения, отслеживание сроков хранения и организация уничтожения документов и информации по их истечении хотя и очень, очень важное для организации дело, позволяющее бороться за статус и необходимые ресурсы, однако в современных условиях одного этого недостаточно. Чтобы «выйти из подвала с мышами» и добиться реального влияния в своей организации (и соответствующей зарплаты), сегодня нужно включаться в работу по целому ряду других направлений, таких, например, как обеспечение правовой защищенности организации и её информационной безопасности за счет единого управления документами и информацией во всех формах и системах; обеспечение непрерывности деловой деятельности в случае чрезвычайных происшествий и восстановления после катастроф, непосредственной информационной поддержки оперативной деятельности основных деловых подразделений и т.д.

Проблема обоснования выделения управления документами в качестве отдельного вида деятельности

Наша ключевая проблема всегда заключалась в том, что управление документами всё время считалось вспомогательной службой, бэк-офисом, занимающимся размещением документов в дела. Большинство функций, которые прежде мы считали нашим «хлебом с маслом», в настоящее время выполняется куда более оперативными автоматизированными системами. Самое главное заключается в том, что мы даже не знаем, что за документы и информация там создаются, не говоря уже о том, как осуществляется управление ими. И в этом не вина ИТ-служб, поскольку деловые подразделения постоянно требуют внедрения новых способов создания, сбора, управления, доступа, аналитики, использования и обеспечения предсказуемости информационных активов.

Учитывая, что у нас нет знаний и навыков в этих областях, вопрос, который волнует  многих коллег, заключается в следующем: «Хотим ли мы вообще пойти по этому пути и конкурировать с ИТ?». Ответ на этот вопрос отрицательный.

Тем временем, документы повсеместно создаются в деловых информационных системах, поддерживающих деловое взаимодействие (business systems of engagement). Во многих организациях налажено полномасштабное электронное взаимодействие между деловыми подразделениями и их клиентами. Контракты, допускающие использование электронных цифровых подписей, стали широко используемым элементом процесса управления взаимоотношениями с клиентами (customer relationship management, CRM) и систем корпоративного планирования ресурсов (Enterprise Resource Planning, ERP). Как нам, специалистам по управлению документами, стать частью всего этого? Мы не сможем убедить деловые подразделения впоследствии перемещать все эти материалы в нашу систему управления документами, поскольку у них нет времени, денег и ресурсов для того, чтобы это сделать надлежащим образом.

В то время, как мы, как специалисты, пытались адаптироваться к работе в системах  управления документами (system of records), заменивших традиционные ручные процессы делопроизводства,  мир стремительно перешел к системам поддержки делового взаимодействия (systems of engagement).

Мой комментарий: Применяемая автором терминология – противопоставление документных систем деловым системам – отражает точку зрения ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM на ход развития технологий, поддерживающих работу с документами и контентом.

Означает ли это, что если мы не видим документы (свидетельства деловой деятельности) как часть процесса, то тем самым теряем возможность выполнять свою роль в качестве специалистов по управлению документами? К сожалению, большинство готово согласиться с тем, что мы уже потеряли свои роли. Это, однако, не означает, что мы потеряли работу. Фактически, происходящее открывает перед нами огромные возможности. В большинстве организаций, как выясняется сейчас, отсутствует полномасштабное управление информацией, а также не налажены как следует стратегические аспекты той работы, что мы обычно выполняем.

Нам, как профессионалам по управлению документами, больше уже не нужно управлять информационными объектами как отдельными элементами. Управление информационными объектами и документами будут осуществлять ИТ-службы в качестве сервиса с использование хранилища, также управляемого и обслуживаемого ИТ-специалистами. Мы же должны обеспечить, чтобы они, поставщики услуг, внедрили правильные стратегии, концепции, политики, процедуры и систему управления, с тем, чтобы обеспечить в ходе деловой деятельности сбор, управление, долговременную сохранность, использование и уничтожение «правильной» деловой информации.

Вот что должны делать специалисты в области управления документами:

• Понимать с точки зрения высокоуровневого/полномасштабного управления, зачем и какие данные, информацию и документы организация должна собирать и управлять ими;


• Понимать с точки зрения высокоуровневого/полномасштабного управления, как и когда всё это должно происходить;


• Убеждать высшее руководство в необходимости внедрения подхода систем менеджмента (типа системы менеджмента качества – Н.Х.) в отношении их информационных активов, разработав  всеобъемлющую стратегию и концепцию полномасштабного управления информацией;


• Понимать, что наши новые обязанности заключаются в управлении информационными процессами, архитектурой и концепциями;


• Координировать стратегию полномасштабного управления информацией и взаимосвязанные концепции;


• Внедрить адекватные стратегии управления изменениями (change management, CM), обеспечивающие внедрение в деловую деятельность стратегий, концепций, архитектур, политик, процедур и руководств по полномасштабному управлению информацией. Критически-важно навсегда интегрировать стратегии управления изменениями в деловую культуру.

Наша роль как хранителей документов и специалистов по управлению или должна измениться. Также должны измениться оперативные аспекты нашей работы. У нас никогда не будет достаточного количества ресурсов, денег и времени на то, чтобы вручную управлять каждым информационным объектом. Функциональные аспекты, однако, не должны меняться. В электронную эпоху необходимо всесторонне управление  документами в масштабе всей организации, и специалистам по управлению документами необходимо участвовать в междисциплинарных группах, включающих представителей различных заинтересованных сторон – юридической и ИТ-служб, службы внутреннего аудита, службы комплайенса и менеджмента риска,  а также деловых подразделений.

Дэвид Молдрич (David Moldrich)

Источник: сайт группы Information Governance ANZ
https://static1.squarespace.com/static/5761da209de4bb9ec30120f5/t/58cf5ac115d5db925b8a7bff/1489984195301/Mar+Records+Management.pdf