Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) занимаются сейчас устранением ошибок и недостатков пользовательского интерфейса в своей новой системе управления электронными документами, и в конце этого месяца планируют разрешить федеральным органам исполнительной власти начать более широкое использование этой системы.
В выпущенном 5 сентября 2023 года меморандуме AC 48.2023, адресованном службам управления документами федеральных органов ( https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-48-2023 ) директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer)
отмечает, что версия 2.0 системы «Архив электронных документов» (Electronic Record Archive, ERA) будет доступна федеральным органам исполнительной власти для целей согласования сроков хранения и графиков передачи документов на архивное хранение начиная с 18 сентября 2023 года.
«Начиная с июня 2023 года система ERA 2.0 доступна федеральным органам исполнительной власти для подачи запросов на передачу документов на архивное хранение», — пишет Брюер. «Теперь в системе будет полный набор функциональных возможностей для согласования сроков хранения документов. Большая часть данных из предыдущей версии системы ERA, включая перечни и указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении, а также запросы на передачу документов в Национальные Архивы, была перенесена в систему. Также были перенесены все ранее существовавшие роли пользователей».
Брюэр также обратил внимание федеральных органов на новые учебные материалы по ERA 2.0 ( https://www.archives.gov/era/training ), а также на «контрольный список федерального органа для запуска ERA 2.0» и другие ресурсы, помогающие подготовиться к работе в системе.
Работа над версией 2.0 «Архива электронных документов» продолжалась почти десять лет ( https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/11/nara-preps-agencies-to-move-to-new-e-records-system-in-early-2023/ ). В рамках проекта модернизации устаревшая государственная система управления электронными архивными документами заменяется новой версией с улучшенными функциональными возможностями для пользователей, с более модульной архитектурой и облачными инструментами. Система включает среду обработки, электронное хранилище и набор форм, которые позволяют федеральным органам исполнительной власти согласовывать сроки хранения своих документов и передавать документы постоянного срока хранения в Национальные Архивы.
Функционирование системы ERA 2.0 имеет крайне важное значение, поскольку федеральные органы испытывают трудности с управлением огромными растущими объёмами электронных документов. Федеральные органы стремятся уйти от управления бумажными документами в преддверии наступления крайнего срока перехода на электронно-цифровые технологии - 30 июня 2024 года ( https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2023/01/federal-records-chief-says-culture-of-paper-persists-at-agencies/ ).
Национальные Архивы начали допускать пользователей из федеральных органов исполнительной власти к тестированию ERA 2.0 в середине апреля 2023 года, а работа с запросами на передачу документов на архивное хранение начнется летом.
Руководитель программы ERA Дэвид Лейк (David Lake) сообщил, что Национальные Архивы готовятся к росту активности в системе.
«Недавно мы поработали над некоторыми улучшениями производительности системы и, судя по отзывам, это повысило удобство работы пользователей», - отметил Лейк на 15 проведенном 15 августа 2023 года заседании дискуссионной группы по вопросам управления документами и информацией BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов - Н.Х.). «Тем не менее, мы знаем о существовании ряда связанных с системой проблем, над которыми мы продолжаем работать. Среди них есть как универсальные проблемы, затрагивающие всех пользователей, так и специфические ситуации, затрагивающие определённые федеральные органы власти».
Директор программы управления электронными документами Сэм МакКлюр (Sam McClure) сообщил, что Национальные Архивы работают над решением проблемных вопросов миграции данных и других проблем, которые до сих пор мешали перенести некоторые формы документов в новую систему ERA 2.0.
«Мы работаем с нашим поставщиком услуг разработки над корректирующими мерами», - сказал МакКлюр. «Существует ряд ошибок, которые помешали корректной миграции данных. У нас будет ряд решений для устранения этих ошибок. Вскоре начнутся работы по исправлению этих ошибок, переносу форм и приведению их в корректный вид с правильной информацией».
«К моменту нашего очередного доклада о новостях на группе BRDG ситуация уже будет совсем иной», - добавил МакКлюр.
Управление документами в социальных сетях
Тем временем Национальные Архивы завершают оценку положения дел с управлением документами в 10 федеральных органах исполнительной власти, включая их практику управления документами в социальных сетях. На заседании группы BRIDG Брюэр сказал, что отчет об оценке управления документами в социальных сетях будет опубликован где-то в сентябре 2023 года.
«Отчёт охватывает множество вопросов, с которыми, как я знаю, федеральные органы испытывают трудности, и поэтому ищут наилучшие практики и рекомендации», - отметил Брюэр.
Брюэр не сообщил, собираются ли Национальные Архивы скорректировать или дополнить своё руководство по управлению документами в социальных сетях 2013 года ( https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html ). Десятилетней давности политика предписывает федеральным органам исполнительной власти обеспечить наличие у них возможностей для выявления и извлечения на платформах социальных сетей всех материалов, подпадающих под определение федеральных документов.
«Федеральные органы исполнительной власти должны понимать, что поставщик социальных сетей может прекратить предоставление своих услуг и/или удалить информацию из учетной записи федерального органа», - говорится в руководстве. «Кроме того, сами федеральные органы могут в любой момент прекратить использование платформы социальных сетей. В любом случае федеральные органы не освобождаются от исполнения своих обязанностей по управлению документами и, возможно, по захвату таких документов».
Джастин Даблдей (Justin Doubleday)
Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).
https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2023/09/national-archives-prepares-to-ramp-up-work-in-new-federal-records-system/
Комментариев нет:
Отправить комментарий