Национальные Архивы США: Опубликован новый Бюллетень о платформах для совместной работы, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2023/10/2_0549488362.html )

5. Мой федеральный орган исполнительной власти хочет приобрести новую платформу для совместной работы. Какие факторы, связанные с управлением документами, следует принять во внимание перед проведением закупок?

В разработанных Национальными Архивами «Универсальных требованиях к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management (ERM) Requirements, Version 3, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/records-mgmt/policy/universalermrequirements - о них см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2023/06/3.html - Н.Х.), перечислены высокоуровневые деловые требования к управлению электронными документами. Федеральным органам исполнительной власти (агентствам) следует изучить возможности платформы для совместной работы, чтобы обеспечить возможность удовлетворения этих высокоуровневых требований, прежде чем приобретать и внедрять эту платформу для совместной работы. Крайне важно, чтобы руководители ведомственных служб управления документами были заинтересованными сторонами и принимали участие в планировании, внедрении и обслуживании платформ для совместной работы. В число других заинтересованных сторон входят руководители программ агентства, руководитель юридической службы, сотрудники по работе с обращениями на основе закона о свободе доступа к государственной информации, сотрудники отдела закупок, специалисты по ИТ-безопасности и системные администраторы.

Проблемы управления документами не должны препятствовать полноценному использованию агентством платформ для совместной работы. Предоставляя эти платформы, агентства сохраняют больший контроль над системами и могут впоследствии определить стратегию управления и захвата созданного в этих системах контента. Руководители ведомственных служб управления документами должны сотрудничать с системными администраторами и руководителями программ при проведении основанного на оценке рисков анализа того, как они намерены использовать платформу для совместной работы; и обеспечить выявление и соблюдение требований к управлению документами.

6. Что следует принять во внимание при внедрении управления документами на существующей внутренней платформе для совместной работы?

Агентства могут использовать перечисленные ниже вопросы при обсуждении того, как следует управлять документами на внутренних платформах для совместной работы:

• Будут ли в среде для совместной работы создаваться документы?
  
  
• Кто несёт ответственность за документы в среде для совместной работы?
  
  
• Если во внутренней совместной работе принимают участие несколько структурных подразделений агентства, то каковы обязанности по управлению документами каждого из структурных подразделений?
  
  
• Установлены ли сроки хранения для документов в среде для совместной работы? Если да, то в течение каких сроков они должны храниться в соответствии с перечнями (указаниями по срокам хранения)?
  
  
• Нужен ли новый перечень (указание по срокам хранения)?
  
  
• Могут ли созданные в среде для совместной работы документы храниться на самой платформе, или же их необходимо переместить в отдельное хранилище?
  
  
• Каким образом агентство будет отвечать на запросы о представлении содержащихся в системе информации/документов?
  
  
• Могут ли документы временного срока хранения быть уничтожены в соответствии с политикой их хранения?
  
  
• Есть ли возможность идентифицировать документы постоянного срока хранения и экспортировать их для передачи на архивное хранение в Национальные Архивы вместе с соответствующими метаданными?
  
  
• Возможно ли перенести необходимые документы на другую платформу в случае замены текущей платформы?

7. Какие вопросы управления документами следует принять во внимание при использовании платформ для совместной работы, предоставляемых другими агентствами или внешними группами?

В дополнение перечисленным выше вопросам, федеральным агентствам также необходимо принять во внимание следующие вопросы при использовании платформ для совместной работы, предоставляемых другими агентствами или внешними группами:

• Каковы риски того, что поставщик платформы не сможет её поддерживать?
  
  
• Что делать, если поставщик платформы использует более короткий срок хранения для созданных на платформе для совместной работы документов, чем участвующие в работе на платформе агентства?
  
  
• Нужно ли поставщику платформы обеспечить настройку сроков хранения документов таким образом, чтобы можно было поддерживать сроки хранения других агентств?
  
  
• Может ли поставщик платформы экспортировать документы или предоставлять доступ к ним участвующим агентствам?
  
  
• Позволяют ли настройки безопасности платформы для совместной работы осуществлять экспорт документов?

Как правило, руководители ведомственных служб управления документами должны проследить, чтобы сотрудники, допущенные к работе в пространствах для совместной работы других агентств, знали о своих обязанностях. Этот вопрос должен быть включён в программы проводимого в агентстве обучения по вопросам управления документами. Если, например, сотрудники нескольких различных агентств составляют и пересматривают проект документа, то в ходе обучения следует рассмотреть вопрос о том, нужно ли сотрудникам передавать копии окончательного документа в документные системы своего агентства. Агентствам следует в начале совместной работы определить обязанности по управлению документами, а затем периодически пересматривать их, чтобы обеспечить их адекватность.

8. Каковы обязанности федерального органа исполнительной власти (агентства) при предоставлении платформы для совместной работы другим агентствам?

В целом Национальные Архивы ожидают от предоставляющих платформы для совместной работы агентств, что те будут управлять документами на этих платформах в соответствии с утвержденными ими указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении. В идеале предоставляющее платформу для совместной работы агентство отвечает за управление документами всех участников платформы. Если же это нецелесообразно, то предоставляющее платформу агентство должно сделать документы доступными для всех участвующих агентств.

Все агентства, участвующие в работе на платформе для совместной работы, должны распределить обязанности по управлению документами до начала совместной работы. Агентствам также необходимо подумать от ответственности и обязанностях при приглашении новых агентств к участию в работе на платформе для совместной работы. Агентства могут использовать Меморандумы о взаимопонимании (Memorandum of Understanding, MOU) для дальнейшего разъяснения ролей и обязанностей участников платформы в части управления документами.

9. Многие платформы для совместной работы фиксируют каждое изменение в документе. Нужно ли агентствам фиксировать все такие изменения?

Хотя отражающие изменения документы являются частью документации, они могут оказаться подпадающими под типовой перечень GRS 5.2 промежуточными документами, которые необходимо хранить лишь в течение короткого времени. Агентствам следует проанализировать свои внутренние политики и деловые потребности, чтобы установить процедуры, определяющие, какие именно изменения следует сохранять. Документ, чтобы считаться «промежуточным», не должен требоваться для выполнения правовых или финансовых обязательств, а также для инициирования, поддержания, оценки или использования в качестве доказательства принятия решений.

10. Платформы для совместной работы часто поддерживают возможности для проведения видеоконференций и чата. Должны ли агентства документировать каждую видеоконференцию или же захватывать чаты в рамках видеоконференций?

Нет, агентства не обязаны документировать каждую видеоконференцию и захватывать чаты. Агентства должны следовать тем же сложившимся политикам управления документами для документирования решений или других содержательных разговоров во время видеоконференции, что и при проведении очных встреч и заседаний. Закон США о федеральных документах требует, чтобы агентства создавали адекватную и надлежащую документацию своей деятельности.

11. Если мое агентство решает записать видеоконференцию, каковы в этом случае требования к управлению документами?

Содержание документации о встрече или заседании определяет её срок хранения. Записи встреч, имеющие значительную ценность, должны храниться в соответствии с применимым ведомственным перечнем (указаниями по срокам хранения). Если встреча записывается только с целью составления её протокола, то запись может быть уничтожена в соответствии с пунктом 020 «Промежуточные документы» типового перечня GRS 5.2, после составления протокола встречи. Или же, если запись нужна лишь в течение короткого периода времени и не требуется для выполнения правовых обязательств, она может быть уничтожена в соответствии с пунктом 010 «Документы преходящего характера» того же типового перечня.

12. К кому можно обратиться для получения дополнительной информации?

По конкретным вопросам, касающимся деятельности Вашего федерального органа исполнительной власти (агентства), Вам следует обращаться к руководителю службы управления документами Вашего агентства. Список этих лиц можно найти на веб-сайте Национальных Архивов по адресу https://www.archives.gov/records-mgmt/agency . Руководитель службы управления документами Вашего агентства может связаться с архивистом-экспертом Национальных Архивов, с которым обычно взаимодействует Ваше агентство. Список контактов архивистов-экспертов размещён на веб-сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/appraisal/ .

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA / сайт NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/09/29/new-nara-bulletin-on-collaboration-platforms/
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-04