Качество управления документами в большинстве случаев поразительно низкое. Стоит ли нам этому удивляться?
Умение управлять документами - это навык. Как и любой навык, он приобретается с опытом и посредством обучения; и если Вы специалист и сфокусированы на своей профессии, то за несколько лет Вы накопите больше опыта и знаний, чем неспециалисты получат за всю жизнь.
Поэтому может показаться странным, что среди специалистов по управлению документами ведутся довольно серьезные споры о том, кто должен отвечать за качество управления документами.
Но какой логический вывод следует из того, что наиболее опытные люди отказываются брать на себя ответственность за качество? Лично я считаю, что в подобной ситуации может быть только один вывод – качество документов будет оставаться поразительно низким до тех пор, пока люди с наибольшим опытом не начнут брать на себя ответственность за это.
Когда дисциплина с наибольшими знаниями и навыками и с наибольшими способностями обеспечить хорошие результаты в определенном вопросе отказывается принять на себя ответственность за это, - полагаю, можно утверждать, что эта дисциплина сбилась с пути.
Я думаю, что мы оказались в таком положении потому, что перестали четко различать навыки управления документами и навыки управления архивами и архивными документами.
Большая часть того, что мы сейчас называем «управлением документами», представляет собой практику, которая, как я считаю, на самом деле относится к управлению архивами.
Это проявляется в том, что мы не сосредотачиваем внимание на управлении качеством документов и управления ими – мы управляем качеством документов, поступающих на архивное хранения.
Это именно управление архивами и архивными документами, потому что мы обращаем основное внимание на качество того, как приносимые нам другими сотрудниками документы описываются метаданными и классифицируются – и какими ужасными кучами гнилого мусора эти документы бы ни были, мы полны решимости сделать их хорошо описанными ужасными кучами гнилого мусора.
Если бы в центре нашего внимания было качестве документирования и управления документами, то мы бы сотрудничали с людьми, которые документируют свою информацию и создают деловые информационные системы.
Если бы в центре нашего внимания было качестве документирования и управления информацией, то мы подключились к созданию и управлению деловыми системами 40 лет назад - потому что именно там наилучшим образом ведётся документирование.
Именно в них наилучшим образом происходит экспертиза ценности (в смысле стандарта ISO 15489 «Управление документами», а не «архивная» экспертиза ценности) - бизнес-аналитики и создающие системы специалисты ежедневно садятся, чтобы рассмотреть деловые риски, которые можно было бы смягчить путем ведения более качественной документации, - а затем они проектируют деловые системы для создания конкретных документов.
Конечно, я не думаю, что всё это наша вина. Это проблема перехода. Когда 50 лет тому назад деловые системы только начинали создаваться, всё ещё нужно было управлять огромным количеством бумажных документов. Наше представлении о том, что такое документ, всё ещё подразумевало, что это нечто физическое, осязаемое.
Документы раньше создавались вручную, поэтому стоимость производства была относительно высокой (по сравнению с сегодняшним днём), поэтому всё ещё существовала естественная экономическая мотивация, которая, с моей точки зрения, означала, что сотрудники вели документацию сравнительно высокого качества (или, по крайней мере, создавали небольшое количество дерьма).
Ещё примерно десять лет назад объемы бумажных документов всё ещё продолжали расти, - поэтому у нас всегда было всё больше и больше «бумаги», которой нужно было управлять. Так что всё это понятно.
Важный вопрос заключается в следующем: что это означает для будущего управления документами? На основе потребности в обеспечении высококачественных документов на всё больших скоростях и во всё больших объёмах выросла целая альтернативная отрасль.
Так с чем же остаёмся мы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-quality-of-record-keeping-and
Комментариев нет:
Отправить комментарий