Я слышал, как коллеги с большой гордостью говорили об истории документов и управления ими. Они вполне обоснованно гордятся своей принадлежностью к такой древней, благородной профессии.
Учебники по управлению документами особенно любят привлекать внимание к свидетельствам практики, использовавшейся в прошлые времена – таким, как счётные бирки, глиняные таблички, наскальные фрески или жетоны из различного рода материалов. В них с большой гордостью говорится о том, что эти вещи были ступеньками на пути к вершине цивилизации, которой мы достигли.
Мой комментарий: Английские счётные бирки (tally sticks). На гладкой поверхности бирки посредством нарезок или зарубок разного вида обозначается количество вещей, товаров или денег, полученных или следующих какой-либо из сторон; затем палочка раскалывается пополам, и каждая сторона берёт одну её часть (см. http://www.wikiznanie.ru/ru-wz/index.php/Бирка )
А затем почти все из нас отправляются на работу и продолжают выполнять свои программы управления документами, которые игнорирует деловые информационные системы и базы данных и/или считают данные и способ их представления пользователям не имеющими значения - но при этом прилагают большие усилия для того, чтобы подчеркнуть, что документы в их специализированных документных системах являются особенными и ими необходимо управлять особым «документным» образом.
Смысл сказанного не в том, чтобы тыкать в это кого-то носом (даже если в итоге так и получится), а в том, чтобы сказать, что то, как мы сейчас действуем на практике, несовместимо со славным прошлым нашей профессии, которое мы стремимся сделать своим наследием, когда заводим разговоры о прошлом.
Управление документами существует потому, что можно получить отдачу от систематического планового управления задокументированной информацией и процессами, в рамках которых она создаётся - это тоже профессиональный навык, и квалифицированные люди получают от управления документами большую отдачу, чем менее квалифицированные.
Когда мы решаем, что существует определенный класс информации (базы данных и деловые системы), который мы собираемся игнорировать, мы создаем для других сотрудников одно из двух:
- Проблему, или
- Возможность.
Для тех руководителей в организации, которые сейчас используют такого рода системы, не имея преимуществ систематического планового (proactive) управления, возникает проблема. Для других сотрудников, которые видят эту проблему, она становится возможностью.
Вот почему существует целая отрасль управления данными – именно потому, что мы оставили несколько классов информации неуправляемыми достаточно надолго, чтобы возникла целая профессиональная группа, чтобы ими управлять.
В течение определенного периода времени существование и развитие сравнительно независимо друг от друга устраивало обе группы. Однако теперь вопросы защиты персональных данных и риски кибербезопасности стали настолько важными, что организации назначают руководителей высшего звена для управления ими.
Наступил тот момент, когда подобная несогласованность должна разрешиться. Это произойдет (и действительно уже происходит) одним из двух способов.
- «Сверху вниз»: Представители высшего руководства не собираются использовать два набора терминов, два набора инструментов и две разные группы специалистов для управления информацией только из-за споров о том, содержат ли базы данных «документы». Базы данных порождают риски для безопасности и защиты персональных данных, а сотрудники целыми днями напролёт принимают решения, основываясь на содержании баз данных, поэтому любые аргументы о том, являются ли они «документами» или нет, будут игнорироваться - потому что руководителям необходимо управлять этими рисками, а не участвовать в терминологических дискуссиях, которые не представляют интереса ни для регулирующих органов, ни для заинтересованных сторон.
- «Снизу вверх»: Специалисты-практики увидят несоответствие и устранят его. Это уже происходит во многих организациях – в основном, когда специалисты по управлению данными берут на себя управление документами, поскольку для них документы - это просто менее структурированные данные. Иногда всё происходит наоборот – в основном в тех случаях, когда качество документов тесно взаимосвязано с результатами оперативной работы, и когда стало ясно, что сотрудники действительно принимают решения на основе информации из деловых систем, а нужные результаты оперативной работы не могут быть достигнуты без управления всем этим вместе.
В конечном счете, организации хотят быть уверенными в том, что могут доверять информации, которую используют для принятия решений, и что они платят за такую возможность разумную цену. Им всё равно, какое название мы всему этому присвоим. И если мы хотим уважать славную историю управления документами, то нам следует поступать так же.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/tally-sticks-databases-and-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий