Национальные Архивы США: Новости о проекте электронного архива ERA 2.0

Данный пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) был опубликован 27 сентября 2023 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

18 сентября 2023 года система Национальных Архивов США «Архив электронных документов» версии 2 (Electronic Records Archives, ERA 2.0) стала доступна для использования в работе по установлению и согласованию с Национальными Архивами сроков хранения документов органов исполнительной власти федерального правительства США ( https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-48-2023 ). Теперь в системе ERA 2.0 имеется весь спектр необходимых функциональных возможностей для согласования сроков хранения, и большая часть всех соответствующих данных, имевшихся в предыдущей версии системы ERA, была перенесена в новую систему.

Мой комментарий: Работа над версией 2.0 «Архива электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA – основной архивной информационной системы Национальных Архивов США, которая используется, в частности, для согласования сроков хранения и графиков передачи документов постоянного срока хранения на архивное хранение, шла с 2014 года (см. https://www.archives.gov/files/preservation/electronic-records/nara-era-2.0-2016.pdf ). Решалась задача замены первой в5ерсии системы ERA - централизованной система на собственной площадке Национальных Архивов США - современным облачным набором инструментов для обработки и передачи электронных документы в архивы для долгосрочного хранения и каталогизации.

На прошлой неделе было проведено значительное обновление системы, которое включало исправления ряда ошибок и недочётов, в том числе обеспечение возможности экспортировать указания по срокам хранения и действиям по их истечении в виде PDF-файлов и поддержку массовых операций в процессе исполнения запроса на передачу документом на архивное хранение. Кроме того, планируется использовать систему ERA 2.0 ( https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-52-2023 ) для исполнения запросов на передачу, связанных с ежегодным процессом передачи на архивное хранение в 2024 году.

Рекомендуем пользователям ERA 2.0 посетить веб-страницу системы ( https://www.archives.gov/era/records-mgmt ), где они смогут найти важную информацию, включая контрольный список для федерального органа исполнительной власти, начинающего использовать ERA 2.0 (Agency Checklist for ERA 2.0 Launch, https://www.archives.gov/files/era/records-mgmt/agency-checklist.pdf ) и страницу учебных материалов по ERA 2.0 ( https://www.archives.gov/era/training ). Мы продолжим информировать Вас о новостях, связанных с ERA 2.0 по мере необходимости.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/09/27/era-2-0-update/