EDRMS-системы так долго используются в управлении документами, что мы забыли, зачем они нам нужны

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 31 августа 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Если каким-либо инструментом пользоваться достаточно долго, то произойдет одно из двух (или и то, и другое):

• Угаснет память о том, каково было обходиться без такого инструмента;
  
  
• Причины, по которым инструмент был внедрён, потеряют свою актуальность - даже если инструмент и дальше будет по привычке использоваться.

В настоящее время роль EDRMS-систем (электронных систем управления документами и контентом) в деятельности по управлению документами подвергается нападкам. Невероятно сильно давление, направленное на то, чтобы документами управлять «по месту» - там, где они находятся [в деловых информационных системах, без перемещения их в специализированные системы управления документами – Н.Х.].

Мы по большей части рассматриваем потенциальную потерю EDRMS-систем как атаку на нашу профессию управления документами, и мы не можем без этих систем обойтись, что довольно-таки странно, учитывая то, что EDRMS-системы реально существует всего около 40 лет.

Правда заключается в том, что в большинстве случаев мы не знаем, как работать без EDRMS-систем, потому что у большинства из нас они имелись на протяжении всей нашей трудовой жизни.

В связи с эти возникает вопрос о том, в какой степени роль EDRMS заключается в обеспечении деловой отдачи, и в какой они важны для психологической уверенности сотрудников служб управления документами.

Чтобы сохранить EDRMS-системы и продолжать их финансировать, они должны стать более полезными.

Нет сомнений в том, что EDRMS-системы предоставляют больше функциональных возможностей по сравнению с файловыми серверами.

Нет сомнений в том, что хранение объектов в EDRMS-системах, а не в деловых информационных системах, обеспечивает дополнительные возможности по сравнению с деловыми системами.

Мой комментарий: Справедливости ради следует отметить, что при перемещении документов из деловых информационных систем в специализированные документные системы возможны и потери – например, может стать более проблематичным доказывание целостности, аутентичности, юридической значимости документов, а также получение полной картины событий (например, если речь идёт о переписке по электронной почте).

Ну и что? Какая от этого выгода? Каковы потери? Каковы риски? Кому это выгодно?

Во что обойдётся нам дополнительная эффективность, и какие при этом будут выгоды, потери и риски?

Когда мы научимся хорошо отвечать на этот вопрос, произойдут, как я полагаю, три вещи:

• Мы будем относиться к EDRMS-системам как к любым другим инструментам: они дают деловую отдачу, смягчают риски, - и масштабы получаемой отдачи и смягчения рисков определяют [в сопоставлении с затратами – Н.Х.], имеет ли смысл изучить возможность их внедрения или нет.
  
  
• Мы начнём использовать гораздо большую часть предоставляемых EDRMS-системами возможностей – потому что нам придется это делать, если мы захотим обосновать их дальнейшее использование.
  
  
• Сотрудники организации начнут воспринимать управление документами как нечто большее, чем просто поддержу работы специализированной документной системы.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-has-had-edrms-for-so-long