Мы рады объявить о выпуске 3-й версии «Универсальных требований к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management (ERM) Requirements, Version 3, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/records-mgmt/policy/universalermrequirements ), подготовленных в рамках нашей Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI). В рамках этой инициативы мы работаем над совершенствованием процедур закупки федеральными органами исполнительной власти услуг и решений для управления электронными документами.
Мой комментарий: Электронную таблицу с требованиями можно скачать по адресу https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-universal-erm-requirements-version3.xlsx .
Первую версию «Универсальных требований к управлению электронными документами» мы выпустили в августе 2017 года (см. наш пост https://records-express.blogs.archives.gov/2017/08/04/universal-electronic-records-management-requirements/ - перевод на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2017/08/blog-post_94.html - Н.Х.). Вторая версия выла выпущена в апреле 2020 года ( https://records-express.blogs.archives.gov/2020/04/06/release-of-universal-electronic-records-management-requirements-version-2/ - перевод на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2020/05/2.html - Н.Х.).
Процесс пересмотра и обновления требований до версии 3 мы начали в ноябре 2022 года, обратившись через наш блог с просьбой присылать замечания и предложения (см. https://records-express.blogs.archives.gov/2022/11/18/request-for-feedback-on-the-universal-electronic-records-management-requirements-2/ - перевод на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2022/11/blog-post_29.html - Н.Х.).
Мы благодарим всех, кто прислал нам свои замечания и предложения. Все они были рассмотрены, и по итогам этого анализа мы подготовили новую, обновлённую версию 3 «Универсальных требований».
Мы внесли в 3-ю версию следующие изменения (жирным шрифтом выделены названия соответствующих вкладок электронной таблицы – Н.Х.):
- Аннотация (Abstract): Мы пересмотрели аннотацию с тем, чтобы, чтобы она охватывала как изначально-электронные документы, так и оцифрованные аналоговые документы;
- В разделе «Требования к жизненному циклу« (Lifecycle Requirements):
- Облачные сервисы как тип документа удалены с вкладок «Требования к жизненному циклу» и «Глоссарий», поскольку документ любого типа может храниться с использованием облачных сервисов. Объединены столбцы, соответствующие типу документа;
- Добавлены новые требования к метаданным, необходимые для поддержки поиска и поддержания электронных документов (включая электронные сообщения);
- Обновлен перечень законодательно-нормативных актов, в который, в том числе, включены правила оцифровки и бюллетень NARA 2023-02 от 5 января 2023 года «Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02 – а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2023/01/capstone-1.html - Н.Х.);
- Удалено повторяющееся требование о предпочтительных и приемлемых файловых форматах для передачи документов постоянного срока хранения на архивное хранение в NARA.
- Добавлены требования к оцифровке во вкладку «Документы временного срока хранения» (Temporary Records);
- Добавлены требования к оцифровке во вкладки «Документы постоянного срока хранения» (Permanent Records);
- Удалена вкладка «Требования к форматам передачи на архивное хранение» (Transfer Format Requirements), ввиду того, что её содержимое часто меняется. Официальным источником сведений о файловых форматах для передачи на архивное хранение является Приложение A: Таблица файловых форматов (Appendix A: Table of File Formats, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html ) Бюллетеня NARA 2014-04 «Пересмотренное руководство по форматам, приемлемым для передачи на архивное хранение электронных документов постоянного хранения» (Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-04.html , о нём см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html - Н.Х);
- Обновлён Глоссарий (Glossary) с учётом изменений в Требованиях к жизненному циклу.
Сотрудники федеральных органов исполнительной власти могут использовать «Универсальные требования к управлению электронными документами» в качестве отправной точки при написании технических заданий (Statement of Work, Performance Work Statement) для инструментов или сервисов управления электронными документами. Руководители документационных служб могут делиться этими требованиями с отделами ИТ и закупок своих ведомств в качестве основы для работы над специфическими требованиями к системам этих государственных органов.
Мы работаем с Управлением общих служб правительства (General Services Administration, GSA) над интеграцией 3-й версии «Универсальных требований к управлению электронными документами» в «Перечень многосторонних типовых контрактов» (Multiple Award Schedule, https://www.gsa.gov/buy-through-us/purchasing-programs/gsa-multiple-award-schedule , в пункты 518210ERM «Решения для управления электронными документами (Electronic Records Management Solutions, https://www.gsaelibrary.gsa.gov/ElibMain/sinDetails.do?executeQuery=YES&scheduleNumber=MAS&flag=&filter=&specialItemNumber=518210ERM ) и 518210DC «Сервисы конверсии документов» (Document Conversion Services, https://www.gsaelibrary.gsa.gov/ElibMain/sinDetails.do?scheduleNumber=MAS&specialItemNumber=518210DC&executeQuery=YES ).
Поставщики смогут подтвердить свою способность обеспечить соответствие «Универсальным требованиям к управлению электронными документами» версии 3, представив новые документы о само-сертификации.
Любые вопросы, которые у Вам имеются, пожалуйста, направляйте по адресу rmpolicy@nara.gov
Бет Крон (Beth Cron)
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/06/23/release-of-universal-electronic-records-management-requirements-version-3/
Комментариев нет:
Отправить комментарий