Национальные Архивы США опубликовали 2-ю версию «Универсальных требований к управлению электронными документами»

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 6 апреля 2020 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мы рады объявить о выпуске 2-й версии «Универсальных требований к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management (ERM) Requirements, Version 2, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/records-mgmt/policy/universalermrequirements), подготовленных в рамках нашей Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI). В рамках этой инициативы мы продолжаем работу по совершенствованию процедур закупки федеральными органами исполнительной власти услуг и решений для управления электронными документами.

Мой комментарий: Электронную таблицу с требованиями можно скачать по адресу https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-universal-erm-requirements-version2.xlsx .

Первую версию «Универсальных требований к управлению электронными документами» мы выпустили в августе 2017 года (см.наш пост https://records-express.blogs.archives.gov/2017/08/04/universal-electronic-records-management-requirements/ - перевод на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2017/08/blog-post_94.html - Н.Х.) . Процесс пересмотра и обновления требований мы в октябре 2019 года, обратившись через наш блог с просьбой присылать замечания и предложения (см. https://records-express.blogs.archives.gov/2019/10/22/request-for-feedback-on-the-universal-electronic-records-management-requirements/  - перевод на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2019/11/blog-post_8.html - Н.Х.). Мы благодарим всех, кто прислал нам свои замечания. Все они были рассмотрены, и по итогам этого анализа мы подготовили новую, обновлённую версию 2 «Универсальных требований».

Изменения во 2-й версии включают (пункты соответствуют вкладкам электронной таблицы – Н.Х.):

• Аннотация (Abstract): Мы изменили аннотацию с тем, чтобы уточнить, что собой представляют «Универсальные требования к управлению электронными документами» и как их следует использовать. Мы также добавили ссылку на руководство по работе с секретными документами и обновили формулировку параграфа, упоминающего типовые контракты (GSA Schedules) и их сводку (Consolidated Schedules), заключаемые Управлением общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA):


• Требования к жизненному циклу (Lifecycle Requirements): Мы добавили требования к жизнеспособности документов, к поддержке исполнения запросов на основе закона о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и к настройке рабочих процессов. Мы удалили дублирующие требования и перенумеровали последующие требования. Мы обновили указание на источник тех обязательных требований, в качестве которого ранее упоминалась «Рабочая группу по требованиям» (Requirements Working Group) (вместо этого даны ссылки на нормативно-правовые акты и стандарты – Н.Х.). Мы сделали более единообразными формулировки обязательных и рекомендуемых требований.
  
  Мой комментарий: Число требований к жизненному циклу с 69 увеличилось до 74.


• Требования к форматам передачи на архивное хранение (Transfer Format Requirements): Здесь мы добавили формат календаря. Мы также добавили формат календаря в качестве типа документа во вкладки «Требования к жизненному циклу», «Требования к форматам передачи на архивное хранения» и «Глоссарий».
  
  Мой комментарий: Число требований к форматам передачи на архивное хранение увеличилось с 26 до 27.


• Глоссарий (Glossary): Мы обновили определения и добавили столбец для сведений об источниках определений.

Сотрудники федеральных органов исполнительной власти могут использовать «Универсальные требования к управлению электронными документами» в качестве отправной точки при написании технических заданий (Statement of Work, Performance Work Statement) для инструментов или сервисов управления электронными документами. Руководители документационных служб могут делиться этими требованиями с отделами ИТ и закупок своих ведомств в качестве основы для работы над специфическими требованиями к системам этих государственных органов.

Мы будем работать с GSA над интеграцией 2-й версии «Универсальных требований к управлению электронными документами» в Перечень 36 GSA ( https://www.gsa.gov/buying-selling/purchasing-programs/gsa-schedules/gsa-schedule-offerings/list-of-legacy-schedules/schedule-36imaging-document-solution/records-management-solutions - это перечень закупаемых через GSA офисных решений, решений для сканирования и управления документами, см. также https://www.gsa.gov/portal/content/101046 - Н.Х.) и в Сводные перечни (Consolidated Schedules, https://www.gsa.gov/buying-selling/purchasing-programs/gsa-schedules/gsa-schedule-offerings/consolidated-schedule/office-management-category ) для услуг и решений для управления электронными документами.

Поставщики смогут подтвердить свою способность обеспечить соответствие «Универсальным требованиям к управлению электронными документами» версии 2, представив новые документы о самосертификации.

Любые вопросы, которые у Вам имеются, пожалуйста, направляйте по адресу rmpolicy@nara.gov .

Бет Крон (Beth Cron)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2020/04/06/release-of-universal-electronic-records-management-requirements-version-2/