Вопрос: Может ли изменение сроков хранения в номенклатуре дел акционерных обществ (АО, ОАО, ПАО) проводиться не только по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236), но и по «Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, в том случае, если их нормы не противоречат друг другу (так как в постановлении 2003 г. есть сроки хранения документов по уже утратившему силу перечню типовых 2000 г.)? Или же в данном случае организация может проигнорировать Перечень 2020 года в части тех сроков хранения, где они различаются, и руководствоваться постановлением ФКЦБ РФ 2003 года?
Ответ: Ключевым, в данном случае, является то, что по закону именно Банк России устанавливает для акционерных обществ порядок и сроки хранения документов, а вовсе не Росархив. При этом на текущий момент:
- В июле 2017 года из статьи 89 «Хранение документов общества» закона «Об акционерных обществах» был исключен перечень документов, которые должны сохраняться. Теперь в статье просто перечислены законы, требования которых в отношении документов следует исполнять: «Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации». Обратите внимание, что Закон об архивном деле здесь не упомянут.
- Единственный действующий документ, в котором перечислена часть документов акционерных обществ - это «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс. У Банка России так и не дошли руки до разработки более современного нормативно-правового акта, а состав документов «Положения» сильно устарел.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000, утратил силу в связи с изданием приказа Росархива от 26.08.2010 №63, и его использовать и ссылаться на него неправомерно.
Есть еще один важный момент заключается в том, что часть сроков хранения у нас установлена напрямую законами, Постановлениями Правительства и нормативно-правовыми актами органов государственной власти. На эти нормативно-правовые акты на совершенно законных основаниях можно и нужно ссылаться при составлении номенклатур дел, актов о выделении документов к уничтожению и т.д. К сожалению, этот момент Росархив также не учитывает, что может привести к конфликтным ситуациям при взаимодействии архивов и организаций.
"....а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации». Обратите внимание, что Закон об архивном деле здесь не упомянут."
ОтветитьУдалитьНаталья, как же не упомянут? ФЗ "Об архивном деле в РФ" разве не является нормативным правовым актом РФ, предусматривающим хранение документов???
"В результате получается следующее: Представляется, что большинство коллег не будут заниматься «творческими изысканиями» и за неимением лучшего будут использовать новый Перечень. Если, однако, установленные в нём сроки хранения их по тем или иным причинам не устроят, они на совершенно законных основаниях могут отказаться его применять."
Наталья, а новый Перечень так вообще является нормативным правовым актом РФ, который прямо предусматривает хранение определенных документов. На каких таких законных основаниях его можно не применять???
По первой части Вашего вопроса: Закон «Об архивном деле в РФ» является нормативно-правовым актом, но в специальном, имеющим большую юридическую силу в конкретных обстоятельствах законе «Об акционерных обществах» он явным образом не упомянут. Обратите внимание на то, что в данном случае речь идет о тех документах, которые акционерные общества обязаны хранить согласно требованиям касающегося их законодательства.
УдалитьЕсли внимательно изучить Закон об архивном деле, то единственная упоминаемая в нём группа документов, имеющая отношение к АО - это документы по личному составу (статья 22.1).
Кроме того, в статье 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение» перечислен ещё ряд видов документов, которые могут храниться в акционерных обществах (а могут и не храниться!): Проектная документация по капитальному строительству; технологическая и конструкторская документация; патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец; научная документация; кино- и фотодокументы; видео- и фонодокументы
Но главное то, что в Законе об архивном деле ничего не говорится о том, какие документы должны создаваться в процессе деловой деятельности акционерных обществ :) Даже создание документов по личному составу, срок хранения которых установлен законом, предусмотрено Трудовым Кодексом.
Из этого можно сделать вывод, что закон об архивном деле не содержит требований к акционерным обществам в части создания каких-либо документов, сохранность которых они обязаны обеспечить.
По второй части Вашего вопроса: Перечень, конечно, является нормативно-правовым актом. Применять его обязаны все, на кого он распространится (как консультант добавлю – с учётом анализа рисков, в том числе смешных наказаний именно за утрату архивных документов как таковую, и правоприменитьной практики). Однако порядок и сроки хранения документов акционерных обществ устанавливает Банк России согласно Закону об акционерных обществах, и пока Банк России не даст прямое распоряжение использовать для установления сроков хранения АО именно этот Перечень, его существование можно игнорировать. Кроме того, нормы Перечня можно и даже нужно игнорировать в тех случаях, когда установленные в нём сроки хранения противоречат срокам хранения установленным нормативно-правовыми актами большей юридической силы, например, законами РФ.
Удалить"По первой части Вашего вопроса: Закон «Об архивном деле в РФ» является нормативно-правовым актом, но в специальном, имеющим большую юридическую силу в конкретных обстоятельствах законе «Об акционерных обществах»". Наталья, какой из федеральных законов имеет бОльшую юридическую силу может установить только суд в конкретных данных обстоятельствах. А так вот взять и поставить один закон выше другого... Как-то это с юридической точки зрения совсем никак.
ОтветитьУдалитьНапример, посмотрим определение КС РФ от 03.02.2000 N 22-О "...Ни один федеральный закон в силу статьи 76 Конституции Российской Федерации не обладает по отношению к другому федеральному закону большей юридической силой." А Вы с ходу определили что имеет бОльшую юридическую силу.
И если изучить ФЗ "Об архивном деле в РФ", то мы увидим статью 17:
"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона." Это еще раз про обязательность применения Перечня, если в организации (неважно какой формы собственности и существования) образуются документы, включенные в него.
Так где же ЗАКОННЫЕ основания делать вот это: "...большинство коллег не будут заниматься «творческими изысканиями» и за неимением лучшего будут использовать новый Перечень. Если, однако, установленные в нём сроки хранения их по тем или иным причинам не устроят, они на совершенно законных основаниях могут отказаться его применять."?
Про документы, не указанные в Перечне, речи не идет, это понятно.
И смешные наказания за нарушение архивного законодательства тоже вопрос отдельный. Мы сейчас говорим об обязательности или необязательности применения НПА РФ.
В законодательстве специальный закон имеет преимущество перед общим, это общее правило.
Удалить